Trabajo
Práctico sobre el correo electrónico
Alumno: Lucas
Carrizo
Profesor: Martinez
Ofimática: equipo que se utiliza para generar, almacenar,
procesar o comunicar información en un entorno de oficina. Esta información se
puede generar, copiar y transmitir de forma manual, eléctrica o electrónica.
El rápido crecimiento del sector
servicios dentro de la economía, iniciado a mediados de la década de los
setenta, ha creado un nuevo mercado de equipos de oficina de tecnología
avanzada. La creciente incorporación de microchips y microcircuitos a los
equipos ha difuminado la frontera entre el ordenador o computadora y el resto
de la maquinaria. Todas las máquinas de oficina modernas (máquinas de escribir,
dictáfonos, fotocopiadoras, equipos telefónicos y calculadoras, entre otras)
contienen un microprocesador.
En la actualidad, los ordenadores
(independientes o conectados a una red) equipados con programas especializados
realizan tareas de telecopia, fax, correo de voz o telecomunicaciones, que
anteriormente eran realizadas por otros equipos. Las computadoras, además de
haber sustituido prácticamente a las máquinas de escribir, a las calculadoras y
a los equipos de contabilidad manual, realizan también tareas de diseño
gráfico, de planificación, de producción y de diseño de ingeniería.
Preparación de los documentos
Los documentos de oficina son,
generalmente, registros producidos mecánica o electrónicamente (por ejemplo,
cartas, hojas de cálculo, informes y facturas). Se realizan en equipos tales
como máquinas de escribir, procesadores de texto y computadoras, y se pueden
guardar en papel o en soporte electrónico.
Máquinas de escribir
La máquina de escribir manual, que
se empezó a utilizar en 1870, ha desaparecido prácticamente de la oficina
moderna, siendo sustituida por la máquina eléctrica o electrónica, el
procesador de textos específico y los programas de tratamiento de textos para
computadoras. La máquina de escribir eléctrica utiliza caracteres metálicos
moldeados individualmente o una bola giratoria con caracteres en relieve que
golpean sobre una hoja de papel a través de una cinta tintada, produciendo la
estampación del carácter sobre el papel. Muchas máquinas de escribir tienen un
segmento de cinta independiente que elimina la impresión del papel y permite
así al usuario borrar texto.
Las máquinas de escribir eléctricas
han sido sustituidas, a su vez, por máquinas electrónicas equipadas con una
memoria interna capaz de almacenar desde un par de líneas de texto hasta más de
40.000 caracteres. Esta capacidad de memoria permite al usuario, por ejemplo,
hacer copias de una misma carta con diferentes direcciones. Las máquinas
electrónicas son un híbrido entre las máquinas de escribir eléctricas y los
ordenadores. Al disponer de un microprocesador, permiten al usuarios centrar
cabeceras, alinear números decimales en tablas numéricas y detectar palabras
que no se encuentran en el diccionario de ortografía. La mayoría de las
máquinas electrónicas también permiten visualizar el texto en una pequeña
pantalla de cristal líquido antes de su impresión.
Procesadores de textos
A principios de la década de 1980
aparecieron los procesadores de textos, es decir, computadoras diseñadas
exclusivamente para el tratamiento de textos. Los procesadores de textos
específicos, al igual que el software
de tratamiento de textos de los ordenadores personales, presentan muchas
funciones de edición que facilitan el manejo del texto, como la capacidad de
insertar texto en cualquier punto de un documento, de borrar, de cortar y pegar
texto (mover bloques de texto a otro punto) y de buscar y sustituir partes del
mismo. Estas funciones permiten al usuario realizar múltiples cambios en un
documento sin necesidad de tener que reescribirlo. Además, el software de tratamiento de textos puede
incorporar una función de composición de tipos de letra y otra de diseño de
página para permitir al usuario diseñar electrónicamente la página a imprimir,
dando paso a la actividad de oficina conocida como autoedición.
El texto editado por el procesador
de textos se almacena en un disco magnético o similar para su uso posterior, o
se envía a una impresora para producir un documento en papel (copia impresa).
