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Base de Datos en Excel

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Este documento contiene informacion para crear bases de datos en Excel Nivel Avanzado

Agregado: 15 de MAYO de 2009 (Por Jorge Ismael Ramos Morales) | Palabras: 5938 | Votar! |
11 votos | Promedio: 7
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Categoría: Exmenes de Colegios Secundarios > Informatica >
Material educativo de Alipso relacionado con Base Datos Excel
  • Bases de datos: introduccin a los sistemas de archivos.: Almacenamiento. Tipos de acceso. Componentes fsicos. Tipos de organizacin. Accesos a disco. Operaciones sobre ficheros.
  • Histroria de las doctrinas esteticas: Monografa sobre la esttica en el cine. Sobre la base del texto de Henri Agel, se tocan temas como la promocin del sueo, el realismo, el camera stylo, el expresionismo, los grandes tericos, etc..
  • Ensayo sobre orientacin del proceso de educacin en la apropiacin de Valores Estticos : ...

  • Enlaces externos relacionados con Base Datos Excelnalga


    Autor: Jorge Ismael Ramos Morales (gregorich20202@hotmail.com)

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    Captulo 1:  Vinculacin e incrustacin

    Vinculacin e incrustacin

    Supongamos que en nuestra empresa cada departamento elabora un libro de trabajo donde registra los gastos mensuales de material. Supongamos tambin que somos los encargados de contabilizar todos estos gastos.

    Qu haremos, copiar de nuevo los libros de trabajo de cada departamento en un documento de totales? Y si resulta que alguno de ellos todava no estaba cerrado y nos avisan de que ha habido un cambio de ltima hora y que debemos modificar de nuevo nuestro documento?

    No nos preocupemos, Excel nos ofrece una caracterstica que, si la utilizamos, har desaparecer estos dolores de cabeza de nuestras vidas. Se trata de la vinculacin, que permite trabajar con datos o aplicaciones externas a nuestro libro y que adems actualiza automticamente cualquier cambio efectuado sobre los datos originales.

    Y si junto al cuadro de totales deseamos disponer de un documento de Word donde anotaremos, por ejemplo, las tendencias en los gastos? Excel tambin nos puede facilitar las cosas, gracias a la posibilidad de incrustar documentos de otras aplicaciones dentro de la hoja de clculo.Veamos cmo podemos utilizar estas caractersticas.

    Vinculacin

    Cuando hablamos de vinculacin hemos de distinguir la que se efecta sobre datos de Excel y la de informacin proveniente de otras aplicaciones. Respecto a la primera situacin, podemos vincular celdas de la hoja de clculo actual, de otra hoja de clculo del libro actual, e incluso de otro libro de trabajo. La manera de proceder para realizar esta tarea es siempre la misma:

    1. Abrimos el libro que vaya a contener el vnculo, denominado libro de destino, y, en caso de que sea otro distinto, el que contenga los datos con los que deseemos establecer el vnculo (denominado libro de origen).

    2. En el libro de destino, hacemos clic en el botn Guardar .

    3. Seleccionamos la celda o las celdas desde las cuales deseemos establecer el vnculo.

    4. Si estamos creando una nueva frmula, escribimos un signo igual (=) en el cuadro de frmulas.

    5. Si introducimos el vnculo en otro lugar de la frmula, escribimos el operador o funcin que debe preceder al vnculo.

    6. Hacemos clic en el libro de origen y, a continuacin, en la hoja de clculo que contenga las celdas con las que deseemos establecer el vnculo.

    7. Seleccionamos las celdas que deseamos vincular.

    8. Acabamos de completar la frmula, y una vez introducida, presionamos la tecla Enter.

    Nota: Este curso forma parte del libro "CEO -  Implantacion y mantenimiento de aplicaciones ofimaticas y corporativas" del autor F. Oltra, J. Albert, S. Sabat, J. Vinaixa, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-9942-1).

    Captulo 2:  Vinculacin

    El aspecto de los vnculos difiere segn cual sea el origen de los datos:

    - Si provienen de la hoja actual nicamente se inserta el nombre de la celda (por ejemplo C5).

    - Si los datos se encuentran en otra hoja del mismo libro entonces primero se inserta el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamacin invertido y finalmente el nombre de la celda (por ejemplo Hoja1!C5).

    - Si el origen es un libro diferente entonces se presentan dos situaciones distintas. Cuando el libro de origen est abierto, el vnculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de clculo, un signo de exclamacin y el nombre de la celda (por ejemplo, [Datos.xls]Hoja1!C5). Si el libro de origen est cerrado, el vnculo incluye toda la ruta de acceso (por ejemplo `C:GASTOS [Datos.xls]Hoja1!C5).

    Cuando la vinculacin no proviene de Excel, sino de otras aplicaciones, la forma de proceder es muy diferente, ya que se efecta desde la opcin de men Insertar - Objeto. Al activarla se muestra el cuadro de dilogo Objeto (vase la Figura 8.47), que tambin se utiliza en la incrustacin,n como veremos ms adelante. Para vincular objetos debemos situarnos en la pestaa Crear de un archivo que permite seleccionar el archivo que queremos vincular, y hemos de marcar la casilla Vincular, que por defecto no est marcada.



    Fig. 8.47. Cuadro de dilogo para vincular objetos a Excel.

    Captulo 3:  Vinculacin. Incrustacin

    Con la vinculacin, el objeto origen es independiente de la hoja de clculo y, por tanto, los cambios que se realicen sobre l aparecern tambin cuando lo visualicemos desde sta. Adems, Excel solamente almacena el vnculo al objeto origen, con lo que el tamao del libro apenas se incrementa (vase la Tabla 8.1). Para modificar el objeto hacemos clic dos veces sobre l y se abrir en la aplicacin que lo cre, que nos permitir realizar los cambios que deseemos.



    Tabla 8.1.
    Ejemplos de modificacin del tamao de un archivo de Excel tras la vinculacin e incrustacin de un objeto.

    Incrustacin

    La incrustacin es similar a la vinculacin con la diferencia de que al incrustar se crea una copia totalmente independiente del objeto original y que puede ser modificada sin alterar en absoluto el origen de los datos. En este caso el nuevo objeto se guarda junto con el libro de trabajo y por tanto su tamao puede aumentar considerablemente. Para incrustar un objeto utilizaremos de nuevo el cuadro de dilogo de la Figura 8.47, que recordemos se activaba con la opcin de men Insertar - Objeto.

    En este caso podemos situarnos en cualquiera de las dos pestaas de la ventana. Iremos a la primera, denominada Crear nuevo, si el objeto que deseamos incrustar no est creado previamente, y si lo que deseamos es incrustar una copia de un objeto que ya existe, entonces debemos situarnos en la pestaa Crear de un archivo. En ambas pestaas podemos optar por incrustar el objeto abierto, o que simplemente aparezca como un icono. Para ello, marcaremos la casilla Mostrar como icono, que podemos observar en la Figura 8.47.

    Captulo 4:  Hojas de clculo. Caso prctico 1

    Caso prctico

    1. En este caso prctico aprenderemos a incrustar objetos en Excel. Para la vinculacin actuaremos de forma similar, con el nico cambio de que seleccionaremos una casilla de opcin.

    Se pide: Incrustar un documento de Word existente en una hoja de clculo de forma que se muestre como un icono. Realizar modificaciones en el documento dentro de Excel, cerrarlo y volverlo a abrir, comprobando que los cambios permanecen en la copia incrustada pero no en el original.

    Solucin: Seleccionamos una celda de la hoja de clculo y ejecutamos la opcin de men Insertar objeto. Nos situamos en la pestaa Crear de un archivo y apretamos el botn Examinar para seleccionar el documento de Word que incrustaremos.

    Marcamos la casilla Mostrar como icono y salimos con el botn Aceptar.

    Abrimos el documento incrustado haciendo doble clic sobre su icono (vase la Figura 8.48), y realizamos algn cambio en su contenido.

    Una vez efectuados los cambios deseados cerramos el documento para volver a ver la hoja de Excel.

    Si abrimos de nuevo el documento Word podremos observar que los cambios se mantienen an cuando no hayamos guardado el archivo en ningn momento. Esto es as porque en realidad el documento de texto no se guardar hasta que hagamos lo propio con la hoja de clculo.

    Es entonces cuando decidiremos si conservar o no las modificaciones realizadas en el documento Word. Nos aseguramos de que se guardan los cambios en el documento incrustado guardando la hoja de clculo.

    Para comprobar si el documento original permanece inalterado lo abrimos desde Microsoft Word y veremos que as es, ya que presenta el aspecto inicial.



    Fig. 8.48. El objeto incrustado (documento de Word) se muestra como un icono.

    Captulo 5:  Bases de datos con Excel

    Bases de datos con Excel

    Al hablar de bases de datos en Microsoft Excel no nos referimos a que ste lleve a cabo las funciones de un sistema gestor de bases de datos, sino ms bien a que podemos aprovechar la potencia de clculo de la aplicacin para procesar datos, que podemos escribir directamente o importar de bases de datos y aplicaciones externas.

    Gracias a las facilidades de importacin de datos externos que comentamos en el punto anterior de esta unidad didctica, Excel tiene la posibilidad de recoger automticamente el resultado de consultas a bases de datos, ficheros de texto, otras hojas de clculo, etc., y realizar clculos con los datos importados. Adems dispone de un conjunto de funciones especiales de bases de datos y de la posibilidad de crear informes de tablas y grficos dinmicos a partir de agregados de las tablas. Todo esto es lo que aprenderemos a utilizar en este apartado.

    Representacin de datos mediante tablas

    Si hemos trabajado con algn sistema gestor de bases de datos, como por ejemplo Microsoft Access, sabremos que los datos se organizan en unas estructuras denominadas tablas (o relaciones) formadas por una serie de filas y columnas.

    Excel aprovecha su caracterstica innata de presentar los datos precisamente mediante filas y columnas para representar dichas tablas de forma natural. Podemos ver un ejemplo de tabla en Excel en la Figura 8.49.

    En concreto se trata de una hipottica tabla con informacin sobre alumnos. Si nos fijamos veremos que los datos de la primera fila de la tabla son diferentes del resto. Esto es as porque se trata de los ttulos de las columnas o campos de la tabla. El resto de filas representan los datos de cada uno de los alumnos que hemos registrado.

    Cada columna representa un atributo o propiedad diferente de cada registro de alumno.



    Fig. 8.49. Ejemplo de tabla en Excel.

    Las funciones de bases de datos

    Cuando en el Apartado 8.1 hablamos de las funciones predeterminadas que ofrece Excel, ya comentamos que haba un grupo de 12 dedicadas al tratamiento de las bases de datos. Tambin avanzamos el hecho de que todas ellas tienen tres argumentos y el significado de estos.

    Captulo 6:  Hojas de clculo. Caso prctico 2 (primera parte)

    Caso prctico 2

    En este caso prctico utilizaremos las funciones de base de datos partiendo del ejemplo de tabla presentado en la Figura.

    Se pide: Dada la tabla de la Figura 8.49, calcular el promedio de las alturas de los alumnos nacidos en el segundo semestre del ao 1980, y la fecha de nacimiento del mayor alumno cuya altura est comprendida entre los 165 y 180 cm. 8.49.

    Solucin: Para obtener los datos que se piden en el enunciado utilizaremos las siguientes funciones de bases de datos:

    BDPROMEDIO(base_de_datos,campo,criterios): Devuelve el promedio de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios.

    BDMIN(base_de_datos,campo,criterios): Devuelve el valor mnimo de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios.

    En ambos casos, al igual que en todas las funciones de bases de datos los argumentos tienen el siguiente significado:

    Base_de_datos. Es el rango de celdas que forma la tabla de la base de datos, incluyendo los ttulos de los campos o columnas.

    Campo. Es el nombre del campo sobre el cual se desea operar mediante la funcin. Este nombre debe ser uno de los existentes en la base de datos indicada en el primer argumento, y se coloca entre comillas (" "). Tambin podemos utilizar un nmero que indicar la posicin del campo en la tabla.

    Criterios. Son condiciones sobre los datos de la tabla y se especifican mediante un rango de celdas en el que se deben incluir nombres de campos de la base de datos y la condicin que deben cumplir los registros seleccionados.

    Conocido esto veamos cmo se utilizan las funciones de nuestro ejemplo.

    Empezaremos por la funcin que calcula el promedio. Antes que nada debemos establecer los criterios de seleccin.

    Hemos de seleccionar los registros cuya fecha de nacimiento se encuentre comprendida entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 1 980 (segundo semestre del ao). Para ello rellenaremos las celdas tal como muestra la Figura 8.50.



    Fig. 8.50. Criterios de seleccin para la funcin promedio.

    Ahora ya podemos introducir la funcin, por ejemplo en la celda C17. Tendr el siguiente aspecto:

    BDPROMEDIO(A2:E7; "ALTURA"; A9:C10), donde A2:E7 es el rango que contiene la tabla, "ALTURA" es el nombre del campo del cual hemos de calcular el promedio y A9:C10 es el rango de celdas que contiene los criterios de seleccin para la funcin.

    Captulo 7:  Hojas de clculo. Caso prctico 2 (segunda parte)

    Pasemos a la segunda funcin. En este caso los criterios deben seleccionar aquellos alumnos cuya altura est comprendida entre los 165 y los 180 cm. Los mostramos en la Figura 8.51.



    Fig. 8.51. Criterios de seleccin para la funcin que calcula el valor mnimo.

    Insertaremos la funcin en la celda C19 que tendr el aspecto siguiente:

    BDMIN(A2:E7; 5; A12:C13), donde el primer argumento no cambia respecto a la primera funcin, el segundo en este caso lo indicamos mediante un 5, que es el orden que tiene la columna F.NACIMIENTO en la tabla, y el rango A12:C13 es el que en este caso contiene los criterios de seleccin para la funcin.

    Para finalizar mostramos en la Figura 8.52 los resultados de las funciones del presente caso prctico, junto con la tabla de datos y los criterios de seleccin.



    Fig. 8.52. La tabla, los criterios y los resultados de las funciones del caso prctico.

    Captulo 8:  Tablas y grficos dinmicos. Caso prctico 3 (primera parte)

    Tablas y grficos dinmicos

    Las tablas y grficos dinmicos permiten analizar los datos contenidos en las bases de datos de Excel desde diferentes perspectivas. Adems disponen de unas posibilidades de formateo que hacen que podamos modificar su aspecto a nuestro antojo.  A continuacin, para mostrar cmo podemos usar estas herramientas para mejorar nuestros anlisis, realizaremos los casos prcticos 1 y 2. Para crear un informe de grfico dinmico disponemos de diversas opciones.

    Una de ellas sera ejecutar el asistente que hemos utilizado en el primer paso del Caso prctico 1 (vase la Figura 8.54), modificar las opciones seleccionadas y responder que deseamos crear un Informe de grfico dinmico (con informe de tabla dinmica). La segunda ser til en el caso de que deseemos convertir un informe de tabla dinmica existente en su correspondiente grfico. Como veremos en el Caso prctico 2, es tan fcil como hacer clic en un botn de la barra de herramientas Tabla dinmica.

    La manera de dar formato a los grficos una vez creados es la misma que vimos cuando estudiamos la insercin y modificacin de grficos, en el Apartado 8.2.C de esta misma unidad didctica. Incluso para modificar sus caractersticas podemos utilizar la barra de herramientas Grfico, adems de la de Tabla dinmica.

    Caso prctico 3 . En este caso prctico vamos a comprobar lo sencillo que resulta crear un informe de tabla dinmica a partir de una tabla contenida en una hoja de Excel.

    La tabla de la Figura 8.53 contiene datos sobre el importe de las ventas de fruta durante los doce meses del ao en una empresa que tiene una oficina central y dos sucursales.



    Fig. 8.53. Vista parcial de los datos origen de la tabla dinmica.

    Se pide: A partir de estos datos crear un informe de tabla dinmica que muestre en las filas los productos, en las columnas las tiendas, como valores la suma de los importes y como encabezado de pgina los meses del ao. Aplicar formato automtico al informe para mejorar su aspecto.

    Solucin: Comenzaremos seleccionando el rango de celdas que contiene la tabla, que en este caso es el A2:D32.

    Captulo 9:  Hojas de clculo. Caso prctico 1 (segunda parte)

    A continuacin seleccionamos la opcin de men Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos, con lo que se nos muestra el asistente correspondiente, que nos guiar durante el proceso. En su primera pantalla, el asistente permite seleccionar la fuente de datos del informe, as como decidir si queremos crear una tabla o un grfico dinmico (vase la Figura 8.54).




    Fig. 8.54. Primera pantalla del asistente de tablas dinmicas.


    Nosotros dejaremos seleccionadas las opciones por defecto, tal como muestra la anterior figura. Pasamos al paso 2 apretando el botn Siguiente y en ella se nos pregunta cul es el rango de celdas que contiene los datos de la tabla. Como ya lo seleccionamos previamente tampoco deberemos modificar los datos que se proponen por defecto. Pasamos a la tercera y ltima pantalla, donde podemos escoger entre colocar el informe en una hoja existente (en cuyo caso deberemos especificar a partir de qu celda de la hoja), o en una hoja nueva, que es la opcin seleccionada por nosotros.

    Antes de finalizar, si apretamos el botn Diseo, podremos definir qu columnas de la tabla crearn el informe de tabla dinmica y en qu orden. Igualmente, mediante el botn Opciones, podremos establecer caractersticas de formato y del origen de los datos. Acabamos haciendo clic sobre el botn Finalizar, y automticamente se crea una nueva hoja de clculo donde aparece una zona con unos textos que piden que pongamos datos, la barra de herramientas Tabla dinmica y un cuadro de dilogo que muestra los campos de la tabla dinmica.


    Lo que debemos hacer ahora es arrastrar los campos de la lista hacia las zonas de la hoja que piden datos. En nuestro caso ponemos el campo PRODUCTO sobre el texto Coloque campos de fila aqu, TIENDA lo situamos encima de Coloque campos de columna aqu, IMPORTE sobre Coloque datos aqu, y MES sobre Coloque campos de pgina aqu.


    Podemos ver el aspecto inicial de la tabla dinmica en la Figura 8.55.




    Fig. 8.55. Aspecto inicial del informe de tabla dinmica.

    Captulo 10:  Hojas de clculo. Caso prctico 1 (tercera parte)

    Ahora podemos mejorar su aspecto de forma fcil y rpida. Seleccionamos la tabla dinmica y en la barra de herramientas hacemos clic sobre el icono Dar formato al informe .
     
    En el cuadro Autoformato podemos seleccionar uno de entre 22 modelos de tabla. En nuestro caso hemos escogido el Informe 4.

    Fijmonos que en cada campo de la tabla podemos hacer clic sobre una lista desplegable que permite seleccionar los valores que deseamos visualizar.

    Adems, haciendo doble clic sobre el campo que muestra los valores (IMPORTE en nuestro caso), podemos variar la forma de resumir los datos, pudiendo escoger entre sumarlos, contarlos, hallar el mximo o el mnimo, el valor promedio, etctera.

    El aspecto final del informe de tabla dinmica es el que podemos ver en la Figura 8.56.

    Captulo 11:  Programacin bsica. Caso prctico 2

    Macros. Programacin bsica

    La aplicacin de hoja de clculo Microsoft Excel ofrece unas posibilidades infinitas para la elaboracin de espectaculares hojas de clculo, tal como hemos podido comprobar en esta y la anterior unidad didctica. Pero, para aquellos usuarios avanzados que deseen aumentar el control sobre la aplicacin, Excel proporciona una forma fcil y potentsima de conseguirlo.

    Se trata de la posibilidad de creacin de las llamadas macros, o rutinas que agrupan una serie de comandos de hoja de clculo que se ejecutan a la vez sobre el objeto que deseemos y que pueden ser utilizadas las veces que se desee. Por ejemplo, podra sernos til una macro que convierta texto a un tipo de letra y estilo determinado, u otra que convirtiese un objeto grfico a un determinado tipo de grfico con slo seleccionarlo y ejecutar la macro.

    Adems, aquellos usuarios con conocimientos de programacin en Visual Basic u otro lenguaje de alto nivel, pueden aprovechar la oportunidad que les ofrece Visual Basic para Aplicaciones (a partir de ahora VBA) para programar sus propias funciones personalizadas u otro cdigo que realice acciones con los objetos de la hoja de clculo.

    VBA apareci como parte de Excel en su versin 5.0, siendo la primera aplicacin importante que utiliz esta arquitectura. En la versin de Excel incluida en la suite Microsoft Office XP Professional, que estamos utilizando en este libro, aparece integrado Microsoft Visual Basic 6.3. Otras hojas de clculo del mercado utilizan tambin el mismo u otro lenguaje de programacin. Por ejemplo, la aplicacin de hoja de clculo de la suite OpenOffice 1.1, utiliza un lenguaje similar llamado OpenOffice Basic.

    Caso prctico 2. En este caso prctico, ltimo del apartado de grficos de Excel, trabajaremos con los grficos dinmicos, utilizando como origen de datos el informe de tabla dinmica que hemos creado en el Caso prctico 1.

    Se pide: A partir del informe de tabla dinmica obtenido en el Caso prctico 1, crear un informe de grfico dinmico con un solo clic en la barra de herramientas Tabla dinmica. A continuacin modificar el formato del grfico para mejorar su aspecto.

    Solucin: Seleccionamos el informe de tabla dinmica de la Figura 8.56 de manera que podamos ver la barra de herramientas Tabla dinmica.

    Hacemos clic sobre el icono Asistente para grficos   y automticamente se crear una nueva hoja de clculo conteniendo un grfico de columnas verticales. Si le echamos un vistazo nos daremos cuenta de que la distribucin de campos en los ejes no est demasiado bien hecha, ya que como campos de categora escoge TIENDA y PRODUCTO y como campo de serie pone un total de IMPORTE.

    Cambiamos esta seleccin arrastrando el campo TIENDA hacia la zona de series y podemos observar que el grfico ofrece una informacin ms coherente. Ahora visualizamos la barra de herramientas Grfico, seleccionando el comando de men Ver - Barras de herramientas - Grfico, y hacemos clic con el ratn en la lista desplegable Tipo de grfico   mediante la cual cambiaremos el tipo de nuestro grfico al de columnas 3D .


    El aspecto final del informe de grfico dinmico se muestra en la Figura 8.57.



    Fig. 8.57. Aspecto final del informe de grfico dinmico.


    Captulo 12:  Macros

    Macros

    La mejor manera de trabajar con los elementos que trataremos a partir de ahora es mediante la utilizacin de las herramientas de la barra Visual Basic (vase la Figura 8.58). Para mostrarla ejecutaremos el comando del men Ver - Barras de herramientas - Visual Basic.

    Creacin de macros

    De momento, para crear macros, slo usaremos los dos primeros iconos de la barra, que permiten ejecutar y grabar macros, respectivamente. Lo veremos realizando el Caso prctico 3.  Un aspecto que no podemos pasar por alto cuando tratamos con las macros es el de la seguridad.

    Las macros son instrucciones escritas mediante un lenguaje de programacin, al igual que los virus informticos. Esto da pie a que un programador malintencionado pueda crear macros que provoquen desperfectos en nuestro ordenador, o sea que las macros puedan llegar a ser tambin virus informticos.



    Fig. 8.58. Barra de herramientas Visual Basic.

    Las macros son instrucciones escritas mediante un lenguaje de programacin, al igual que los virus informticos. Esto da pie a que un programador malintencionado pueda crear macros que provoquen desperfectos en nuestro ordenador, o sea que las macros puedan llegar a ser tambin virus informticos.

    Las opciones de seguridad que Excel proporciona estn accesibles desde el botn Seguridad de la barra de herramientas Visual Basic (tambin desde el botn Seguridad de macros, situado en la pestaa Seguridad del cuadro de dilogo que se muestra al seleccionar el elemento del men Herramientas - Opciones).

    En el cuadro de dilogo que muestra podemos fijar la seguridad en tres niveles distintos: alto, medio o bajo. El nivel alto impide la ejecucin de macros que no estn firmadas digitalmente segn la tecnologa Microsoft Authenticode. Esta firma la otorgan empresas certificadoras que aseguran as que el cdigo de la macro no es malicioso.

    El nivel medio deja ms libertad al usuario que, cuando abre un documento de Excel que contiene macros, es consultado sobre si las desea habilitar o no. De este modo si el documento proviene de una fuente de confianza podemos optar por dejar ejecutar todas sus macros y, en caso contrario podemos escoger el deshabilitarlas.

    El nivel bajo permite ejecutar cualquier macro, por lo que slo es aconsejable en caso de trabajar con documentos de confianza, o en el caso de disponer de un buen antivirus instalado en nuestro ordenador.


    Captulo 13:  Hojas de clculo. Caso prctico 3 (primera parte)

    Caso prctico 3. En este caso prctico vamos a ver el primer ejemplo de creacin de macros. Comenzaremos con una sencilla macro que crearemos en un libro de trabajo nuevo.

    Se pide: Crear una macro que aplique un formato numrico con separador de miles y 2 cifras decimales a los datos seleccionados. La guardaremos con el nombre FNUM.

    Solucin: Siempre que deseemos comenzar a grabar una macro apretaremos el icono Grabar macro de la barra de herramientas Visual Basic. Al hacerlo aparece el cuadro de dilogo Grabar macro, que podemos observar en la Figura 8.59, y que permite dar nombre a la nueva macro, especificar si se guardar en este u otro libro de trabajo, e incluso podemos definir una combinacin de teclas para ejecutar la macro de forma ms rpida y escribir una descripcin de la misma.



    Fig. 8.59. Cuadro de dilogo Grabar macro.

    Nosotros ponemos FNUM como nombre de la macro, se ejecutar con la combinacin de teclas Ctrl+Mays+N, la guardamos en el libro actual, y especificamos una descripcin explicativa de la tarea que realiza. Por defecto el mtodo abreviado propone una combinacin Ctrl+letra. Hemos de tener cuidado porque quiz ya se utilice para otra tarea y la modificaramos. Para evitar esto podemos apretar Mays a la vez que la letra deseada.

    Empezamos la grabacin haciendo clic en el botn Aceptar, y a continuacin seleccionamos la opcin del men Formato - Celdas. Nos desplazamos a la pestaa Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas y seleccionamos la categora Nmero. En ella fijamos las posiciones decimales a 2 y marcamos la  casilla Usar separador de miles (.).

    Empezamos la grabacin haciendo clic en el botn Aceptar, y a continuacin seleccionamos la opcin del men Formato - Celdas.  Nos desplazamos a la pestaa Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas y seleccionamos la categora Nmero. En ella fijamos las posiciones decimales a 2 y marcamos la casilla Usar separador de miles (.).



    Fig. 8.60.
    Celdas numricas sobre las que aplicaremos la macro.


    Captulo 14:  Hojas de clculo. Caso prctico 3 (segunda parte)

    Una vez seleccionado, para aplicarla podemos hacer clic en el icono Ejecutar macro  de la barra de herramientas Visual Basic, que muestra el cuadro de dilogo Macro (vase la Figura 8.61). En l se muestran las macros disponibles en este u otros libros abiertos, y existen botones para ejecutar de una sola vez, paso a paso, modificar el cdigo, eliminar e incluso crear nuevas macros. Nosotros apretaremos el botn Ejecutar.



    Fig. 8.61. Cuadro de dilogo Macro.

    Una forma ms rpida hubiese sido pulsar la combinacin de teclas especificada anteriormente (Ctrl+Mays+N), que es la que utilizaremos en los siguientes ejemplos. Una vez ejecutada la macro podemos comprobar cmo ha cambiado el formato del rango  seleccionado (vase la Figura 8.62).



    Fig. 8.62.
    El rango despus de ejecutar la macro.

    Nota: Con este captulo hemos llegado al final del curso. Recuerda que este trabajo es un fragmento del libro "CEO - Implantacion y mantenimiento de aplicaciones ofimaticas y corporativas" del autor F. Oltra, J. Albert, S. Sabat, J. Vinaixa, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-9942-1).


    Tablas Dinmicas

    Una tabla dinmica es una tabla interactiva que contiene campos, la que se usa para resumir y analizar los datos de mltiples filas de informacin de una tabla o de una lista original. Una tabla dinmica puede actualizarse cada vez que se modifiquen los datos originales de la misma, o sea los utilizados para su confeccin.

    Las tablas dinmicas se crean con un Asistente para tablas dinmicas, el cual consiste en una serie de cuadros de dilogo interactivos que guan al usuario a travs de pasos sucesivos, donde se debe especificar la lista o base de datos a utilizar, as como recuperar y ubicar los datos que se deseen analizar. Este Asistente tambin permite definir cmo organizar los datos en la tabla, usando rtulos de filas y de columnas, y cmo mostrar los datos de los respectivos campos.

    Una tabla dinmica puede crearse a partir de datos que provienen de:

    Una tabla dinmica puede crearse a partir de datos que provienen de:

    _ Una lista o una base de datos de Microsoft Excel.

    _ Una base de datos externa, por ejemplo, una tabla o un archivo creados en una aplicacin o en un sistema de administracin de bases de datos independiente de Microsoft Excel.

    _ Diversos rangos de consolidacin de Microsoft Excel.

    _ Otra tabla dinmica en el mismo libro de trabajo.

    Creacin de una tabla dinmica

    La opcin Asistentes para Tablas dinmicas del men Datos, permite acceder al primer cuadro de dilogo de los cuatro que tienen los pasos a seguir en la creacin de una tabla dinmica.

    En el primer paso se debe de indicar la ubicacin de los datos que se desean analizar. Por lo general ser una Lista o base de datos de Microsoft Excel.

    Luego de seleccionar el botn Siguiente, se despliega el segundo cuadro de dilogo, en el que se debe especificar el rango de celdas donde se localizan los datos analizar, incluyendo los nombres de las columnas (campos).


    Si el cursor se localizaba dentro del rea de datos antes de comenzar a crear la tabla, este cuadro muestra un rango ya establecido por los lmites de dicha rea.

    Verificar dicho rango antes de continuar, si el mismo no fuese correcto, debe corregirse.

    El tercer cuadro de dilogo al que se accede, es en donde se disea la tabla dinmica.

    Un campo es una categora de datos, en una planilla equivale a los ttulos de las columnas, siempre y cuando se trate a la informacin como una base de datos (ver el captulo Manejo bsico de base de datos ).

    La ventana anterior presenta un diseo (estructura) de tabla, en la que el usuario debe colocar, arrastrando los nombres de los campos desde el rea donde se muestran (a la izquierda de dicha ventana):

    En Fila el o los campos cuyos valores aparecern desplegados en fila.

    En Columna el o los campos cuyos valores aparecern desplegados en columna.

    En Datos el o los campos sobre los cuales se desea aplicar las distintas

    Operaciones de resumen.

    Haciendo doble clic sobre uno de los campos que se colocaron en el rea de datos, se despliega la siguiente ventana donde se puede seleccionar la operacin a realizar sobre dicho campo, de forma de personalizar el modo en que se resumirn los datos que contiene.

    Pueden personalizarse los campos de datos de una tabla dinmica, utilizando un tipo de clculo diferente u otro tipo de clculo adems de la funcin de resumen predeterminada que utiliza Excel. Si es necesario realizar clculos ms sofisticados que los que proporciona la funcin de resumen, pueden crearse frmulas propias.

    Por ltimo, como cuarto paso se debe de indicar el lugar donde se generar la tabla diseada.

    Si se indica la opcin Hoja de clculo existente, se deber proporcionar la direccin de celda (en el cuadro correspondiente), a partir de la cual se mostrar dicha tabla.

    Luego de seleccionar el botn Terminar, se genera la tabla previamente definida, en el lugar indicado.

    Una vez creada una tabla, los datos se pueden redistribuir, organizar y analizar, arrastrando y colocando los campos en distintas posiciones dentro de la tabla dinmica. Tambin se pueden incluir subtotales, cambiar la funcin de resumen de un campo o seleccionar un clculo personalizado para dicha tabla.

    En el ejemplo anterior se calcula el total de sueldos por categora, es decir que hay un solo dato que vara, el correspondiente al campo Categora, y el que puede tomar los valores de Obrero o Administrativo .

    + El campo Categora contiene rtulos que se repiten como por ejemplo Obrero, sin embargo, para la creacin de esta tabla, slo tomar uno, y colocar como total de sueldos, la suma de todos aquellos valores que pertenezcan a la Categora de Obrero.

    Las tablas dinmicas tambin pueden ser diseadas con ms de un dato variable, como se muestra en el siguiente ejemplo, donde se disea la tabla con dos variables: Seccin como variable de fila y Categora como variable de columna.

    Utilizando tablas dinmicas se puede resumir rpidamente cierta informacin, lo que da lugar a poder representarla de forma grfica, de la manera que sea conveniente.

    Una vez creada la tabla, los datos se pueden redistribuir y organizar para ver los datos de diferentes maneras,

    arrastrando y colocando los botones que identifican a los campos en distintas posiciones dentro de la tabla dinmica.

    Si el botn de un campo es arrastrado fuera de la tabla dinmica, se quita dicho campo de la tabla dinmica as como los datos asociados con el mismo.

    Seleccin de datos

    Luego de generada una tabla dinmica, quizs se quiera cambiar el formato de los datos resultantes, cambiar el diseo de la tabla o seleccionar datos que se deseen representar grficamente.

    Cuando se visualiza una hoja de clculo que posee una tabla dinmica, Excel muestra automticamente una ventana o barra de herramientas llamada Tabla dinmica la que permite realizar ciertas acciones sobre la misma. Si la misma no se muestra, se deber activar con el comando Ver/Barra de herramientas.

    Para utilizar una seleccin de la tabla dinmica, la opcin Habilitar seleccin debe

    estar habilitada en el submen Seleccionar del men Tabla dinmica (en el cuadro o barra de herramientas Tabla dinmica ). Para utilizar una seleccin regular de Excel, o sea un rango de celdas cualquiera en vez de una seleccin de tabla dinmica, dicha opcin debe estar desactivada.

    Si se da formato a las reas de una tabla dinmica, nicamente se mantendr el formato despus de las actualizaciones y de los cambios de diseo, si la opcin Habilitar seleccin est activada en ese momento.

    Opciones de seleccin (con Habilitar seleccin activada):

    _ Para seleccionar una tabla dinmica completa, seleccionar la opcin Toda la tabla del men anteriormente descripto.

    _ Para seleccionar todos los rtulos de elemento de un campo, hacer clic en el botn de campo una vez.

    _ Para seleccionar los datos con los rtulos, el botn Rtulo y datos deber estar activado (que es el valor predeterminado), al hacer clic sobre las distintas rtulos de filas o de columnas de la tabla.

    _ Para seleccionar nicamente rtulos sin datos, escoger el botn Rtulo, mientras que para seleccionar los datos sin rtulos, escoger el botn Datos.

    Pueden seleccionarse varios elementos continuos o discontinuos de la misma manera de cmo fue explicada en la seccin seleccin y activacin de celdas y rangos en el captulo Operacin bsica del libro de trabajo .

    Opciones para tablas dinmicas

    Para poder realizar las opciones posteriormente descriptas, es necesario ubicar el indicador de celda activa dentro de la tabla dinmica existente, de lo contrario los botones de dicha barra permanecern inactivos (atenuados).

    Opciones de la Barra de herramientas Tabla dinmica:

    Actualizar datos Este botn permite actualizar el contenido de la tabla dinmica para que refleje los cambios en los datos de origen correspondientes.

    Desagrupar Estas opciones permiten agrupar y desagrupar respecitvamente, los elementos previamente

    Agrupar seleccionadas en un campo de tabla dinmica.

    Mostrar Estas opciones permiten mostrar u ocultar respectivamente, los detalles de fila o columna del elemento seleccionado previamente.

    Ocultar

    Asistente para tablas dinmicas

    Este botn permite acceder al tercer paso del asistente para tablas dinmicas, si el indicador de celda activa apunta a una celda dentro de la tabla (el que permitir modificar el diseo de la tabla, agregar o quitar campos en filas, columnas y rea de datos); de lo contrario se acceder al primer paso (el que permite definir una nueva tabla).

    Campo de la tabla dinmica

    Al seleccionar dicho botn se accede al cuadro descripto en el tercer paso del asistente, donde se podr cambiar el nombre del campo de datos de la tabla dinmica seleccionado, as como el de poder indicar la funcin utilizada para resumir los datos (opcin Resumir por).



     
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