Conceptos de la Auditoría de Sistemas

TABLA DE CONTENIDO

Introducción 3

Conceptos de Auditoría de Sistemas 3

Tipos de Auditoría 5

Objetivos Generales de una Auditoría de Sistemas 6

Justificativos para efectuar una Auditoría de Sistemas 8

Controles 9

Clasificación general de los controles 9

• Controles Preventivos 9

• Controles detectivos 9

• Controles Correctivos 10

Principales Controles físicos y lógicos 10

Controles automáticos o lógicos 13

Controles administrativos en un ambiente de Procesamiento de Datos 16

• Controles de Preinstalación 16

• Controles de organización y Planificación 18

• Controles de Sistema en Desarrollo y Producción 20

• Controles de Procesamiento 22

• Controles de Operación 23

• Controles en el uso del Microcomputador 26

• Análisis de Casos de Controles Administrativos 28

Metodología de una Auditoría de Sistemas 37

• Caso Práctico 39

Introducción

Conceptos de Auditoría de Sistemas

La palabra auditoría viene del latín auditorius y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de oir y revisar cuentas, pero debe estar encaminado a un objetivo específico que es el de evaluar la eficiencia y eficacia con que se está operando para que, por medio del señalamiento de cursos alternativos de acción, se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan, o bien mejorar la forma de actuación.

Algunos autores proporcionan otros conceptos pero todos coinciden en hacer énfasis en la revisión, evaluación y elaboración de un informe para el ejecutivo encaminado a un objetivo específico en el ambiente computacional y los sistemas.

A continuación se detallan algunos conceptos recogidos de algunos expertos en la materia:

Auditoría de Sistemas es:

•        La verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia.

•        La actividad dirigida a verificar y juzgar información.

•        El examen y evaluación de los procesos del Area de Procesamiento automático de Datos (PAD) y de la utilización de los recursos que en ellos intervienen, para llegar a establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de los sistemas computarizados en una empresa y presentar conclusiones y recomendaciones encaminadas a corregir las deficiencias existentes y mejorarlas.

•        El proceso de recolección y evaluación de evidencia para determinar si un sistema automatizado:

Daños

Salvaguarda activos Destrucción

Uso no autorizado

Robo

Mantiene Integridad de Información Precisa,

los datos Completa

Oportuna

Confiable

Alcanza metas Contribución de la

organizacionales función informática

Consume recursos Utiliza los recursos adecuadamente

eficientemente en el procesamiento de la información

•                    Es el examen o revisión de carácter objetivo (independiente), crítico(evidencia), sistemático (normas), selectivo (muestras) de las políticas, normas, prácticas, funciones, procesos, procedimientos e informes relacionados con los sistemas de información computarizados, con el fin de emitir una opinión profesional (imparcial) con respecto a:

ü     Eficiencia en el uso de los recursos informáticos

ü     Validez de la información

ü     Efectividad de los controles establecidos

Tipos de Auditoría

Existen algunos tipos de auditoría entre las que la Auditoría de Sistemas integra un mundo paralelo pero diferente y peculiar resaltando su enfoque a la función informática.

Es necesario recalcar como análisis de este cuadro que Auditoría de Sistemas no es lo mismo que Auditoría Financiera.

Entre los principales enfoques de Auditoría tenemos los siguientes:

Financiera Veracidad de estados financieros

Preparación de informes de acuerdo a principios contables

Evalúa la eficiencia,

Operacional Eficacia

Economía

de los métodos y procedimientos que rigen un proceso de una empresa

Sistemas Se preocupa de la función informática

Fiscal Se dedica a observar el cumplimiento de

las leyes fiscales

Administrativa Analiza:

Logros de los objetivos de la Administración

Desempeño de funciones administrativas

Evalúa:

Calidad Métodos

Mediciones

Controles

de los bienes y servicios

Revisa la contribución a la sociedad

Social así como la participación en actividades

socialmente orientadas

Objetivos Generales de una Auditoría de Sistemas

ü     Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados diseñados e implantados por el PAD

ü     Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados

ü     Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la recomendación de seguridades y controles.

ü     Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios para lograr los objetivos propuestos.

