Capítulo 1:   Vinculación e incrustación

Vinculación e incrustación

Supongamos que en nuestra empresa cada departamento elabora un libro de trabajo donde registra los gastos mensuales de material. Supongamos también que somos los encargados de contabilizar todos estos gastos.

¿Qué haremos, copiar de nuevo los libros de trabajo de cada departamento en un documento de totales? ¿Y si resulta que alguno de ellos todavía no estaba cerrado y nos avisan de que ha habido un cambio de última hora y que debemos modificar de nuevo nuestro documento?

No nos preocupemos, Excel nos ofrece una característica que, si la utilizamos, hará desaparecer estos dolores de cabeza de nuestras vidas. Se trata de la vinculación, que permite trabajar con datos o aplicaciones externas a nuestro libro y que además actualiza automáticamente cualquier cambio efectuado sobre los datos originales.

¿Y si junto al cuadro de totales deseamos disponer de un documento de Word donde anotaremos, por ejemplo, las tendencias en los gastos? Excel también nos puede facilitar las cosas, gracias a la posibilidad de incrustar documentos de otras aplicaciones dentro de la hoja de cálculo.Veamos cómo podemos utilizar estas características.

Vinculación

Cuando hablamos de vinculación hemos de distinguir la que se efectúa sobre datos de Excel y la de información proveniente de otras aplicaciones. Respecto a la primera situación, podemos vincular celdas de la hoja de cálculo actual, de otra hoja de cálculo del libro actual, e incluso de otro libro de trabajo. La manera de proceder para realizar esta tarea es siempre la misma:

1. Abrimos el libro que vaya a contener el vínculo, denominado libro de destino, y, en caso de que sea otro distinto, el que contenga los datos con los que deseemos establecer el vínculo (denominado libro de origen).

2. En el libro de destino, hacemos clic en el botón Guardar .

3. Seleccionamos la celda o las celdas desde las cuales deseemos establecer el vínculo.

4. Si estamos creando una nueva fórmula, escribimos un signo igual (=) en el cuadro de fórmulas.

5. Si introducimos el vínculo en otro lugar de la fórmula, escribimos el operador o función que debe preceder al vínculo.

6. Hacemos clic en el libro de origen y, a continuación, en la hoja de cálculo que contenga las celdas con las que deseemos establecer el vínculo.

7. Seleccionamos las celdas que deseamos vincular.

8. Acabamos de completar la fórmula, y una vez introducida, presionamos la tecla Enter.

Nota: Este curso forma parte del libro "CEO -  Implantacion y mantenimiento de aplicaciones ofimaticas y corporativas" del autor F. Oltra, J. Albert, S. Sabaté, J. Vinaixa, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-9942-1).

Capítulo 2:  Vinculación

El aspecto de los vínculos difiere según cual sea el origen de los datos:

- Si provienen de la hoja actual únicamente se inserta el nombre de la celda (por ejemplo C5).

- Si los datos se encuentran en otra hoja del mismo libro entonces primero se inserta el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación invertido y finalmente el nombre de la celda (por ejemplo Hoja1!C5).

- Si el origen es un libro diferente entonces se presentan dos situaciones distintas. Cuando el libro de origen está abierto, el vínculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación y el nombre de la celda (por ejemplo, [Datos.xls]Hoja1!C5). Si el libro de origen está cerrado, el vínculo incluye toda la ruta de acceso (por ejemplo `C:GASTOS [Datos.xls]Hoja1´!C5).

Cuando la vinculación no proviene de Excel, sino de otras aplicaciones, la forma de proceder es muy diferente, ya que se efectúa desde la opción de menú Insertar - Objeto. Al activarla se muestra el cuadro de diálogo Objeto (véase la Figura 8.47), que también se utiliza en la incrustación,n como veremos más adelante. Para vincular objetos debemos situarnos en la pestaña Crear de un archivo que permite seleccionar el archivo que queremos vincular, y hemos de marcar la casilla Vincular, que por defecto no está marcada.

Fig. 8.47. Cuadro de diálogo para vincular objetos a Excel.

Capítulo 3:  Vinculación. Incrustación

Con la vinculación, el objeto origen es independiente de la hoja de cálculo y, por tanto, los cambios que se realicen sobre él aparecerán también cuando lo visualicemos desde ésta. Además, Excel solamente almacena el vínculo al objeto origen, con lo que el tamaño del libro apenas se incrementa (véase la Tabla 8.1). Para modificar el objeto hacemos clic dos veces sobre él y se abrirá en la aplicación que lo creó, que nos permitirá realizar los cambios que deseemos.



