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Curso de Access

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Agregado: 23 de ABRIL de 2000 (Por ) | Palabras: 7036 | Votar! |
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Categoría: Apuntes y Monografas > Computacin > Shareware >
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    CURSO DE ACCESS

    BASE DE DATOS

    Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto o con una finalidad. En Access, una base de datos es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra toda la informacin sobre un tema especifico, consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una coleccin de msica, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefnico

    La informacin contenida en una tablas tiene mltiples utilidades.

    Campo

    Un campo es un componente de una tabla que contiene un elemento especifico de informacin, como ejemplo, nombre apellidos, edad, sexo, etc.

    Registro

    Un registro esta compuesto por todos los campos de la tabla, de manera que un campo es una parte de un registro.

    En una tabla, las filas corresponden a los registros, los cuales son individuales; y las columnas corresponden a los campos, que son una parte nica de un registro. De manera tal que la informacin contenida en una tabla "Directorio Telefnico", podra tener la siguiente estructura:

    Nombre del Usuario

    Numero Telefnico

    Direccin

    Ramn Padilla

    555-6232

    San Salvador
    Julio Medina

    555-9878

    Soyapango
    Marvin Zelaya

    999-9856

    Apopa
    Denis Martnez

    999-2564

    Miralvalle

     

    CONOCER Y MANIPULAR EL ENTORNO DE ACCESS

    Microsoft Access es un potente sistema de administracin de bases de datos relacionales. Las bases de datos en Access son documentos combinados donde se divide la informacin por parcelas de objetos especializados. As, por ejemplo, como elemento primario de informacin se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse otros elementos relacionados a las tablas como formularios, consultas, informes, entre otros.

    Tablas

    Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia stas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la informacin contenida en dicha tabla. Es decir, una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar informacin.

    Consultas

    Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa ndole relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.

    Formularios

    Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que nos permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace ms ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, Access recupera en l los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma automtica por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarce en la tabla visualizando toda la informacin y realizando operaciones sobre los registros.

    Informes

    Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas as tambin como etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen clculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catlogos.

    Todos los elementos anteriores (y algunos mas) estn organizados en Access en la ventana Base de Datos como se muestra en la siguiente figura:

     

    Autoevaluacin.

    Subraye la respuesta correcta.

    1. Nombre del componente que corresponde a la columna de una tabla y que contiene un elemento especifico de informacin, por ejemplo: nombre apellidos, edad, sexo, etc.
    2. A) Base de datos B) Registro C) Campo D) Ninguna

    3. Parte de una tabla que esta compuesto por todos los campos y que corresponde a las filas.
    4. A) Registro B) Campo C) Tabla D) Ninguna

    5. Potente sistema de administracin de base de datos relacionales. Utiliza documentos combinados donde se divide la informacin por parcelas de objetos especializados
    6. A) Microsoft Access B) Base de datos C) Registro D) Ninguna

    7. En una base de datos constituye el elemento primario de informacin.
    8. A) Macros B) Formularios C) Informes D) Ninguna

    9. Se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Permiten, realizar operaciones de muy diversa ndole relacionadas con los datos contenidos en la tabla.
    10. A) Consultas B) Access C) Tablas D) Ninguna

    11. Se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas as tambin como etiquetas.

    A) Formularios B) Informes C) Registro D) Ninguna

     

    CREAR UNA BASE DE DATOS

    Al iniciar Microsoft Access 97 aparece automticamente un cuadro de dialogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente.

    Para crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente para bases de datos.

    Cuadro de dialogo inicial de Access.

     

    • Crear una base de datos sin usar el asistente (Base de Datos en Blanco)

    Este mtodo nos permite crear una base de datos en blanco y agregarle posteriormente las tablas, formularios, informes y otros elementos.

    Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos:

    1. (a) Si tiene a la vista el cuadro de dialogo inicial de Access, haga clic en Base de datos en blanco y despus en aceptar.

     

    (b) Si no tuviera en pantalla el cuadro de dialogo inicial, pulse en el botn Nueva base de datos en el men archivo, luego pulse en el icono Base de datos en blanco.

    Ficha General para crear una base de datos en blanco

     

    1. Despus de haber seleccionado la opcin 1(a) 1(b) pulse en Aceptar
    2. Especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos y pulse en Crear

    En ese momento se creara la nueva base de datos y estar lista para que usted agregue los elementos que necesite.

    • Crear una Base de datos usando el Asistente para bases de datos

    (Asistente para bases de datos)

    Para crear una base de datos usando el Asistente seguiremos estos pasos:

    1. (a) Despus que aparece el Cuadro de dilogo inicial cuando iniciamos Microsoft Access 97 seleccione la opcin Asistente para bases de datos y pulse aceptar.
    2. (b) Si ya hay abierta una base de datos o si en ese momento no le aparece el cuadro de inicio, pulse en el botn Nueva base de datos en el men archivo.

      En la ficha Base de Datos pulse dos veces en el icono correspondiente a la base de datos que desee crear. Como se muestra en la siguiente figura.

    3. Especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos en el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos.
    4. Pulse el botn Crear y siga las indicaciones del Asistente para crear un modelo de
    5. Base de datos como punto de partida.

    6. Despus que aparece el cuadro de bienvenida del Asistente haga clic en el botn Siguiente, aparece un segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que le interesen dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que le interesen activando o desactivando las correspondientes casillas de seleccin. Si activa la casilla Si, incluir datos de ejemplo, las tablas aparecern con informacin de ejemplo que puede servirle de gua.

    1. En la siguiente pagina puede elegir uno de los estilos predeterminados para la
    2. presentacin e introduccin de datos. Elija el tipo apropiado y pulse en Siguiente.

       

    3. La siguiente pagina es donde se elige un tipo predeterminado para los informes, elija el tipo que estime mas apropiado y pulse Siguiente.
    4. Escriba el ttulo de la base de datos en la penltima pagina del asistente, pulse

    Siguiente y despus Terminar.

    En ese momento el asistente pondr en marcha su maquinaria para la creacin de la

    base de datos con los parmetros especificados.

    EJERCICIO DE APLICACIN.

    A continuacin crea una base de datos sin usar el Asistente y asigna el nombre de: "Control de notas". Esta base de datos ser utilizada en todo el desarrollo del manual como un ejercicio de referencia.

    CREACION DE TABLAS

    Como ya se haba visto, una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto; como un inventario o un control de clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitar la duplicacin de datos, al tiempo que reducir el riesgo de errores de la entrada de datos. La organizacin de filas(registros) y columnas(campos) queda siempre patente en Access.

    • Crear una Tabla
    1. Antes de crear una Tabla debemos abrir la base de datos en la cual crearemos la
    2. nueva tabla, luego debemos asegurarnos de tener activada la ventana Base de datos en la ficha Tablas como se muestra en la siguiente figura:

    3. Despus de haber seleccionado la Ficha Tablas en la ventana Base de datos
    4. pulsamos Nuevo

    5. Posteriormente se mostrara el cuadro de dialogo Nueva Tabla. En Access 97 existen

    cuatro formas de crear una tabla en blanco (vaca).

    • Vista Hoja de datos
    • Vista Diseo
    • Asistente para tablas
    • Importar Tabla
    • Vincular tabla

    Cuadro de dialogo Nueva Tabla

     

    • Crear una tabla usando "Vista hoja de datos"

    Usando este procedimiento se crea una tabla automticamente. Cuando se usa esta opcin Access nos presenta una hoja de datos en blanco pariendo de la introduccin de informacin directamente.

    A continuacin veamos cual seria el procedimiento a seguir:

    1. Asegrese de tener abierta la base de datos en la cual crear la tabla
    2. Active la ficha Tablas y pulse en Nuevo.
    3. En el cuadro de dilogo Nueva Tabla pulse en la opcin Vista hoja de datos, aparecer una hoja de datos en blanco con veinte columnas(campos) y treinta filas (registros). En ese momento los campos tendrn nombres predeterminados como: Campo1, Campo2, Campo3, etc.
    4. Vista Hoja de datos

    5. Cambie el nombre de cada campo o columna que va a utilizar de la siguiente manera:
    • Pulse dos veces en el nombre de la columna(campo)
    • Escriba el nuevo nombre del campo
    • Presione Enter / Intro
    1. Cuando se utiliza este procedimiento aparecen de manera predeterminada veinte campos(columnas), si desea agregar mas campos debe hacer lo siguiente:
    • Pulse en la columna situada a la derecha del lugar que desea insertar la nueva columna.
    • En el men Insertar , elija Columna
    • Luego, cambie el nombre del campo como se describe en el paso 4
    1. Una ves que ha cambiado los nombres a los campos que va a utilizar, pulse en la opcin Guardar del men Archivo, las columnas o campos a los que no les haya cambiado el nombre se eliminaran al guardar la tabla y cerrar la vista Hoja de datos.
    2. Despus de guardar la hoja de datos, Access le preguntar si desea crear una clave principal, si no ha introducido datos que puedan utilizarse para identificar de forma exclusiva cada registro de la tabla se recomienda elegir Si, aunque esta opcin se utiliza de manera mas frecuente en aquellos casos que se fuera a utilizar relacin de bases de datos.
    • Crear una tabla usando "Vista diseo"

    Al utilizar esta opcin se especifican todos los detalles partiendo desde cero. Los pasos a seguir son los siguientes:

    1. Asegrese de tener abierta la base de datos en la cual crear la nueva tabla. Luego active la ventana Base de datos y pulse en el ficha Tablas.
    2. Pulse en el botn Nuevo en la Ficha Tablas
    3. Pulse en la opcin Vista diseo en el cuadro de dialogo Nueva Tabla
    4. El siguiente paso es definir cada uno de los campos de la tabla. En este momento, preocpese solamente por establecer los nombres de los campos, procurando escribirlos de acuerdo a un orden especifico, ya que ese es el orden en el que quedarn en la tabla, porque si bien es cierto se puede modificar el orden posteriormente, es bueno establecer un orden desde la creacin de la tabla.
    5.  

    6. Si lo desea puede establecer un campo de clave principal, antes de guardar la tabla. Aunque Access le dar la oportunidad de hacerlo posteriormente.
    7. Cuando haya digitado los nombres de los campos la tabla estar preparada. Pulse en la opcin Guardar en el men Archivo, establezca un nombre y una ubicacin para la nueva tabla.
    • Crear un tabla usando el "Asistente para tablas"

    Para crear una tabla usando el Asistente siga estos pasos:

    1. Asegrese de abrir la base de datos en la que desea crear la tabla.
    2. Active la ventana Base de datos, pulse en la ficha Tabas, y luego pulse en el botn Nuevo.
    3. Pulse en la ficha Tablas y despus en el botn Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de dialogo Nueva tabla
    4. Pulse la opcin Asistente para tablas y luego en Aceptar.
    5. La primera pagina del asistente para tabla le muestra una lista de tablas de ejemplo con sus respectivos campos. Usted podr escoger los campos que crea convenientes para su nueva tabla. Una vez seleccionados los campos que utilizara, podr modificar el nombre de los mismos.
    6.  

       

    7. En la siguiente ventana usted podr establecer un nombre para la nueva tabla. Si usted lo desea, Access puede crear una clave principal por usted. Podr activar o desactivar esta opcin en la parte inferior del cuadro de dialogo.
    8. En esta parte Access deber especificar si la tabla tiene relaciones con otras tablas o si desea modificar las relaciones que ya tiene. En algunos casos especiales Access creara relaciones de manera automtica.
    9. En la ultima pagina del asistente podr elegir entre Introducir datos directamente a la tabla, Modificar el diseo de la tabla o Introducir datos usando un formulario que crea el asistente. Seleccin la opcin adecuada, segn sea el caso, y luego haga clic en el botn Terminar.
    • Crear una tabla usando la opcin "Importar tabla"

    Esta es una poderosa herramienta que permite crear una nueva tabla en Access a partir de una tabla ya creada en otro programa; siempre que esta tenga un formato vlido de tabla, es decir, el archivo a importar debe tener una estructura que sea reconocida por Access como una tabla. Puede ser un archivo de tipo: texto, dBase III, dBase IV, dBase V , Microsoft FoxPro, Microsoft Foxpro 3.0, Bases de datos de ODBC, entre otros.

    Microsoft Access utiliza el Motor de Base de datos Jet para realizar la conversin a una tabla de Microsoft Access.

    Los pasos a seguir para importar una tabla son los siguientes:

    1. Asegrese de abrir la base de datos en la que se crear la nueva base de datos producto del archivo a importar
    2. Pulse en la ficha Tablas y luego en el botn Nuevo.
    3. Selecciones la opcin Importar tabla.
    4. En ese momento aparecer la ventana Importar, en la que seleccionar el archivo a importar, para lo cual, usted deber saber el nombre y la ubicacin dicho archivo.
    5. Debe tener en cuenta el tipo de archivo que va a importar, y especificarlo en la opcin Tipo de archivo, para que el archivo aparezca en la lista.
    6. Haga clic en el archivo especificado y luego en Importar.
    7. Despus de realizar el paso anterior, aparecer una ventana, indicando si el archivo se import correctamente o no. Si se import sin ningn problema se crear automticamente una tabla, solo tiene que cerrar la ventana Importar para visualizarla y empezar a trabajar con ella; si le muestra un mensaje indicando que el archivo no se import correctamente significa que el Motor de base de datos Jet no pudo reconocer un formato valido de tabla y no podr importar el archivo.

     

    EJERCICIO DE APLICACIN.

    En la base de datos "Control de notas" que se creo anteriormente, crea una tabla utilizando el mtodo Vista diseo. Asigna el nombre de "Primer trimestre" a la nueva tabla. Siempre en la vista diseo agrega los siguientes campos: Grado, Clave, Apellidos, Nombre, Profesor, Asignatura, Act1, Act2, Act3, Prom70, Examen, Prom30, NotaFinal, Conducta, Asistencia y Comentarios. En este momento solo escribe los nombres de los campos que se mencionan. En la prxima actividad estableceremos que tipo de campo que tendr cada uno de ellos, as tambin como algunas de sus propiedades.

    El objetivo de esta actividad es crear una tabla por medio de la cual se lleve un control de notas de alumnos. La tabla contendr informacin general de los alumnos. Atienda las indicaciones del instructor para saber las especificaciones de cada campo.

    TRABAJAR CON CAMPOS

    Una ves creada la tabla, es posible modificar la estructura; es decir, cambiar las especificaciones de los campos que la componen. La mayora de estas acciones se llevaran a cabo en la Vista Diseo. En esta parte se establecern parmetros o caractersticas especficas para cada campo, algo muy importante para el adecuado manejo de las tablas.

    • Tipos de campos

    A continuacin se muestran los tipos de campos que soporta Access para las tablas, as tambin como caractersticas y el tipo de dato que se puede almacenar en ellos.

    TIPO DE CAMPO

    DESCRIPCIN

    Texto

    En este tipo de campo se puede almacenar texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos, como los nmeros de telfono o cdigos postales. Este campo puede soportar un mximo de 255 caracteres, aunque el tamao se puede controlar en la propiedad Tamao del campo que se vera a continuacin

    Memo

    Se utiliza para almacenar texto extenso o de gran longitud, como notas o descripciones. Tambin puede llevar combinacin de texto y nmeros. Puede soportar hasta 65535 caracteres.

    Numrico

    Se utiliza para almacenar datos numricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemticas, excepto operaciones monetarias(para este tipo de operaciones se utiliza el tipo de campo Monetario), utilizaremos la propiedad Tamao del campo para definir el tipo numrico especificado

    Fecha/Hora

    Sirven para almacenar fechas y horas. Puede establecer valores de fecha y hora desde el ao 100 hasta el 9999. Los formatos se establecern en la propiedad Formato correspondiente a este tipo de campo.

    Moneda

    Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los nmeros almacenados en este tipo de campo se tiene una precisin de 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha.

    Autonumerico

    Este tipo de campo almacena exclusivamente nmeros secuenciales (en incrementos de uno), o nmeros aleatorios insertados automticamente por Access cuando se agrega un registro.

     

    TIPO DE CAMPO

    DESCRIPCION

    Si / No

    Son campos que solo contienen uno de dos valores, como: Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado

    Objeto OLE

    En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas, como imgenes, sonidos u otros. Incluso se puede insertar documentos de Microsoft Word u hojas de clculo de Microsoft Excel mediante el protocolo OLE.

    Hipervinculo

    Tipo de campo que sirve para almacenar hipervinculos. Un hipervinculo puede ser una ruta de acceso a una ubicacin de red local, o una direccin URL para acceder a una pagina Web.

    Asistente para bsquedas

    Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al introducir los datos de manera manual en una tabla, se inicia un asistente que permite definirlo de manera automtica.

     

    AUTOEVALUACION

    Para las siguientes afirmaciones, escriba en el parntesis de la derecha, una "V" si es verdadera o una "F" si es falsa.

    1. En el campo de tipo Texto se puede almacenar texto o combinaciones ( )
    2. de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos,

      como los nmeros de telfono o cdigos postales.

    3. En el campo de tipo Memo se almacena texto de corta longitud, las( )
    4. cantidades numricas que se almacenan en este tipo de campo pueden

      soportar operaciones matemticas.

    5. El tipo de campo Autonumrico nos sirve para almacenar valores( )
    6. monetarios

    7. En el campo de tipo Asistente para bsqueda podemos insertar( )
    8. archivos creados en Microsoft Word o Microsoft Excel

    9. Los valores predeterminados como: Si/No, Verdadero/Falso
    10. Activado/Desactivado corresponden al tipo de campo Si/No

    11. En el tipo de campo Fecha/Hora, podemos insertar cantidades ( )
    12. monetarias

    13. Las modificaciones que se hacen en el archivo original de un objeto( )

    insertado en un campo de tipo Objeto OLE, no se reflejan en Access,

    y de igual manera, los cambios que se realizan en el objeto incrustado

    en Access no se guardan en el archivo original.

    • Agregar un campo
    1. Repita los pasos del 1 al 4 del procedimiento anterior, para abrir la tabla en vista Diseo.
    2. Haga clic en la fila situada por debajo del lugar en que desea agregar el campo y pulse en la opcin Filas del men Insertar. Para agregar el campo al final de la tabla, pulse en la primera fila en blanco que este al final de la lista de campos.
    3. Haga clic en la columna Nombre del campo y escriba el nombre del campo.
    4. En la columna Tipo de datos seleccione el tipo de campo que establecer para el campo, o bien conserve el valor predeterminado (Texto)
    5. En la columna Descripcin puede introducir una breve descripcin opcionalmente.
    6. Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la seccin Propiedades del campo.
    • Trasladar un campo
    1. Abra la tabla en vista Diseo
    2. Seleccione el campo o los campos que desea trasladar.
    • Para seleccionar un campo, pulse en el selector de filas de ese campo

    • Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos.

    1. Mantenga presionado el botn del Mouse en el selector de filas (Access mostrara una barra horizontal fina justo por encima de la ultima fila seleccionada) y arrastre la barra horizontal a la fila situada justo debajo del lugar a donde desea mover los campos.

     

    • Cambiar el nombre de un campo
    1. Abra la tabla en la vista Diseo
    2. Haga doble clic en el nombre del campo que desee cambiar
    3. Escriba el nuevo nombre del campo
    4. Pulse en la opcin Guardar del men Archivo.
    • Eliminar un campo
    1. Abra la tabla en la vista Diseo.
    2. Seleccione el campo o los campos que desee eliminar usando el selector de filas.
    3. Pulse en la opcin Eliminar filas del men Edicin o en la barra de herramientas.

     

    EJERCICIO PRACTICO

    Despus de ver los procedimientos para realizar algunos de los cambios mas usuales a una tabla despus de creada, vamos a utilizar la tabla "Primer trimestre" para utilizar alguna de estas aplicaciones

    1. Inserte un nuevo campo FechaNac en la tabla. Este campo deber estar inmediatamente despus del campo Nombre y contendr la fecha de nacimiento del alumno.
    2. En el tipo de dato establezca Fecha/Hora.
    3. En la seccin Propiedades del campo, establezca la propiedad Formato en Fecha corta
    4. Luego mueva el campo Asignatura hacia la ubicacin que ocupa el campo Profesor
    5. Cambie el nombre del campo Asignatura por Materia
    6. Guarde los cambios realizados a la tabla y pase la vista a Hoja de datos
    7. Adicione un mnimo de 15 registros
    • Crear un ndice

    Los ndices son una caracterstica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma mas rpida. Access utiliza los ndices de una tabla como se utiliza un ndice de un libro: para encontrar los datos, busca la posicin de los datos en el ndice. Microsoft Access permite crear ndices basados en un campo nico o en campos mltiples. La diferencia principal entre estos dos casos radica principalmente en que los ndices de campo nico no permiten entradas duplicadas en el campo indexado; mientras que los ndices de campos mltiples permiten distinguir entre los registros en los que el primer campo seleccionado puede tener el mismo valor.

    • Como definir un ndice ?

    Un ndice se define estableciendo en Si(Sin duplicados) la propiedad Indexado de un campo. Esto se puede hacer en el momento que se esta creando la tabla o posteriormente, abriendo la tabla en vista Diseo.

    Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervinculo u Objeto OLE no pueden indexarse.

    Al establecer un campo como clave principal, se designa a ese campo como ndice (de campo nico).

    • Crear un ndice de campo nico

    Para crear un ndice de campo nico, seguiremos estos pasos:

    1. Abra la tabla en la vista Diseo.
    2. En la parte superior, seleccione el campo en el que desee crear un ndice haciendo clic en el nombre de dicho campo.
    3. En la parte inferior de la ventana, pulse el cuadro de la propiedad Indexado y seleccione en la opcin Si(Con duplicados) o Si(Sin duplicados). Seleccione Si (sin duplicados) si desea asegurarse que no existan dos registros con los mismos datos en este campo.
    • Crear un ndice de campo mltiple

    Cuando piense que va a necesitar realizar bsquedas y ordenaciones frecuentes en base a dos o mas campos a la vez, puede crear un ndice para esa combinacin de campos. Por ejemplo, si suele ordenar los registros de una tabla para los campos Apellidos y Nombres, tiene sentido crear un ndice de campos mltiples en ambos campos.

    Al ordenar una tabla por un ndice de campos mltiples, Microsoft Access, ordena primero el primer campo definido para el ndice. De manera tal que podemos ordenar una tabla en orden ascendente o descendente por mas de un campo.

    El procedimiento a seguir para crear un ndice de campo mltiple es el siguiente:

    1. Abra la tabla en la vista Diseo
    2. Pulse en el botn Indices de la barra de herramientas, o seleccione la opcin ndices del men Ver para acceder a la ventana ndices, como se muestra en la siguiente figura:
    3. Segn la figura anterior, en la primera fila en blanco de la columna Nombre del ndice, escriba el nombre para el ndice, el nombre que asigne al ndice es arbitrario, lo puede nombrar segn el nombre de uno de los campos, o utilizar algn otro nombre que estime conveniente.
    4. En la columna Nombre del campo, pulse en la flecha que le aparecer a la derecha y seleccione el campo para el primer ndice.
    5. El orden predeterminado para el ndice es Ascendente, sin embargo puede seleccionar la opcin Descendente en la columna Orden para ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente
    6. En la siguiente fila de la columna del campo, seleccione el segundo campo que va a formar parte del ndice. En ese momento debe dejar en blanco la columna Nombre del ndice, puesto que el segundo campo seleccionado corresponde al mismo ndice. Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea incluir en este ndice. Puede utilizar un mximo de diez campos.

    AUTOEVALUACION

    1. Defina que es un ndice
    2.  

      ________________________________________________________________________

    3. Escriba la diferencia que hay entre un ndice de campo nico y un ndice de campo mltiple
    4. ________________________________________________________________________

      ________________________________________________________________________

      ________________________________________________________________________

    5. En que momento resulta conveniente usar un ndice de campo mltiple.

    ________________________________________________________________________

    ________________________________________________________________________

    ________________________________________________________________________

    CONSULTAS

    • Consultas

    Las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. Entre las mas habituales estn las de examinar, modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos.

    Una caracterstica muy importante, es que las consultas pueden utilizarse tambin a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes. De esta manera, las tablas conservan su funcin principal de almacn de datos bsico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. Esto se da, ya que cuando se crea una consulta, prcticamente Access crea una nueva tabla(o una tabla virtual como se mencionaba); solo que esta tabla virtual no mostrar toda la informacin de la tabla original, si no que presentar solo los datos que cumplan con la condicin o criterios establecidos; y he ah el hecho de que pueda considerarse como una Consulta.

    El tipo de consulta mas comn es la consulta de seleccin. Una consulta de seleccin recupera datos de una tabla usando los criterios de seleccin especificados y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos, que puede utilizarce incluso para actualizar los datos de las tablas originales.

    Microsoft Access permite crear facilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar en formularios e informes.

    Los asistentes para consultas realizan casi todo el trabajo bsico automticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas

    Criterios:

    Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para identificar los registros especficos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los proveedores que utiliza su compaa, puede ver solamente los proveedores de Japn. Para ello, especifique criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo Pas contenga el valor "Japn".

    Para especificar criterios para un campo en la cuadrcula de diseo, escriba una expresin en la celda Criterios de ese campo. La expresin del ejemplo anterior ser "Japn". No obstante, puede utilizar otro tipo de expresiones, como una que muestre los registros para los cuales las ventas sean mayor que 10000. Para lo cual seria: >10000

    Para establecer criterios a una consulta deber abrirla en la vista diseo.

    • Crear consultas
    • Crear una consulta de seleccin sencilla mediante un asistente.

    El asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o mas tablas o consultas. No obstante, el asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. Para deber recurrir a disear la consulta desde el principio utilizando la vista Diseo.

    Para crear una consulta sencilla usando el asistente seguiremos los siguientes pasos:

    1. Abra la base de datos en la que crear la nueva consulta
    2. Active la ventana Base de datos y seleccione la ficha Consultas
    3. Pulse en el botn Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de dialogo Nueva Consulta
    4.  

       

    5. En el cuadro de dialogo Nueva consulta, pulse en Asistente para consultas sencillas, y despus en Aceptar. Esto har aparecer la primera pagina del Asistente.
    6.  

    7. En la lista desplegable Tablas/Consultas, elija el nombre de la tabla o consulta(asumiendo que ya exista una), en la que desea basar la nueva consulta. A continuacin seleccione los campos que va a incluir en la consulta en la seccin Campos disponibles. Utilice los botones agregar un campo o agregar todos los campos, si as lo desea.
    8. Seleccione una tabla adicional, si desea incluir campos de otra tabla e inserte los campos que desee de la misma manera.
    9. En el siguiente paso, deber establecer un nombre para la nueva Consulta. Adems, podr elegir Abrir la consulta para ver la informacin, o Modificar el diseo de la consulta.
    10. Despus de elegir una de las dos opciones anteriores, haga clic en Terminar
    • Crear una consulta sin usar el Asistente (vista Diseo)
    1. Abra la base de datos en la que desee crear la nueva consulta.
    2. Active la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Consulta y luego en el botn Nuevo.
    3. Access mostrara la vista Diseo para una consulta e inmediatamente se activara el cuadro de dialogo Mostrar tabla.
    4. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla debe seleccionar las tablas o consultas que desee incluir. Para hacer esto, solo debe hacer clic en cada tabla o consulta que desee insertar y luego hacer clic en el botn Agregar.
    5. Cuando haya insertado las tablas y/o consultas con las que creara su nueva consulta, pulse en el botn Cerrar.
    6. Ahora debe agregar los campos que utilizara en su nueva consulta; solo tiene que arrastrar los nombres de los campos desde la parte superior hasta las columnas de las cuadriculas de diseo en la parte inferior colocndolo en la parte correspondiente a Campo
    7.  

    8. Despus que ha pegado los campos que va a utilizar en la nueva consulta, deber establecer el orden que tendr cada campo: ascendente o descendente o si no desea ordenarlo.
    9. Inmediatamente debajo de la casilla Orden esta la casilla de verificacin Mostrar. Ah podr Activar o desactivar la casilla si desea mostrar o no el campo.
    10. El siguiente paso consiste en establecer los criterios, los que definirn los datos que se mostrarn. Mediante la opcin Criterios podr depurar la informacin que se mostrara en la consulta.
    11. Para guardar la consulta, haga clic en la opcin Guardar del men Archivo, establezca un nombre para la consulta y pulse en Aceptar.
    12. Para ver el resultado de la consulta, pulse en el icono Vista de la barra de herramientas.

     

    AUTOEVALUACION

    1. Defina que es una consulta
    2. _______________________________________________________________________

      _______________________________________________________________________

      _______________________________________________________________________

    3. Defina que es un criterio
    4. _______________________________________________________________________

      _______________________________________________________________________

      _______________________________________________________________________

       

    5. Defina con sus propias pallabas porque una tabla puede considerarse una tabla virtual.

    ________________________________________________________________________

    ________________________________________________________________________

    EJERCICIO PRACTICO

    En el siguiente ejercicio se crearan consultas a partir de la tabla "Primer trimestre" con ayuda del instructor.

    1. Crear una consulta sin usar el Asistente. Dicha consulta deber tener criterios que permita presentar aquellos registros de los alumnos que sean de sptimo grado
    2. Crear una consulta sin usar el Asistente que permita visualizar los registros de los alumnos de la materia de Matemtica
    3. Crear una consulta que muestre los registros de los alumnos que han reprobado con una nota menor que 6 la Nota Final

     

    FORMULARIOS

    Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creacin de diseos personalizados para la captura y visualizacin de datos de las tablas. La mayora de la informacin de una tabla proviene de los registros originales de una tabla, aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseo. Tal es el caso de elementos grficos, de texto, o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo para hacer mas esttico el formulario como objetos de dibujo, un logotipo de la empresa, lneas, etc.

    El vinculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos grficos denominados controles. El tipo mas comn de control es el cuadro de texto

    • Creacin de Formularios

    A la hora de crear un Formulario, como es habitual en Access, existen bsicamente dos formas alternativas: utilizar el Asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso; o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo recurrir a la ventana diseo.

    Para el caso de los Formularios, resulta mejor usar el Asistente, ya que realiza automticamente todo el trabajo bsico, ahorrndonos una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza el asistente, Access solicita al usuario toda la informacin necesaria y crea un diseo basado en dicha informacin. Aun teniendo experiencia en la creacin de formularios, resulta mas practico utilizar el asistente y proceder despus a cambiar a la vista Diseo para hacer modificaciones que sirvan para terminar de personalizar el diseo bsico creado.

    • Crear un formulario usando el asistente

    Crear un formulario usando el asistente es la forma mas simple y eficaz de crear un formulario, a continuacin veamos cuales son los pasos para crearlo:

    1. Abra la base de datos en la que va a crear el formulario.
    2. Active la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Formularios y luego pulse en el botn Nuevo.
    3. En el cuadro de dialogo Nuevo formulario haga clic en la opcin Asistente para formularios.

     

    PERSONALIZAR EL FORMULARIO

    Para personalizar el formulario debe abrirlo en la vista Diseo. Access mostrara la Ventana Diseo para formularios donde podr personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos.

    En general, la tarea del diseo de un formulario se basa en las siguientes acciones:

    • Utilizar la barra de herramientas y el men Formato para cambiar las fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o lneas y aplicar colores o efectos especiales.
    • Alinear los controles con las reglas
    • Situar los controles en la seccin Detalle o en cualquier otra seccin del formulario

    El numero de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseo general y los controles especficos de un formulario es realmente impresionante. En este apartado nos ocuparemos de describir algunos procedimientos generales para utilizar las opciones mas sencillas, a muchas de las cuales se accede por medio del men Formato o la barra de herramientas.

    A continuacin se describen los pasos para realizar ciertos cambios a los controles de un formulario.

     

    • Para cambiar el aspecto de un cuadro de texto:
    1. Haga clic en el control que desee modificar para seleccionarlo
    2. Luego puede modificar el aspecto del control seleccionando en la barra de herramientas las diferentes opciones referidas a la fuente(formato, tamao, etc. ). Puede utilizar las opciones de la barra de herramientas de igual manera que se hace en Microsoft Word o Microsoft Excel(alinear texto, letra cursiva, negrita, etc.)
    • Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos:

    1. Para dar formato al formulario completo pulse en el selector de formulario

    2. Seleccione la opcin Autoformato del men Formato para acceder al cuadro de dialogo Autoformato
    3.  

       

       

    4. Haga clic en uno de los formatos predefinidos para seleccionarlo
    5. Haga clic en el botn Aceptar.

     

    • Para agregar un campo al formulario:
    1. Para que Access le muestre la lista de campos disponibles, haga clic en la opcin Lista de campos del men Ver.
    2. Haga clic en el nombre del campo a insertar y arrstrelo directamente al formulario para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo

     

    EJERCICIO PRACTICO

    Hasta esta etapa ya podemos crear tablas y consultas. El siguiente paso es a creacin de formularios. Los formularios pueden ser creados a partir de una tabla o una consulta.

    Desarrolle el ejercicio que se describe a continuacin con ayuda del instructor.

    1. Desarrolle un formulario usando como origen de datos la tabla "Primer trimestre"
    2. Desarrolle un formulario usando como origen de datos la consulta que muestra los alumnos de sptimo grado.
    3. Utilice la barra de herramientas y el men Formato para cambiar la presentacin de los controles y darle formato al formulario
    4. Alinear los controles en diferentes ubicaciones en el rea Detalle

     

    INFORMES

    Si bien es cierto, los Formularios solucionan en gran medida el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen un mtodo eficaz para realizar la impresin en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.

    Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en un formato especifico. Con los informes se puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con exactitud la forma en que ha de presentarse la informacin en pantalla o en las paginas impresas.

    Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imgenes.

    La mayor parte de la informacin en un informe proviene de una tabla o consulta. El resto de la informacin es esttica y se almacena como parte del diseo del informe.

    Al igual que en los formularios, el vinculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles.

    • Crear un informe

    Al igual que en los formularios, el Asistente acelera en gran medida el proceso de creacin, ya que realiza automticamente todo el trabajo bsico, ahorrndonos mucho tiempo.

    1. Abra la base de datos en la que desea agregar el informe
    2. Una vez activada la ventana Base de datos, pulse en la ficha Informes y luego
    3. en el botn Nuevo.

       

    4. Haga clic en la opcin Asistente para informes.
    5. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
    6. Haga clic en el botn Aceptar para hacer aparecer la primera pagina del Asistente.
    7. Al igual que en los formularios, selecciones los campos que desea incluir en su informe. Utilice los botones agregar (4 ) o agregar todos (8 ) , para determinar cuales son los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.
    8. En la siguiente pagina del asistente podr elegir un nivel de agrupamiento, que funciona como un encabezado para el informe.
    9.  

    10. En el siguiente paso, debe asignar una ordenacion para el informe. Puede elegir entre una ordenacin ascendente o descendente y lo puede hacer hasta por cuatro campos.
    11. A continuacin debe especificar el tipo bsico de diseo (En columnas, Tabular, o Justificado).
    12. Establecer orientacin (Vertical u Horizontal)
    13. Seleccionar el estilo de presentacin, en una lista de estilos predefinidos. Utilice la ventana de la izquierda para hacerse una idea de a que corresponde cada una de las opciones.
    14. En la ultima pagina del asistente puede asignar el nombre que desea asignar al Informe, as como determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la vista diseo para modificar la estructura creada por el asistente. Elija la opcin apropiada y haga clic en Aceptar.
    • Establecer mrgenes, orientacin de pagina y otras opciones de configuracin de pagina.
    1. Abra el informe en cualquiera de sus vistas.
    2. Haga clic en la opcin Configurar pagina en el men archivo, para acceder al cuadro de dialogo Configurar pagina.
    3. Pulse en las fichas que se indican a continuacin para configurar las opciones apropiadas.
    • Mrgenes. En esta ficha se establecen los mrgenes y se especifica imprimir solo datos
    • Pagina. Aqu se configura la orientacin, tamao de papel y la impresora
    • Columnas. Se establece el numero, tamao y diseo de columnas.
    1. Pulse en Aceptar para establecer los cambios realizados.

    Access guarda las opciones de configuracin establecidas junto con el informe, de modo que solo necesitara establecerlas una vez para cada informe.

     

    • Imprimir un informe

    Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que compruebe los mrgenes, la orientacin de la pagina y otras opciones de configuracin de la pagina.

    Cuando desee imprimir un informe, siga los siguientes pasos:

    1. