ANEXO
Documento traducido
original de Kathleen Melymuka
(artículo bajado de Internet)
Cuando
todo también falla
Si sus sistemas explotan el 1 de Enero de
2000, un plan de contingencia puede salvar a su compañía. Aquí diez puntos para
diseñar uno.
"Si ustedes tienen un plan de
contingencia, entonces debe pensar que también puede fallar." Dice Robert
Vaccaro, director del proyecto para el año 2000 de la Administración del Seguro
Social de los Estados Unidos de América en Washington. "Este es un
mecanismo que muchas corporaciones han tomado en consideración, y nada podría
estar más cerca de la realidad. A pesar de que un plan de contingencia es una
acción inteligente."
Esta excepción brillante, entristeció al
Gobierno Federal en forma total con respecto al año 2000, provocando una
ampliación de esfuerzos por parte del Gobierno y del Subcomité Tecnológico de
Reforma del Estado. Conforme el cambio de milenio se acerca, crece la
incertidumbre, y más compañías empiezan a ver las cosas de la misma manera que
Vaccaro. Dirigen su planificación para la contingencia por el año de 2000, como
el paso final en el estado de su preparación para la prueba concluyente de que
todo funcionará adecuadamente. Un plan de contingencia que no funcione de forma
adecuada, hará que su compañía se derribe, provocando que cese su operación a
causa del año de 2000, a pesar de sus mejores esfuerzos en sistemas, procesos,
servicios o ayuda externa.
Las contingencias son maneras
alternativas- incluso de poca tecnología o ninguna que son esenciales para
realizar los trabajos. Por ejemplo un banco podría pensar en un posible fracaso
en sus sistemas de la información para el año 2000 y planear un sistema de
respaldo, pero también puede retener información del cliente crítica y estados
de la cuenta en papel en caso de que todo falle.
Una vez que el plan de contingencia del
negocio se encuentre en su lugar, debe haber también un plan de contingencia
técnica, que saque de apuros a los sistemas prioritarios en orden de
importancia del negocio. De esta manera, si los sistemas técnicos fallan, las
personas trabajaran en ellos en el orden de importancia, en lugar del primero
en llegar, primero en reparar.
Derrumbando
los Planes
Para empezar la planificación de las
contingencias, usted necesita determinar en cada línea del negocio a las
personas líderes que podrían influir para el año 2000, e incluirlos como
miembros de la Oficina del Proyecto del año 2000, además de las personas que
harán el trabajo técnico.
"Obtenga lo mejor y más brillante de
su empresa y lo organiza por línea de negocio," dice David Iacino, Gerente
del Proyecto para el Cambio de Milenio del BankBoston S.A.
El empleado contribuye con el
conocimiento adquirido en el desarrollo de sus funciones dentro del negocio.
Las personas técnicas, pueden comunicar a
los funcionarios del negocio los sistemas que los apoya, e informar que
sistemas son más vulnerables al fracaso.
Los miembros de la Oficina del Proyecto
del año 2000, entregaran lo que Iacino llama el "Encabezado Y2K". Por
ejemplo, Qué sucederá si este servidor dejará de funcionar? ¿Qué sucederá si la
red no sirve? ¿Qué pasa si no hay teléfonos? ¿Sin correo?, y ¿Nada de electricidad?
Deben realizarse reuniones para cada unidad del negocio para aportar ideas,
dice Janet Myers, directora del programa año 2000 de Antífona, Inc., una
corredora de seguros de vida en Indianapolis.
"Nosotros nos fuimos a un cuarto y
hablamos a cerca de todos estos puntos", recuerda. Una vez que las
unidades del negocio entienden el escenario real del año de 2000, se podrán
hacer responsables de desarrollar sus propios planes, pero siempre bajo la
coordinación centralizada de la Oficina del Proyecto del año 2000. Cómo hacer
esto?:
Construir
sobre lo que está hecho
Si su compañía ya tiene un plan de
recuperación del desastre, en lugar de que cada unidad del negocio comienza una
planificación nueva, inicie con ese. "No comience con una hoja de papel
pálida," dice a Eldridge Blanco, Gerente de Sistemas y Programación de JC
Penney Sistemas de la Información en Plano, Texas. "El ejercicio es
modificarlo; póngase el sombrero sobre el año 2000."
Pero no sobrestime las diferencias. Por
ejemplo, el plan de la recuperación del desastre de una banco presume que los
datos serán disponibles de la Reserva Federal y a través del equipo en la red
automatizada.
"Qué nos asegura que contaremos con
estos servicios?" , pregunta Iacino.
Desarrolle
un Súper Analista
Distribuya un Súper Analista común del
plan de contingencia para ayudar a las líneas del negocio a enfocarlo.
"Hágalo simple," dice Vaccaro. El Súper Analista debe ayudar a las
unidades del negocio a identificar los principales procesos del negocio, prioritizar
los riesgos y planificar cómo poner en marcha los principales procesos del
negocio de manera escalonada en caso de "qué si" sucede lo
inesperado.
Por ejemplo Myers empezó ayudando a las
unidades del negocio identificando las funciones importantes y sus eventos.
Porque Antífona Inc es un proveedor de seguros de vida, el proceso de las
demandas es una función del negocio importante y un evento dependiente de este,
es el juicio de las mismas, explica. Entonces, los equipos identificaron los
sistemas que apoyarían esta función importante, consideraron el impacto de los
fracasos potenciales en el sistema y estimaron la probabilidad de estos
fracasos.
"Nosotros priorizamos la
probabilidad basada en el fracaso e impacto en la compañía," dice Myers.
La priorización mantuvo enfocados a los
equipos. "Yo tengo que decidir si cierta contingencia no es importante de
ser analizada" dice Iacino. "Por otra parte, podría gastarse unos
dólares del presupuesto en planear contratar helicópteros para hacer llegar a
la gente a sus lugares de trabajo."
Predecir las fechas del fallo
El mundo no llegará a su fin el 1 de
Enero del 2000. Para muchos, los fallos pasarán antes y para otros más tarde.
Determine cuando cada fracaso importante podría pasar. Una compañía de seguros
que cobra cada seis meses, por ejemplo, se debe preparar para realizar el
próximo cobro, el 1 de Junio del 2000, aquí es cuando las fallas pueden
comenzar a exhibirse.
Consideración
del Tiempo
Si un sistema se cae, tiene que considerarse
la longitud de tiempo que el mismo estará fuera de servicio, dice Ed Yourdon,
un redactor de la revista Computerworld y Director de un Consorcio de Servicios
de Asesoría para el año de 2000 en Arlington, Mass. ¿ "Una hora, y pierde
algo de dinero, pero qué, si está fuera por un par de días? ¿Hay un retroceso a
lo manual? ¿Deberemos cerrar? ¿Qué pasa si no esta disponible por un
mes?", pregunta Yourdon.
Espere
problemas de las personas
Dado el ambiente actual en la
contratación de personal en la tecnología de la información, no sólo se debe
planear la falla de sistemas importantes; también debe de hacerse lo mismo con
aquellas personas importantes que podrían dejar la organización, dice Debra
Speight, funcionario del centro de información de Harvard Pilgrim Health Care,
una organización del mantenimiento de la salud instalado en Brookline, Mass.
Asegurese que el plan de contingencia no depende de una persona en particular o
igual de su posición. De igual manera que se tiene sistemas de respaldo, se
debe tener a personas de respaldo, que conozcan y puedan manejar la situación.
Este
listo a ser golpeado con fuerza
Existen tantas posibilidades de que el
equipo preparado para el año 2000 sea "IMPACTADO", como existen negocios
en el mundo, pero la mayoría de compañías siempre tienen a un pequeño grupo al
cuál acudir para tratar de resolver los problemas que se presentan y servir
como moderadores para la priorizar las medidas a tomar, ante eminentes amenazas
durante la marcha. El IMPACTO podría afectar tanto a personas de la Oficina del
Programa para el año de 2000, como al resto del personal del negocio. Algunas
compañías están creando determinados equipos de IMPACTO en cada unidad del
negocio; buscando a personas de entre los empleados de secciones y unidades del
negocio.
Prueba
del plan de contingencia
"Si no puede probarlo, no tiene un
plan," dice Vaccaro.
Para riegos menores o áreas de bajo
impacto, una prueba de escritorio puede ser suficiente. Esta es una manera de
asegurar el funcionamiento de la lista de recursos que usted requiere describir
en el plan de contingencia, para que esté tenga efecto. Si se tiene los
recursos disponibles y las personas capacitadas, el plan pasa.
En áreas de alto impacto y de alto
riesgo, probablemente quiera consultar con más personas para realizar una
prueba manual.
Documentar
los planes
Se debe documentar cada uno de los planes
para cada línea del negocio, así como el plan Maestro de la Oficina del
Programa del año 2000. En el BankBoston por ejemplo, cada línea de negocio
tiene a un funcionario responsable del plan, quién informará en forma oportuna
cuando una voz de alertase de.
No
se olvide de sus compañeros
"El mundo externo es nuestro mayor
riesgo," dice Iacino. ¿Si "Cirrus", una máquina de los cajeros
automáticos conectada a una red de computadoras queda fuera de servicio, qué
podríamos hacer?
Si se presenta una emergencia en los
bancos por dinero efectivo, por ejemplo, se puede planear de forma contingente
el funcionamiento con la Reserva Federal acumulando dinero efectivo de
antemano. "Es un asunto de suministro en cadena," dice.
Ventajas del Aprendizaje
La comprobación de un plan de
contingencia fortalecerá su estado de respuesta para el año de 2000.
"Los costos de implementación de
planes de contingencia son altos," dice Jim Jones, Director del Grupo del
año 2000 para el Foro del Manejo de la Información en Atlanta. " Pero
cuando se reciben solicitudes para la comprobación de planes de contingencia
que se elevan a $3 millones, pensaría que la comprobación es cara,
implementando esto por una semana podría costarle $10 millones."
Monografías