Tabla 8.1. Ejemplos de modificación del tamaño de un archivo de Excel tras la vinculación e incrustación de un objeto.

Incrustación

La incrustación es similar a la vinculación con la diferencia de que al incrustar se crea una copia totalmente independiente del objeto original y que puede ser modificada sin alterar en absoluto el origen de los datos. En este caso el nuevo objeto se guarda junto con el libro de trabajo y por tanto su tamaño puede aumentar considerablemente. Para incrustar un objeto utilizaremos de nuevo el cuadro de diálogo de la Figura 8.47, que recordemos se activaba con la opción de menú Insertar - Objeto.

En este caso podemos situarnos en cualquiera de las dos pestañas de la ventana. Iremos a la primera, denominada Crear nuevo, si el objeto que deseamos incrustar no está creado previamente, y si lo que deseamos es incrustar una copia de un objeto que ya existe, entonces debemos situarnos en la pestaña Crear de un archivo. En ambas pestañas podemos optar por incrustar el objeto abierto, o que simplemente aparezca como un icono. Para ello, marcaremos la casilla Mostrar como icono, que podemos observar en la Figura 8.47.

Capítulo 4:  Hojas de cálculo. Caso práctico 1

Caso práctico

1. En este caso práctico aprenderemos a incrustar objetos en Excel. Para la vinculación actuaremos de forma similar, con el único cambio de que seleccionaremos una casilla de opción.

Se pide: Incrustar un documento de Word existente en una hoja de cálculo de forma que se muestre como un icono. Realizar modificaciones en el documento dentro de Excel, cerrarlo y volverlo a abrir, comprobando que los cambios permanecen en la copia incrustada pero no en el original.

Solución: Seleccionamos una celda de la hoja de cálculo y ejecutamos la opción de menú Insertar objeto. Nos situamos en la pestaña Crear de un archivo y apretamos el botón Examinar para seleccionar el documento de Word que incrustaremos.

Marcamos la casilla Mostrar como icono y salimos con el botón Aceptar.

Abrimos el documento incrustado haciendo doble clic sobre su icono (véase la Figura 8.48), y realizamos algún cambio en su contenido.

Una vez efectuados los cambios deseados cerramos el documento para volver a ver la hoja de Excel.

Si abrimos de nuevo el documento Word podremos observar que los cambios se mantienen aún cuando no hayamos guardado el archivo en ningún momento. Esto es así porque en realidad el documento de texto no se guardará hasta que hagamos lo propio con la hoja de cálculo.

Es entonces cuando decidiremos si conservar o no las modificaciones realizadas en el documento Word. Nos aseguramos de que se guardan los cambios en el documento incrustado guardando la hoja de cálculo.

Para comprobar si el documento original permanece inalterado lo abrimos desde Microsoft Word y veremos que así es, ya que presenta el aspecto inicial.

Fig. 8.48. El objeto incrustado (documento de Word) se muestra como un icono.

Capítulo 5:  Bases de datos con Excel

Bases de datos con Excel

Al hablar de bases de datos en Microsoft Excel no nos referimos a que éste lleve a cabo las funciones de un sistema gestor de bases de datos, sino más bien a que podemos aprovechar la potencia de cálculo de la aplicación para procesar datos, que podemos escribir directamente o importar de bases de datos y aplicaciones externas.

Gracias a las facilidades de importación de datos externos que comentamos en el punto anterior de esta unidad didáctica, Excel tiene la posibilidad de recoger automáticamente el resultado de consultas a bases de datos, ficheros de texto, otras hojas de cálculo, etc., y realizar cálculos con los datos importados. Además dispone de un conjunto de funciones especiales de bases de datos y de la posibilidad de crear informes de tablas y gráficos dinámicos a partir de agregados de las tablas. Todo esto es lo que aprenderemos a utilizar en este apartado.

Representación de datos mediante tablas

Si hemos trabajado con algún sistema gestor de bases de datos, como por ejemplo Microsoft Access, sabremos que los datos se organizan en unas estructuras denominadas tablas (o relaciones) formadas por una serie de filas y columnas.

Excel aprovecha su característica innata de presentar los datos precisamente mediante filas y columnas para representar dichas tablas de forma natural. Podemos ver un ejemplo de tabla en Excel en la Figura 8.49.