Computadoras u ordenadores
Durante la primera mitad del siglo
XX, las tareas financieras y de contabilidad se realizaban manualmente o con
máquinas contables, de facturación, de tabulación o similares. Hacia 1950,
estas máquinas fueron sustituidas por ‘mainframes’, costosas máquinas de gran
tamaño y alta velocidad que requerían operadores especiales y una instalación
de aire acondicionado para evitar recalentamientos. Estas máquinas, que ya sólo
se utilizan en grandes empresas que necesitan procesar un gran volumen de
datos, trabajaban en tiempo compartido, es decir, varias empresas utilizaban un
mismo mainframe y se repartían el coste del equipo. Esto garantizaba la máxima
rentabilidad de éste.
Los mainframes con terminales
remotos y monitor propio, que permitían el acceso simultáneo de muchos
usuarios, aparecieron a mediados de la década de los setenta. Sin embargo, con
la aparición del miniordenador (más pequeño y menos complejo) se pudo disponer
de una alternativa mucho más económica. Su fabricación fue posible gracias al
transistor y a la microelectrónica. Estas máquinas, que se empezaron a utilizar
en las empresas en la década de 1960, se han introducido ampliamente en el
comercio y en la administración: los terminales conectados a la unidad de
control (CPU) se encuentran bajo el control directo del usuario. Recientemente
ha irrumpido en el mercado la microcomputadora u ordenador personal (PC), que
se ha adueñado del entorno de oficina.
Las computadoras de sobremesa cada
vez son más asequibles como resultado de la adopción de la arquitectura PC,
introducida en 1981. Aunque ya prácticamente todos los empleados disponen de su
PC, resulta más rentable compartir ficheros y periféricos, como impresora,
módem y escáner. A finales de la década de los ochenta y principios de la de
los noventa, muchas empresas decidieron conectar sus PCs a una red para formar
un sistema uniforme.
La red de área local (LAN) surgió
como respuesta a la necesidad de disponer de un sistema estandarizado para
conectar las computadoras de una empresa. El método de conexión más habitual es
la unión por cable de cada computadora a la red, aunque se encuentran en fase
de investigación otras posibilidades, como el uso de rayos infrarrojos, de
ondas de radiofrecuencia y el sistema de cableado eléctrico de edificios.
Cuando las computadoras no se encuentran próximas físicamente, la conexión a una
red de área amplia (WAN) puede realizarse por vía telefónica, por microondas o
a través de un satélite de comunicaciones.
La necesidad de conectar las
computadoras entre sí ha impuesto la utilización del dispositivo periférico
denominado módem. El módem permite a dos computadoras comunicarse por teléfono
para, entre otros servicios, acceder a una base de datos, transferir ficheros y
enviar o recibir correo electrónico. Las velocidades de transmisión con este
tipo de equipo eran al principio relativamente bajas (300 baudios o bits por
segundo). En la actualidad, un módem puede operar a velocidades de 50.000
baudios y disponer de funciones de detección de errores y compresión de datos.
El escáner permite introducir
directamente en una computadora texto impreso o gráficos. Para leer el texto
primero hay que utilizar un software
de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que convierte electrónicamente
los documentos impresos en ficheros legibles por la computadora. El escáner
evita tener que escribir el texto impreso para introducirlo en la computadora.
Dictáfonos
Los dictáfonos utilizan un
micrófono y un dispositivo de grabación/reproducción para introducir voz
electrónicamente, con el fin de almacenarla en una cinta u otro medio magnético
para que después un mecanógrafo transcriba el mensaje. El equipo suele incluir
un dispositivo que se acciona con el pie y que permite al mecanógrafo parar,
retroceder, avanzar o escuchar una cinta, quedando así sus manos libres para
escribir en el teclado.
Reproducción y almacenamiento de documentos
Las máquinas de oficina para
reproducir documentos con su tamaño completo se denominan multicopistas y están
diseñadas para hacer copias. Las empresas siguen almacenando sus documentos en
papel en archivos, aunque gran parte de éstos se almacenan ya electrónicamente
o en película.
Multicopistas e impresoras
Las multicopistas modernas suelen
ser dispositivos electrostáticos que crean imágenes por medio de cargas
eléctricas y partículas de tinta en polvo o tóner. En el proceso electrofotográfico,
el método más habitual de fotocopiado, se induce electrostáticamente la imagen
especular de una página impresa sobre un cilindro de metal desde donde se
transfiere a una hoja de papel en blanco. Las velocidades de copiado oscilan
entre un par de páginas por minuto y más de 1,5 páginas por segundo. Los
equipos modernos cuentan con alimentadores, clasificadoras y grapadoras
automáticos. Hay máquinas que permiten copiar automáticamente ambas caras de un
documento, reducir o aumentar la imagen y reproducir documentos en color.
Algunas multicopistas, en lugar de
basarse en tecnología electrostática, lo hacen en la litografía por offset y
utilizan un cliché especial para producir copias. La impresión offset con
prensas pequeñas es el proceso de impresión dominante en las oficinas modernas,
sobre todo en las grandes organizaciones que disponen de un departamento
central de publicaciones con personal especializado.
Los procesos utilizados
antiguamente para hacer copias ya no se usan en las oficinas actuales, aunque a
veces se pueden encontrar en las escuelas y en otras instituciones. Estos
procesos incluyen la duplicación alcohólica, la duplicación mediante matriz o
el proceso diazoico. En la primera, un cliché con el texto entintado se
humedece con una solución alcohólica para que vaya soltando la tinta grasa y la
ceda a las hojas de papel en blanco; este proceso se repite rápidamente para
imprimir muchas copias. En la multicopista mediante matriz se crea un cliché de
papel perforado similar a una plantilla al teclear o eliminar de otra forma una
capa tintada impermeable sobre un tejido fibroso, y el cliché se sujeta al
rodillo entintador, que suelta tinta a través de las perforaciones hasta el
papel. El proceso diazoico, que utiliza papel sensible al amoníaco, todavía se
utiliza en empresas de ingeniería y estudios de arquitectura para reproducir
gráficos en formatos de papel grandes.
Impresoras conectadas a computadoras
En las oficinas se reproduce un
gran volumen de papel a través de las impresoras conectadas a las computadoras.
Entre las primeras impresoras utilizadas con PCs en el entorno de oficina se
encontraban las impresoras de margarita y las de dedal, así denominadas por la
forma de sus cabezas de impresión. A pesar de que su calidad de impresión era
comparable a la de las máquinas de escribir, resultaban lentas y permitían
reproducir texto, pero no gráficos. Más tarde fueron sustituidas por impresoras
matriciales de puntos, de chorro de tinta y láser. La impresora matricial de
puntos presenta un cabezal de 9 o 24 agujas que al golpear el papel a través de
una cinta crea dibujos de puntos que forman letras y números en múltiples
fuentes y tamaños. La impresora de chorro de tinta, que supone un avance frente
a la matricial de puntos, proporciona una resolución alta (cuanto más alta es
la resolución, mejor es la calidad de impresión) y un funcionamiento
silencioso. La impresora láser, que es el último gran avance, utiliza una
tecnología similar a la de una fotocopiadora, ofrece velocidad, una alta
resolución de más de 300 puntos por pulgada y un funcionamiento silencioso, que
la hacen prácticamente imprescindible en los procesos de autoedición.
Microfilm y microfichas
A pesar de que los documentos que
se generan por computadora se suelen almacenar como ficheros en cinta magnética
o disco, tanto estos documentos como los de papel se pueden almacenar también
en microfilm o en microfichas. El espacio que para ello se necesita es muy
reducido y el manejo y la recuperación se simplifican cuando se utiliza el
microfilmado, pues reduce fotográficamente las imágenes y crea transparencias
en miniatura que se pueden ampliar para su lectura o impresión.
Comunicaciones
Con el fax, precursor del correo
electrónico, las áreas claras y oscuras de un texto o de un gráfico se
digitalizan, es decir, se convierten en una serie de impulsos eléctricos según
un código digital. Al llegar al destinatario, la señal se reconstruye y crea
una copia de la información enviada. Ciertos tipos de fax permiten enviar
imágenes de microfilm que, a su llegada al destinatario, se reconstruyen para
dar un microfilm o una copia en papel.
El télex, sistema de intercambio de
teleimpresión de marcación directa, y el TWX (Teletypewriter Exchange) son dos
ejemplos de aplicación de la tecnología del correo electrónico. En Estados
Unidos el TWX se utiliza normalmente para la transmisión interna de mensajes y
el télex para la transmisión internacional. En ambos casos se introduce un
mensaje en un terminal tipo máquina de escribir para su envío a través de una
red de líneas telegráficas a un receptor compatible. El receptor imprime en
papel el mensaje recibido sin necesidad de operador. Algunos procesadores de
textos también pueden preparar mensajes para enviarlos a terminales TWX o télex
o a otros procesadores de texto. Los sistemas de correo electrónico basados en
computadoras son una alternativa a las comunicaciones telefónicas o al correo
interno convencional de oficina.
Correo electrónico (E-mail)
El correo electrónico se ha
convertido en elemento imprescindible en las redes de comunicación de la
mayoría de las oficinas modernas. Permite transmitir datos y mensajes de una
computadora a otra a través de la línea telefónica, de conexión por microondas,
de satélites de comunicación o de otro equipo de telecomunicaciones y mandar un
mismo mensaje a varias direcciones. El correo electrónico se puede enviar a
través de la red de área local (LAN) de la empresa o a través de una red de
comunicación nacional o internacional. Los servicios de correo electrónico
utilizan una computadora central para almacenar los mensajes y datos y
enviarlos a su destino. El usuario de un PC que desee enviar y recibir mensajes
escritos o hablados sólo necesita suscribirse a una red de correo electrónico
pública y disponer de un módem y un teléfono. Dado el enorme volumen de correo
electrónico potencial que puede generarse, se han desarrollado sistemas capaces
de particularizar el correo para cada usuario.
El correo de voz, que es un tipo
especial de sistema de correo electrónico, utiliza una tecnología relativamente
simple en una computadora para registrar, almacenar, recuperar y enviar
mensajes telefónicos. Se denomina correo de voz, porque los mensajes se graban
y se almacenan en un buzón de voz. El teléfono actúa como una computadora, pero
la información, en lugar de visualizarse en una pantalla, es leída utilizando
un vocabulario de voz pregrabada. Los sistemas están basados en chips y en software informático específico para
convertir la voz humana en bits de código digital. Estas voces digitalizadas se
almacenan en discos magnéticos y pueden recuperarse instantáneamente. El
usuario puede escuchar cualquier mensaje, dejar mensajes en un buzón de voz o
acceder a enormes bases de datos.
Teleconmutación
Las conexiones electrónicas entre
el personal de una oficina moderna pueden ser ampliadas más allá de los límites
de la oficina, hasta llegar a personas que trabajan en casa o en otras
sucursales de la empresa. Este hecho ha supuesto un gran incremento de la
teleconmutación. Según estimaciones, en 1991, 5,5 millones de trabajadores
estadounidenses trabajaban parcialmente fuera de la oficina principal, lo que
supuso un aumento del 38% en relación a 1990. Este grupo de trabajadores estaba
formado sobre todo por directivos y profesionales, y los primeros informes
sobre el aumento de la productividad entre las personas que han decidido
trabajar en sus hogares apuntan hacia un nuevo incremento de la
teleconmutación.
Otros avances de automatización
Aunque aún se siguen utilizando
algunos equipos puramente mecánicos, los modelos más avanzados de muchas
máquinas ya contienen componentes electrónicos. Estos dispositivos incluyen
equipos para manejar el correo (como franqueadoras, básculas, máquinas para
abrir, doblar e introducir las cartas en sus sobres), equipos de
direccionamiento automático, sistemas de mensajería vocal, cortadoras,
encuadernadoras y grapadoras de papel, cronógrafos y equipos para el manejo de
monedas (clasificar, contar, envolver, …).
Las calculadoras electrónicas, tanto
portátiles como de sobremesa, han sustituido prácticamente a las máquinas
antiguas puramente mecánicas. Disponen de una CPU e incorporan una pantalla de
cristal líquido, un teclado y, en algunos modelos, una función de impresión en
papel. Las calculadoras diseñadas para tareas estadísticas, de ingeniería y
científicas están programadas para realizar secuencias predeterminadas de
operaciones matemáticas de forma automática.
La automatización ha alcanzado a
las máquinas del sector comercial y científico. A finales de la década de los
ochenta, en las grandes oficinas se utilizaban máquinas para despachar correo
totalmente automatizadas. Los primeros robots utilizaban cuatro sistemas
diferentes de sensores simultáneos: cámaras de vídeo, sensores de ultrasonido,
sensores de infrarrojos y guía por inercia. Algunos robots van guiados por
cables magnéticos ocultos en el suelo. Otros se desplazan 30 m a lo largo
de un camino guía casi invisible trazado en el suelo, controlado por sensores
fotoeléctricos y que contiene las paradas y otros comandos codificados. Esta
nueva tecnología aumenta la eficacia del servicio de correo y evita la recogida
y redistribución centralizada.
Monografías