ü     Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones

ü     Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización

ü     Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático

ü     Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información

ü     Decisiones de inversión y gastos innecesarios

ü     Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información

Justificativos para efectuar una Auditoría de Sistemas

ü     Aumento considerable e injustificado del presupuesto del PAD (Departamento de Procesamiento de Datos)

ü     Desconocimiento en el nivel directivo de la situación informática de la empresa

ü     Falta total o parcial de seguridades lógicas y fisicas que garanticen la integridad del personal, equipos e información.

ü     Descubrimiento de fraudes efectuados con el computador

ü     Falta de una planificación informática

ü     Organización que no funciona correctamente, falta de políticas, objetivos, normas, metodología, asignación de tareas y adecuada administración del Recurso Humano

ü     Descontento general de los usuarios por incumplimiento de plazos y mala calidad de los resultados

ü     Falta de documentación o documentación incompleta de sistemas que revela la dificultad de efectuar el mantenimiento de los sistemas en producción

Controles

Conjunto de disposiciones metódicas, cuyo fin es vigilar las funciones y actitudes de las empresas y para ello permite verificar si todo se realiza conforme a los programas adoptados, ordenes impartidas y principios admitidos.

Clasificación general de los controles

•        Controles Preventivos

Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas del riesgo, permitiendo cierto margen de violaciones .

Ejemplos: Letrero "No fumar" para salvaguardar las instalaciones

Sistemas de claves de acceso

•        Controles detectivos

Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego de ocurridos. Son los mas importantes para el auditor. En cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los controles preventivos.

Ejemplo: Archivos y procesos que sirvan como pistas de auditoría

Procedimientos de validación

•        Controles Correctivos

Ayudan a la investigación y corrección de las causas del riesgo. La corrección adecuada puede resultar dificil e ineficiente, siendo necesaria la implantación de controles detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la corrección de errores es en si una actividad altamente propensa a errores.

Principales Controles físicos y lógicos

Controles particulares tanto en la parte fisica como en la lógica se detallan a continuación

Autenticidad

Permiten verificar la identidad

1.      Passwords

2.      Firmas digitales

Exactitud

Aseguran la coherencia de los datos

1.      Validación de campos

2.      Validación de excesos

Totalidad

Evitan la omisión de registros así como garantizan la conclusión de un proceso de envio

1.      Conteo de regitros

2.      Cifras de control

Redundancia

Evitan la duplicidad de datos

1.      Cancelación de lotes

2.      Verificación de secuencias

Privacidad

Aseguran la protección de los datos

1.      Compactación

2.      Encriptación

Existencia

Aseguran la disponibilidad de los datos

1.      Bitácora de estados

2.      Mantenimiento de activos

Protección de Activos

Destrucción o corrupción de información o del hardware

1.      Extintores

2.      Passwords

Efectividad

Aseguran el logro de los objetivos

1.      Encuestas de satisfacción

2.      Medición de niveles de servicio

Eficiencia

Aseguran el uso óptimo de los recursos

1.      Programas monitores

2.      Análisis costo-beneficio

Controles automáticos o lógicos

Periodicidad de cambio de claves de acceso

Los cambios de las claves de acceso a los programas se deben realizar periódicamente. Normalmente los usuarios se acostumbran a conservar la misma clave que le asignaron inicialmente.

El no cambiar las claves periódicamente aumenta la posibilidad de que personas no autorizadas conozcan y utilicen claves de usuarios del sistema de computación.

Por lo tanto se recomienda cambiar claves por lo menos trimestralmente.

Combinación de alfanuméricos en claves de acceso

No es conveniente que la clave este compuesta por códigos de empleados, ya que una persona no autorizada a través de pruebas simples o de deducciones puede dar con dicha clave.

Para redefinir claves es necesario considerar los tipos de claves que existen:

Individuales

Pertenecen a un solo usuario, por tanto es individual y personal. Esta clave permite al momento de efectuar las transacciones registrar a los responsables de cualquier cambio.

Confidenciales

De forma confidencial los usuarios deberán ser instruidos formalmente respecto al uso de las claves.

No significativas

Las claves no deben corresponder a números secuenciales ni a nombres o fechas.

Verificación de datos de entrada

Incluir rutinas que verifiquen la compatibilidad de los datos mas no su exactitud o precisión; tal es el caso de la validación del tipo de datos que contienen los campos o verificar si se encuentran dentro de un rango.

Conteo de registros

Consiste en crear campos de memoria para ir acumulando cada registro que se ingresa y verificar con los totales ya registrados.

Totales de Control

Se realiza mediante la creación de totales de linea, columnas, cantidad de formularios, cifras de control, etc. , y automáticamente verificar con un campo en el cual se van acumulando los registros, separando solo aquellos formularios o registros con diferencias.

Verficación de limites

Consiste en la verificación automática de tablas, códigos, limites mínimos y máximos o bajo determinadas condiciones dadas previamente.

Verificación de secuencias

En ciertos procesos los registros deben observar cierta secuencia numerica o alfabetica, ascendente o descendente, esta verificacion debe hacerse mediante rutinas independientes del programa en si.

Dígito autoerificador

Consiste en incluir un dígito adicional a una codificación, el mismo que es resultado de la aplicación de un algoritmo o formula, conocido como MODULOS, que detecta la corrección o no del código. Tal es el caso por ejemplo del decimo dígito de la cédula de identidad, calculado con el modulo 10 o el ultimo dígito del RUC calculado con el módulo 11.

Utilizar software de seguridad en los microcomputadores

El software de seguridad permite restringir el acceso al microcomputador, de tal modo que solo el personal autorizado pueda utilizarlo.

Adicionalmente, este software permite reforzar la segregación de funciones y la confidencialidad de la información mediante controles para que los usuarios puedan accesar solo a los programas y datos para los que están autorizados.

Programas de este tipo son: WACHDOG, LATTICE,SECRET DISK, entre otros.

Controles administrativos en un ambiente de Procesamiento de Datos

La máxima autoridad del Area de Informática de una empresa o institución debe implantar los siguientes controles que se agruparan de la siguiente forma:

1.- Controles de Preinstalación

2.- Controles de Organización y Planificación

3.- Controles de Sistemas en Desarrollo y Producción

4.- Controles de Procesamiento

5.- Controles de Operación

6.- Controles de uso de Microcomputadores

•        Controles de Preinstalación

Hacen referencia a procesos y actividades previas a la adquisición e instalación de un equipo de computación y obviamente a la automatización de los sistemas existentes.

Objetivos:

&   Garantizar que el hardware y software se adquieran siempre y cuando tengan la seguridad de que los sistemas computarizados proporcionaran mayores beneficios que cualquier otra alternativa.

&   Garantizar la selección adecuada de equipos y sistemas de computación

&   Asegurar la elaboración de un plan de actividades previo a la instalación

Acciones a seguir:

&   Elaboración de un informe técnico en el que se justifique la adquisición del equipo, software y servicios de computación, incluyendo un estudio costo-beneficio.

&   Formación de un comité que coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisición e instalación

&   Elaborar un plan de instalación de equipo y software (fechas, actividades, responsables) el mismo que debe contar con la aprobación de los proveedores del equipo.

&   Elaborar un instructivo con procedimientos a seguir para la selección y adquisición de equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en normas y disposiciones legales.

&   Efectuar las acciones necesarias para una mayor participación de proveedores.

&   Asegurar respaldo de mantenimiento y asistencia técnica.

•        Controles de organización y Planificación

Se refiere a la definición clara de funciones, linea de autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del área PAD, en labores tales como:

1.      Diseñar un sistema

2.      Elaborar los programas

3.      Operar el sistema

4.      Control de calidad

Se debe evitar que una misma persona tenga el control de toda una operación.

Es importante la utilización óptima de recursos en el PAD mediante la preparación de planes a ser evaluados continuamente

Acciones a seguir

&   La unidad informática debe estar al mas alto nivel de la pirámide administrativa de manera que cumpla con sus objetivos, cuente con el apoyo necesario y la dirección efectiva.

&   Las funciones de operación, programación y diseño de sistemas deben estar claramente delimitadas.

&   Deben existir mecanismos necesarios a fin de asegurar que los programadores y analistas no tengan acceso a la operación del computador y los operadores a su vez no conozcan la documentación de programas y sistemas.

&   Debe existir una unidad de control de calidad, tanto de datos de entrada como de los resultado del procesamiento.

&   El manejo y custodia de dispositivos y archivos magnéticos deben estar expresamente definidos por escrito.

&   Las actividades del PAD deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo plazo sujetos a evaluación y ajustes periódicos "Plan Maestro de Informática"

&   Debe existir una participación efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD en la planificación y evaluación del cumplimiento del plan.

&   Las instrucciones deben impartirse por escrito.

•        Controles de Sistema en Desarrollo y Producción

Se debe justificar que los sistemas han sido la mejor opción para la empresa, bajo una relación costo-beneficio que proporcionen oportuna y efectiva información, que los sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se encuentren debidamente documentados.

Acciones a seguir:

Los usuarios deben participar en el diseño e implantación de los sistemas pues aportan conocimiento y experiencia de su área y esta actividad facilita el proceso de cambio

&   El personal de auditoría interna/control debe formar parte del grupo de diseño para sugerir y solicitar la implantación de rutinas de control

&   El desarrollo, diseño y mantenimiento de sistemas obedece a planes específicos, metodologías estándares, procedimientos y en general a normatividad escrita y aprobada.

&   Cada fase concluida debe ser aprobada documentadamente por los usuarios mediante actas u otros mecanismos a fin de evitar reclamos posteriores.

&   Los programas antes de pasar a Producción deben ser probados con datos que agoten todas las excepciones posibles.

&   Todos los sistemas deben estar debidamente documentados y actualizados. La documentación deberá contener:

Informe de factibilidad

Diagrama de bloque

Diagrama de lógica del programa

Objetivos del programa

Listado original del programa y versiones que incluyan los cambios efectuados con antecedentes de pedido y aprobación de modificaciones

Formatos de salida

Resultados de pruebas realizadas

&   Implantar procedimientos de solicitud, aprobación y ejecución de cambios a programas, formatos de los sistemas en desarrollo.

&   El sistema concluido sera entregado al usuario previo entrenamiento y elaboración de los manuales de operación respectivos

•        Controles de Procesamiento

Los controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue la información desde la entrada hasta la salida de la información, lo que conlleva al establecimiento de una serie de seguridades para:

&   Asegurar que todos los datos sean procesados

&   Garantizar la exactitud de los datos procesados

&   Garantizar que se grabe un archivo para uso de la gerencia y con fines de auditoría

&   Asegurar que los resultados sean entregados a los usuarios en forma oportuna y en las mejores condiciones.

Acciones a seguir:

&   Validación de datos de entrada previo procesamiento debe ser realizada en forma automática: clave, dígito autoverificador, totales de lotes, etc.

&   Preparación de datos de entrada debe ser responsabilidad de usuarios y consecuentemente su corrección.

&   Recepción de datos de entrada y distribución de información de salida debe obedecer a un horario elaborado en coordinación con el usuario, realizando un debido control de calidad.

&   Adoptar acciones necesaria para correcciones de errores.

&   Analizar conveniencia costo-beneficio de estandarización de formularios, fuente para agilitar la captura de datos y minimizar errores.

&   Los procesos interactivos deben garantizar una adecuada interrelación entre usuario y sistema.

&   Planificar el mantenimiento del hardware y software, tomando todas las seguridades para garantizar la integridad de la información y el buen servicio a usuarios.

•        Controles de Operación

Abarcan todo el ambiente de la operación del equipo central de computación y dispositivos de almacenamiento, la administración de la cintoteca y la operación de terminales y equipos de comunicación por parte de los usuarios de sistemas on line.

Los controles tienen como fin:

&   Prevenir o detectar errores accidentales que puedan ocurrir en el Centro de Cómputo durante un proceso

&   Evitar o detectar el manejo de datos con fines fraudulentos por parte de funcionarios del PAD

&   Garantizar la integridad de los recursos informáticos.

&   Asegurar la utilización adecuada de equipos acorde a planes y objetivos.

Software

Recursos

Instalaciones

Datos

Informáticos

Acciones a seguir:

&   El acceso al centro de computo debe contar con las seguridades necesarias para reservar el ingreso al personal autorizado

&   Implantar claves o password para garantizar operación de consola y equipo central (mainframe), a personal autorizado.

&   Formular políticas respecto a seguridad, privacidad y protección de las facilidades de procesamiento ante eventos como: incendio, vandalismo, robo y uso indebido, intentos de violación y como responder ante esos eventos.

&   Mantener un registro permanente (bitácora) de todos los procesos realizados, dejando constancia de suspensiones o cancelaciones de procesos.

&   Los operadores del equipo central deben estar entrenados para recuperar o restaurar información en caso de destrucción de archivos.

&   Los backups no deben ser menores de dos (padres e hijos) y deben guardarse en lugares seguros y adecuados, preferentemente en bóvedas de bancos.

&   Se deben implantar calendarios de operación a fin de establecer prioridades de proceso.

&   Todas las actividades del Centro de Computo deben normarse mediante manuales, instructivos, normas, reglamentos, etc.

&   El proveedor de hardware y software deberá proporcionar lo siguiente:

Manual de operación de equipos

Manual de lenguaje de programación

Manual de utilitarios disponibles

Manual de Sistemas operativos

&   Las instalaciones deben contar con sistema de alarma por presencia de fuego, humo, asi como extintores de incendio, conexiones eléctricas seguras, entre otras.

&   Instalar equipos que protejan la información y los dispositivos en caso de variación de voltaje como: reguladores de voltaje, supresores pico, UPS, generadores de energía.

&   Contratar pólizas de seguros para proteger la información, equipos, personal y todo riesgo que se produzca por casos fortuitos o mala operación.

•        Controles en el uso del Microcomputador

Es la tarea mas difícil pues son equipos mas vulnerables, de fácil acceso, de fácil explotación pero los controles que se implanten ayudaran a garantizar la integridad y confidencialidad de la información.

Acciones a seguir:

&   Adquisicion de equipos de protección como supresores de pico, reguladores de voltaje y de ser posible UPS previo a la adquisición del equipo

&   Vencida la garantía de mantenimiento del proveedor se debe contratar mantenimiento preventivo y correctivo.

&   Establecer procedimientos para obtención de backups de paquetes y de archivos de datos.

&   Revisión periódica y sorpresiva del contenido del disco para verificar la instalación de aplicaciones no relacionadas a la gestión de la empresa.

&   Mantener programas y procedimientos de detección e inmunización de virus en copias no autorizadas o datos procesados en otros equipos.

&   Propender a la estandarización del Sistema Operativo, software utilizado como procesadores de palabras, hojas electrónicas, manejadores de base de datos y mantener actualizadas las versiones y la capacitación sobre modificaciones incluidas.

Analizados los distintos tipos de controles que se aplican en la Auditoría de Sistemas efectuaremos a continuación el análisis de casos de situaciones hipotéticas planteadas como problemáticas en distintas empresas , con la finalidad de efectuar el análisis del caso e identificar las acciones que se deberían implementar .

•        Análisis de Casos de Controles Administrativos

Controles sobre datos fijos

Lea cada situación atentamente y

1.- Enuncie un control que hubiera prevenido el problema o posibilitado su detección.

2.- Identifique uno o más controles alternativos que hubieran ayudado a prevenir o a detectar el problema.

Situación 1

Un empleado del grupo de control de datos obtuvo un formulario para modificaciones al archivo maestro de proveedores (en blanco) y lo completo con el código y nombre de un proveedor ficticio, asignándole como domicilio el numero de una casilla de correo que previamente había abierto a su nombre.

Su objetivo era que el sistema emitiera cheques a la orden del referido proveedor, y fueran luego remitidos a la citada casilla de correo.

Cuando el listado de modificaciones al archivo maestro de proveedores (impreso por esta única modificación procesada en la oportunidad ) le fue enviado para su verificación con los datos de entrada, procedió a destruirlo.

Alternativas de Solución

v     Los formularios para modificarse a los archivos maestros deberían ser prenumerados; el departamento usuario respectivo debería controlar su secuencia numérica.

v     Los listados de modificaciones a los archivos maestros no sólo deberían listar los cambios recientemente procesados, sino también contener totales de control de los campos importantes,(número de registros, suma de campos importantes, fecha de la última modificación ,etc.) que deberían ser reconciliados por los departamentos usuarios con los listados anteriores.

Situación 2

Al realizar una prueba de facturación los auditores observaron que los precios facturados en algunos casos no coincidían con los indicados en las listas de precios vigente. Posteriormente se comprobó que ciertos cambios en las listas de precios no habían sido procesados, razón por la cual el archivo maestro de precios estaba desactualizado.

Alternativas de Solución

v     Uso de formularios prenumerados para modificaciones y controles programados diseñado para detectar alteraciones en la secuencia numérica de los mismos.

v     Creación de totales de control por lotes de formularios de modificaciones y su posterior reconciliación con un listado de las modificaciones procesadas.

v     Conciliación de totales de control de campos significativos con los acumulados por el computador.

v     Generación y revisión de los listados de modificaciones procesadas por un delegado responsable.

v     Revisión de listados periódicos del contenido del archivo maestro de precios.

Situación 3

El operador del turno de la noche, cuyos conocimientos de programación eran mayores de los que los demás suponían, modifico (por consola) al archivo maestro de remuneraciones a efectos de lograr que se abonara a una remuneración más elevada a un operario del área de producción con el cual estaba emparentado. El fraude fue descubierto accidentalmente varios meses después.

Alternativas de Solución

v     Preparación de totales de control del usuario y reconciliación con los acumulados del campo remuneraciones, por el computador.

v     Aplicación de control de límites de razonabilidad.

Situación 4

XX Inc. Es un mayorista de equipos de radio que comercializa sus equipos a través de una vasta red de representantes. Sus clientes son minoristas locales y del exterior; algunos son considerados " clientes especiales", debido al volumen de sus compras, y los mismos son atendidos directamente por los supervisores de ventas. Los clientes especiales no se incrementan por lo general, en la misma proporción que aquellas facturadas a los clientes especiales.

Al incrementarse los precios, el archivo maestro de precios y condiciones de venta a clientes especiales no es automáticamente actualizado; los propios supervisores estipulan qué porción del incremento se aplica a cada uno de los clientes especiales.

El 2 de mayo de 1983 la compañía incrementó sus precios de venta en un 23%; el archivo maestro de precios y condiciones de venta a clientes comunes fue actualizado en dicho porcentaje.

En lo que atañe a los clientes especiales, algunos supervisores incrementaron los precios en el referido porcentaje, en tanto que otros -por razones comerciales- recomendaron incrementos inferiores que oscilaron entre un 10% y un 20%. Estos nuevos precios de venta fueron informados a la oficina central por medio de formularios de datos de entrada, diseñados al efecto, procediéndose a la actualización del archivo maestro.

En la oportunidad, uno de los supervisores acordó con uno de sus clientes especiales no incrementar los precios de venta (omitió remitir el citado formulario para su procesamiento) a cambio de una "comisión'' del 5% de las ventas.

Ningún funcionario en la oficina central detectó la no actualización de los precios facturados a referido cliente razón por la cual la compañía se vio perjudicada por el equivalente a US$ 50.000. El fraude fue descubierto accidentalmente, despidiéndose al involucrado, pero no se interrumpió la relación comercial.

Alternativas de Solución

v     La empresa debería actualizar el archivo maestro de precios y condiciones de venta aplicando la totalidad del porcentaje de incremento.

v     Los supervisores de venta deberían remitir formularios de entrada de datos transcribiendo los descuentos propuestos para clientes especiales.

v     Los formularios deberían ser prenumerados, controlados y aprobados, antes de su procesamiento, por funcionarios competentes en la oficina central.

v     Debe realizarse una revisión critica de listados de excepción emitidos con la nómina de aquellos clientes cuyos precios de venta se hubiesen incrementado en menos de un determinado porcentaje.

Situación 5

Un empleado del almacén de productos terminados ingresos al computador ordenes de despacho ficticias, como resultado de las cuales se despacharon mercaderías a clientes inexistentes.

Esta situación fue descubierta hasta que los auditores realizaron pruebas de cumplimientos y comprobaron que existían algunos despachos no autorizados.

Alternativas de Solución

v     Un empleado independiente de la custodia de los inventarios debería reconciliar diariamente la información sobre despachos generada como resultado del procesamiento de las órdenes de despacho, con documentación procesada independientemente, por ejemplo, notas de pedido aprobadas por la gerencia de ventas.

De esta manera se detectarían los despachos ficticios.

Situación 6

Al realizar una prueba de facturación, los auditores observaron que los precios facturados en algunos casos no coincidían con los indicados en las listas de precios vigentes. Posteriormente se comprobó que ciertos cambios en las listas de precios no habían sido procesados, razón por la cual el archivo maestro de precios estaba desactualizado.

Alternativas de Solución

v     Creación de totales de control por lotes de formularios de modificaciones y su posterior reconciliación con un listado de las modificaciones procesadas.

v     Conciliación de totales �de control con los acumulados por el computador referentes al contenido de campos significativos.

v     Generación y revisión, por un funcionario responsable, de los listados de modificaciones procesadas.

v     Generación y revisión de listados periódicos del contenido del archivo maestro de precios.

Situación 7

Una cobranza en efectivo a un cliente registrada claramente en el correspondiente recibo como de $ 18,01, fue ingresada al computador por $ 1.801 según surge del listado diario de cobranzas en efectivo.

Alternativas de Solución

v     Contraloría/Auditoría debería preparar y conservar totales de control de los lotes de recibos por cobranzas en efectivo. Estos totales deberian ser luego comparados con los totales según el listado diario de cobranzas en efectivo.

v     Un test de razonabilidad asumiendo que un pago de $361.300 está definido como no razonable.

v     Comparación automática de los pagos recibidos con las facturas pendientes por el número de factura y rechazar o imprimir aquellas discrepancias significativas o no razonables.

v     Efectuar la Doble digitación de campos criticos tales como valor o importe.

Metodología de una Auditoría de Sistemas

Existen algunas metodologías de Auditorías de Sistemas y todas depende de lo que se pretenda revisar o analizar, pero como estándar analizaremos las cuatro fases básicas de un proceso de revisión:

•        Estudio preliminar

•        Revisión y evaluación de controles y seguridades

•        Examen detallado de áreas criticas

•        Comunicación de resultados

Estudio preliminar.- Incluye definir el grupo de trabajo, el programa de auditoría, efectuar visitas a la unidad informática para conocer detalles de la misma, elaborar un cuestionario para la obtención de información para evaluar preliminarmente el control interno, solicitud de plan de actividades, Manuales de políticas, reglamentos, Entrevistas con los principales funcionarios del PAD.

Revisión y evaluación de controles y seguridades.- Consiste de la revisión de los diagramas de flujo de procesos, realización de pruebas de cumplimiento de las seguridades, revisión de aplicaciones de las áreas criticas, Revisión de procesos históricos (backups), Revisión de documentación y archivos, entre otras actividades.

Examen detallado de áreas criticas.-Con las fases anteriores el auditor descubre las áreas criticas y sobre ellas hace un estudio y análisis profundo en los que definirá concretamente su grupo de trabajo y la distribución de carga del mismo, establecerá los motivos, objetivos, alcance Recursos que usara, definirá la metodología de trabajo, la duración de la auditoría, Presentará el plan de trabajo y analizara detalladamente cada problema encontrado con todo lo anteriormente analizado en este folleto.

Comunicación de resultados.- Se elaborara el borrador del informe a ser discutido con los ejecutivos de la empresa hasta llegar al informe definitivo, el cual presentara esquemáticamente en forma de matriz, cuadros o redacción simple y concisa que destaque los problemas encontrados , los efectos y las recomendaciones de la Auditoría.

El informe debe contener lo siguiente:

•        Motivos de la Auditoría

•        Objetivos

•        Alcance

•        Estructura Orgánico-Funcional del área Informática

•        Configuración del Hardware y Software instalado

•        Control Interno

•        Resultados de la Auditoría