En concreto se trata de una hipotética tabla con información sobre alumnos. Si nos fijamos veremos que los datos de la primera fila de la tabla son diferentes del resto. Esto es así porque se trata de los títulos de las columnas o campos de la tabla. El resto de filas representan los datos de cada uno de los alumnos que hemos registrado.

Cada columna representa un atributo o propiedad diferente de cada registro de alumno.

Fig. 8.49. Ejemplo de tabla en Excel.

Las funciones de bases de datos

Cuando en el Apartado 8.1 hablamos de las funciones predeterminadas que ofrece Excel, ya comentamos que había un grupo de 12 dedicadas al tratamiento de las bases de datos. También avanzamos el hecho de que todas ellas tienen tres argumentos y el significado de estos.

Capítulo 6:  Hojas de cálculo. Caso práctico 2 (primera parte)

Caso práctico 2

En este caso práctico utilizaremos las funciones de base de datos partiendo del ejemplo de tabla presentado en la Figura.

Se pide: Dada la tabla de la Figura 8.49, calcular el promedio de las alturas de los alumnos nacidos en el segundo semestre del año 1980, y la fecha de nacimiento del mayor alumno cuya altura esté comprendida entre los 165 y 180 cm. 8.49.

Solución: Para obtener los datos que se piden en el enunciado utilizaremos las siguientes funciones de bases de datos:

BDPROMEDIO(base_de_datos,campo,criterios): Devuelve el promedio de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios.

BDMIN(base_de_datos,campo,criterios): Devuelve el valor mínimo de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios.

En ambos casos, al igual que en todas las funciones de bases de datos los argumentos tienen el siguiente significado:

Base_de_datos. Es el rango de celdas que forma la tabla de la base de datos, incluyendo los títulos de los campos o columnas.

Campo. Es el nombre del campo sobre el cual se desea operar mediante la función. Este nombre debe ser uno de los existentes en la base de datos indicada en el primer argumento, y se coloca entre comillas (" "). También podemos utilizar un número que indicará la posición del campo en la tabla.

Criterios. Son condiciones sobre los datos de la tabla y se especifican mediante un rango de celdas en el que se deben incluir nombres de campos de la base de datos y la condición que deben cumplir los registros seleccionados.

Conocido esto veamos cómo se utilizan las funciones de nuestro ejemplo.

Empezaremos por la función que calcula el promedio. Antes que nada debemos establecer los criterios de selección.

Hemos de seleccionar los registros cuya fecha de nacimiento se encuentre comprendida entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 1 980 (segundo semestre del año). Para ello rellenaremos las celdas tal como muestra la Figura 8.50.

Fig. 8.50. Criterios de selección para la función promedio.

Ahora ya podemos introducir la función, por ejemplo en la celda C17. Tendrá el siguiente aspecto:

BDPROMEDIO(A2:E7; "ALTURA"; A9:C10), donde A2:E7 es el rango que contiene la tabla, "ALTURA" es el nombre del campo del cual hemos de calcular el promedio y A9:C10 es el rango de celdas que contiene los criterios de selección para la función.

Capítulo 7:  Hojas de cálculo. Caso práctico 2 (segunda parte)

Pasemos a la segunda función. En este caso los criterios deben seleccionar aquellos alumnos cuya altura esté comprendida entre los 165 y los 180 cm. Los mostramos en la Figura 8.51.

Fig. 8.51. Criterios de selección para la función que calcula el valor mínimo.

Insertaremos la función en la celda C19 que tendrá el aspecto siguiente:

BDMIN(A2:E7; 5; A12:C13), donde el primer argumento no cambia respecto a la primera función, el segundo en este caso lo indicamos mediante un 5, que es el orden que tiene la columna F.NACIMIENTO en la tabla, y el rango A12:C13 es el que en este caso contiene los criterios de selección para la función.

Para finalizar mostramos en la Figura 8.52 los resultados de las funciones del presente caso práctico, junto con la tabla de datos y los criterios de selección.

Fig. 8.52. La tabla, los criterios y los resultados de las funciones del caso práctico.

Capítulo 8:  Tablas y gráficos dinámicos. Caso práctico 3 (primera parte)

Tablas y gráficos dinámicos

Las tablas y gráficos dinámicos permiten analizar los datos contenidos en las bases de datos de Excel desde diferentes perspectivas. Además disponen de unas posibilidades de formateo que hacen que podamos modificar su aspecto a nuestro antojo.  A continuación, para mostrar cómo podemos usar estas herramientas para mejorar nuestros análisis, realizaremos los casos prácticos 1 y 2. Para crear un informe de gráfico dinámico disponemos de diversas opciones.

Una de ellas sería ejecutar el asistente que hemos utilizado en el primer paso del Caso práctico 1 (véase la Figura 8.54), modificar las opciones seleccionadas y responder que deseamos crear un Informe de gráfico dinámico (con informe de tabla dinámica). La segunda será útil en el caso de que deseemos convertir un informe de tabla dinámica existente en su correspondiente gráfico. Como veremos en el Caso práctico 2, es tan fácil como hacer clic en un botón de la barra de herramientas Tabla dinámica.

La manera de dar formato a los gráficos una vez creados es la misma que vimos cuando estudiamos la inserción y modificación de gráficos, en el Apartado 8.2.C de esta misma unidad didáctica. Incluso para modificar sus características podemos utilizar la barra de herramientas Gráfico, además de la de Tabla dinámica.

Caso práctico 3 . En este caso práctico vamos a comprobar lo sencillo que resulta crear un informe de tabla dinámica a partir de una tabla contenida en una hoja de Excel.

La tabla de la Figura 8.53 contiene datos sobre el importe de las ventas de fruta durante los doce meses del año en una empresa que tiene una oficina central y dos sucursales.

Fig. 8.53. Vista parcial de los datos origen de la tabla dinámica.

Se pide: A partir de estos datos crear un informe de tabla dinámica que muestre en las filas los productos, en las columnas las tiendas, como valores la suma de los importes y como encabezado de página los meses del año. Aplicar formato automático al informe para mejorar su aspecto.

Solución: Comenzaremos seleccionando el rango de celdas que contiene la tabla, que en este caso es el A2:D32.

Capítulo 9:  Hojas de cálculo. Caso práctico 1 (segunda parte)

A continuación seleccionamos la opción de menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos, con lo que se nos muestra el asistente correspondiente, que nos guiará durante el proceso. En su primera pantalla, el asistente permite seleccionar la fuente de datos del informe, así como decidir si queremos crear una tabla o un gráfico dinámico (véase la Figura 8.54).

Fig. 8.54. Primera pantalla del asistente de tablas dinámicas.

Nosotros dejaremos seleccionadas las opciones por defecto, tal como muestra la anterior figura. Pasamos al paso 2 apretando el botón Siguiente y en ella se nos pregunta cuál es el rango de celdas que contiene los datos de la tabla. Como ya lo seleccionamos previamente tampoco deberemos modificar los datos que se proponen por defecto. Pasamos a la tercera y última pantalla, donde podemos escoger entre colocar el informe en una hoja existente (en cuyo caso deberemos especificar a partir de qué celda de la hoja), o en una hoja nueva, que es la opción seleccionada por nosotros.

Antes de finalizar, si apretamos el botón Diseño, podremos definir qué columnas de la tabla crearán el informe de tabla dinámica y en qué orden. Igualmente, mediante el botón Opciones, podremos establecer características de formato y del origen de los datos. Acabamos haciendo clic sobre el botón Finalizar, y automáticamente se crea una nueva hoja de cálculo donde aparece una zona con unos textos que piden que pongamos datos, la barra de herramientas Tabla dinámica y un cuadro de diálogo que muestra los campos de la tabla dinámica.

Lo que debemos hacer ahora es arrastrar los campos de la lista hacia las zonas de la hoja que piden datos. En nuestro caso ponemos el campo PRODUCTO sobre el texto Coloque campos de fila aquí, TIENDA lo situamos encima de Coloque campos de columna aquí, IMPORTE sobre Coloque datos aquí, y MES sobre Coloque campos de página aquí.

Podemos ver el aspecto inicial de la tabla dinámica en la Figura 8.55.

Fig. 8.55. Aspecto inicial del informe de tabla dinámica.

Capítulo 10:   Hojas de cálculo. Caso práctico 1 (tercera parte)

Ahora podemos mejorar su aspecto de forma fácil y rápida. Seleccionamos la tabla dinámica y en la barra de herramientas hacemos clic sobre el icono Dar formato al informe .
 
En el cuadro Autoformato podemos seleccionar uno de entre 22 modelos de tabla. En nuestro caso hemos escogido el Informe 4.

Fijémonos que en cada campo de la tabla podemos hacer clic sobre una lista desplegable que permite seleccionar los valores que deseamos visualizar.

Además, haciendo doble clic sobre el campo que muestra los valores (IMPORTE en nuestro caso), podemos variar la forma de resumir los datos, pudiendo escoger entre sumarlos, contarlos, hallar el máximo o el mínimo, el valor promedio, etcétera.

El aspecto final del informe de tabla dinámica es el que podemos ver en la Figura 8.56.

Capítulo 11:   Programación básica. Caso práctico 2

Macros. Programación básica

La aplicación de hoja de cálculo Microsoft Excel ofrece unas posibilidades infinitas para la elaboración de espectaculares hojas de cálculo, tal como hemos podido comprobar en esta y la anterior unidad didáctica. Pero, para aquellos usuarios avanzados que deseen aumentar el control sobre la aplicación, Excel proporciona una forma fácil y potentísima de conseguirlo.

Se trata de la posibilidad de creación de las llamadas macros, o rutinas que agrupan una serie de comandos de hoja de cálculo que se ejecutan a la vez sobre el objeto que deseemos y que pueden ser utilizadas las veces que se desee. Por ejemplo, podría sernos útil una macro que convierta texto a un tipo de letra y estilo determinado, u otra que convirtiese un objeto gráfico a un determinado tipo de gráfico con sólo seleccionarlo y ejecutar la macro.

Además, aquellos usuarios con conocimientos de programación en Visual Basic u otro lenguaje de alto nivel, pueden aprovechar la oportunidad que les ofrece Visual Basic para Aplicaciones (a partir de ahora VBA) para programar sus propias funciones personalizadas u otro código que realice acciones con los objetos de la hoja de cálculo.

VBA apareció como parte de Excel en su versión 5.0, siendo la primera aplicación importante que utilizó esta arquitectura. En la versión de Excel incluida en la suite Microsoft Office XP Professional, que estamos utilizando en este libro, aparece integrado Microsoft Visual Basic 6.3. Otras hojas de cálculo del mercado utilizan también el mismo u otro lenguaje de programación. Por ejemplo, la aplicación de hoja de cálculo de la suite OpenOffice 1.1, utiliza un lenguaje similar llamado OpenOffice Basic.

Caso práctico 2. En este caso práctico, último del apartado de gráficos de Excel, trabajaremos con los gráficos dinámicos, utilizando como origen de datos el informe de tabla dinámica que hemos creado en el Caso práctico 1.

Se pide: A partir del informe de tabla dinámica obtenido en el Caso práctico 1, crear un informe de gráfico dinámico con un solo clic en la barra de herramientas Tabla dinámica. A continuación modificar el formato del gráfico para mejorar su aspecto.

Solución: Seleccionamos el informe de tabla dinámica de la Figura 8.56 de manera que podamos ver la barra de herramientas Tabla dinámica.

Hacemos clic sobre el icono Asistente para gráficos   y automáticamente se creará una nueva hoja de cálculo conteniendo un gráfico de columnas verticales. Si le echamos un vistazo nos daremos cuenta de que la distribución de campos en los ejes no está demasiado bien hecha, ya que como campos de categoría escoge TIENDA y PRODUCTO y como campo de serie pone un total de IMPORTE.

Cambiamos esta selección arrastrando el campo TIENDA hacia la zona de series y podemos observar que el gráfico ofrece una información más coherente. Ahora visualizamos la barra de herramientas Gráfico, seleccionando el comando de menú Ver - Barras de herramientas - Gráfico, y hacemos clic con el ratón en la lista desplegable Tipo de gráfico   mediante la cual cambiaremos el tipo de nuestro gráfico al de columnas 3D .

El aspecto final del informe de gráfico dinámico se muestra en la Figura 8.57.

Fig. 8.57. Aspecto final del informe de gráfico dinámico.

Capítulo 12:   Macros

Macros

La mejor manera de trabajar con los elementos que trataremos a partir de ahora es mediante la utilización de las herramientas de la barra Visual Basic (véase la Figura 8.58). Para mostrarla ejecutaremos el comando del menú Ver - Barras de herramientas - Visual Basic.

Creación de macros

De momento, para crear macros, sólo usaremos los dos primeros iconos de la barra, que permiten ejecutar y grabar macros, respectivamente. Lo veremos realizando el Caso práctico 3.  Un aspecto que no podemos pasar por alto cuando tratamos con las macros es el de la seguridad.

Las macros son instrucciones escritas mediante un lenguaje de programación, al igual que los virus informáticos. Esto da pie a que un programador malintencionado pueda crear macros que provoquen desperfectos en nuestro ordenador, o sea que las macros puedan llegar a ser también virus informáticos.

Fig. 8.58. Barra de herramientas Visual Basic.

Las macros son instrucciones escritas mediante un lenguaje de programación, al igual que los virus informáticos. Esto da pie a que un programador malintencionado pueda crear macros que provoquen desperfectos en nuestro ordenador, o sea que las macros puedan llegar a ser también virus informáticos.

Las opciones de seguridad que Excel proporciona están accesibles desde el botón Seguridad de la barra de herramientas Visual Basic (también desde el botón Seguridad de macros, situado en la pestaña Seguridad del cuadro de diálogo que se muestra al seleccionar el elemento del menú Herramientas - Opciones).

En el cuadro de diálogo que muestra podemos fijar la seguridad en tres niveles distintos: alto, medio o bajo. El nivel alto impide la ejecución de macros que no estén firmadas digitalmente según la tecnología Microsoft Authenticode. Esta firma la otorgan empresas certificadoras que aseguran así que el código de la macro no es malicioso.

El nivel medio deja más libertad al usuario que, cuando abre un documento de Excel que contiene macros, es consultado sobre si las desea habilitar o no. De este modo si el documento proviene de una fuente de confianza podemos optar por dejar ejecutar todas sus macros y, en caso contrario podemos escoger el deshabilitarlas.

El nivel bajo permite ejecutar cualquier macro, por lo que sólo es aconsejable en caso de trabajar con documentos de confianza, o en el caso de disponer de un buen antivirus instalado en nuestro ordenador.

Capítulo 13:   Hojas de cálculo. Caso práctico 3 (primera parte)

Caso práctico 3. En este caso práctico vamos a ver el primer ejemplo de creación de macros. Comenzaremos con una sencilla macro que crearemos en un libro de trabajo nuevo.

Se pide: Crear una macro que aplique un formato numérico con separador de miles y 2 cifras decimales a los datos seleccionados. La guardaremos con el nombre FNUM.

Solución: Siempre que deseemos comenzar a grabar una macro apretaremos el icono Grabar macro de la barra de herramientas Visual Basic. Al hacerlo aparece el cuadro de diálogo Grabar macro, que podemos observar en la Figura 8.59, y que permite dar nombre a la nueva macro, especificar si se guardará en este u otro libro de trabajo, e incluso podemos definir una combinación de teclas para ejecutar la macro de forma más rápida y escribir una descripción de la misma.

Fig. 8.59. Cuadro de diálogo Grabar macro.

Nosotros ponemos FNUM como nombre de la macro, se ejecutará con la combinación de teclas Ctrl+Mayús+N, la guardamos en el libro actual, y especificamos una descripción explicativa de la tarea que realiza. Por defecto el método abreviado propone una combinación Ctrl+letra. Hemos de tener cuidado porque quizá ya se utilice para otra tarea y la modificaríamos. Para evitar esto podemos apretar Mayús a la vez que la letra deseada.

Empezamos la grabación haciendo clic en el botón Aceptar, y a continuación seleccionamos la opción del menú Formato - Celdas. Nos desplazamos a la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas y seleccionamos la categoría Número. En ella fijamos las posiciones decimales a 2 y marcamos la  casilla Usar separador de miles (.).

Empezamos la grabación haciendo clic en el botón Aceptar, y a continuación seleccionamos la opción del menú Formato - Celdas.  Nos desplazamos a la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas y seleccionamos la categoría Número. En ella fijamos las posiciones decimales a 2 y marcamos la casilla Usar separador de miles (.).

Fig. 8.60. Celdas numéricas sobre las que aplicaremos la macro.

Capítulo 14:  Hojas de cálculo. Caso práctico 3 (segunda parte)

Una vez seleccionado, para aplicarla podemos hacer clic en el icono Ejecutar macro  de la barra de herramientas Visual Basic, que muestra el cuadro de diálogo Macro (véase la Figura 8.61). En él se muestran las macros disponibles en este u otros libros abiertos, y existen botones para ejecutar de una sola vez, paso a paso, modificar el código, eliminar e incluso crear nuevas macros. Nosotros apretaremos el botón Ejecutar.

Fig. 8.61. Cuadro de diálogo Macro.

Una forma más rápida hubiese sido pulsar la combinación de teclas especificada anteriormente (Ctrl+Mayús+N), que es la que utilizaremos en los siguientes ejemplos. Una vez ejecutada la macro podemos comprobar cómo ha cambiado el formato del rango  seleccionado (véase la Figura 8.62).

Fig. 8.62. El rango después de ejecutar la macro.

Nota: Con este capítulo hemos llegado al final del curso. Recuerda que este trabajo es un fragmento del libro "CEO - Implantacion y mantenimiento de aplicaciones ofimaticas y corporativas" del autor F. Oltra, J. Albert, S. Sabaté, J. Vinaixa, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-9942-1).

Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que contiene campos, la que se usa para resumir y analizar los datos de múltiples filas de información de una tabla o de una lista original. Una tabla dinámica puede actualizarse cada vez que se modifiquen los datos originales de la misma, o sea los utilizados para su confección.

Las tablas dinámicas se crean con un Asistente para tablas dinámicas, el cual consiste en una serie de cuadros de diálogo interactivos que guían al usuario a través de pasos sucesivos, donde se debe especificar la lista o base de datos a utilizar, así como recuperar y ubicar los datos que se deseen analizar. Este Asistente también permite definir cómo organizar los datos en la tabla, usando rótulos de filas y de columnas, y cómo mostrar los datos de los respectivos campos.

Una tabla dinámica puede crearse a partir de datos que provienen de:

Una tabla dinámica puede crearse a partir de datos que provienen de:

_ Una lista o una base de datos de Microsoft Excel.

_ Una base de datos externa, por ejemplo, una tabla o un archivo creados en una aplicación o en un sistema de administración de bases de datos independiente de Microsoft Excel.

_ Diversos rangos de consolidación de Microsoft Excel.

_ Otra tabla dinámica en el mismo libro de trabajo.

Creación de una tabla dinámica

La opción Asistentes para Tablas dinámicas del menú Datos, permite acceder al primer cuadro de diálogo de los cuatro que tienen los pasos a seguir en la creación de una tabla dinámica.

En el primer paso se debe de indicar la ubicación de los datos que se desean analizar. Por lo general será una Lista o base de datos de Microsoft Excel.

Luego de seleccionar el botón Siguiente, se despliega el segundo cuadro de diálogo, en el que se debe especificar el rango de celdas donde se localizan los datos   analizar, incluyendo los nombres de las columnas (campos).

Si el cursor se localizaba dentro del área de datos antes de comenzar a crear la tabla, este cuadro muestra un rango ya establecido por los límites de dicha área.

Verificar dicho rango antes de continuar, si el mismo no fuese correcto, debe corregirse.

El tercer cuadro de diálogo al que se accede, es en donde se diseña la tabla dinámica.

Un campo es una categoría de datos, en una planilla equivale a los títulos de las columnas, siempre y cuando se trate a la información como una base de datos (ver el capítulo “Manejo básico de base de datos ”).

La ventana anterior presenta un diseño (estructura) de tabla, en la que el usuario debe colocar, arrastrando los nombres de los campos desde el área donde se muestran (a la izquierda de dicha ventana):

En Fila                el o los campos cuyos valores aparecerán desplegados en fila.

En Columna       el o los campos cuyos valores aparecerán desplegados en columna.

En Datos            el o los campos sobre los cuales se desea aplicar las distintas

     Operaciones de resumen.

Haciendo doble clic sobre uno de los campos que se colocaron en el área de datos, se despliega la siguiente ventana donde se puede seleccionar la operación a realizar sobre dicho campo, de forma de personalizar el modo en que se resumirán los datos que contiene.

Pueden personalizarse los campos de datos de una tabla dinámica, utilizando un tipo de cálculo diferente u otro tipo de cálculo además de la función de resumen predeterminada que utiliza Excel. Si es necesario realizar cálculos más sofisticados que los que proporciona la función de resumen, pueden crearse fórmulas propias.

Por último, como cuarto paso se debe de indicar el lugar donde se generará la tabla diseñada.

Si se indica la opción Hoja de cálculo existente, se deberá proporcionar la dirección de celda (en el cuadro correspondiente), a partir de la cual se mostrará dicha tabla.

Luego de seleccionar el botón Terminar, se genera la tabla previamente definida, en el lugar indicado.

Una vez creada una tabla, los datos se pueden redistribuir, organizar y analizar, arrastrando y colocando los campos en distintas posiciones dentro de la tabla dinámica. También se pueden incluir subtotales, cambiar la función de resumen de un campo o seleccionar un cálculo personalizado para dicha tabla.

En el ejemplo anterior se calcula el total de sueldos por categoría, es decir que hay un solo dato que varía, el correspondiente al campo Categoría, y el que puede tomar los valores de “Obrero ” o “Administrativo ”.

+ El campo Categoría contiene rótulos que se repiten como por ejemplo “Obrero”, sin embargo, para la creación de esta tabla, sólo tomará uno, y colocará como total de sueldos, la suma de todos aquellos valores que pertenezcan a la Categoría de Obrero.

Las tablas dinámicas también pueden ser diseñadas con más de un dato variable, como se muestra en el siguiente ejemplo, donde se diseña la tabla con dos variables: Sección como variable de fila y Categoría como variable de columna.

Utilizando tablas dinámicas se puede resumir rápidamente cierta información, lo que da lugar a poder representarla de forma gráfica, de la manera que sea conveniente.

Una vez creada la tabla, los datos se pueden redistribuir y organizar para ver los datos de diferentes maneras,

arrastrando y colocando los botones que identifican a los campos en distintas posiciones dentro de la tabla dinámica.

Si el botón de un campo es arrastrado fuera de la tabla dinámica, se quita dicho campo de la tabla dinámica así como los datos asociados con el mismo.

Selección de datos

Luego de generada una tabla dinámica, quizás se quiera cambiar el formato de los datos resultantes, cambiar el diseño de la tabla o seleccionar datos que se deseen representar gráficamente.

Cuando se visualiza una hoja de cálculo que posee una tabla dinámica, Excel muestra automáticamente una ventana o barra de herramientas llamada Tabla dinámica  la  que permite realizar ciertas acciones sobre la misma. Si la misma no se muestra, se deberá activar con el comando Ver/Barra de herramientas.

Para utilizar una selección de la tabla dinámica, la opción Habilitar selección debe

estar habilitada en el submenú Seleccionar del menú Tabla dinámica (en el cuadro o barra de herramientas Tabla dinámica ). Para utilizar una selección regular de Excel, o sea un rango de celdas cualquiera en vez de una selección de tabla dinámica, dicha opción debe estar desactivada.

Si se da formato a las áreas de una tabla dinámica, únicamente se mantendrá el formato después de las actualizaciones y de los cambios de diseño, si la opción Habilitar selección está activada en ese momento.

Opciones de selección (con Habilitar selección activada):

_ Para seleccionar una tabla dinámica completa, seleccionar la opción Toda la tabla del menú anteriormente descripto.

_ Para seleccionar todos los rótulos de elemento de un campo, hacer clic en el botón de campo una vez.

_ Para seleccionar los datos con los rótulos, el botón Rótulo y datos deberá estar activado (que es el valor predeterminado), al hacer clic sobre las distintas rótulos de filas o de columnas de la tabla.

_ Para seleccionar únicamente rótulos sin datos, escoger el botón Rótulo, mientras que para seleccionar los datos sin rótulos, escoger el botón Datos.

Pueden seleccionarse varios elementos continuos o discontinuos de la misma manera de cómo fue explicada en la sección “selección y activación de celdas y rangos ” en el capítulo “Operación básica del libro de trabajo ”.

Opciones para tablas dinámicas

Para poder realizar las opciones posteriormente descriptas, es necesario ubicar el indicador de celda activa dentro de la tabla dinámica existente, de lo contrario los botones de dicha barra permanecerán inactivos (atenuados).

Opciones de la Barra de herramientas Tabla dinámica:

Actualizar datos              Este botón permite actualizar el contenido de la tabla dinámica              para que refleje los cambios en los datos de origen correspondientes.

Desagrupar                   Estas opciones permiten agrupar y desagrupar respecitvamente, los elementos previamente

Agrupar                        seleccionadas en un campo de tabla dinámica.

Mostrar                         Estas opciones permiten mostrar u ocultar respectivamente, los     detalles de fila o columna del elemento seleccionado previamente.

Ocultar

Asistente para tablas dinámicas

                                    Este botón permite acceder al tercer paso del asistente para tablas dinámicas, si el indicador de celda activa apunta a una celda dentro de la tabla (el que permitirá modificar el diseño de la tabla, agregar o quitar campos en filas, columnas y área de datos); de lo contrario se accederá al primer paso (el que permite definir una nueva tabla).

Campo de la tabla dinámica

Al seleccionar dicho botón se accede al cuadro descripto en el tercer paso del asistente, donde se podrá cambiar el nombre del campo de datos de la tabla dinámica seleccionado, así como el de poder indicar la función utilizada para resumir los datos (opción Resumir por).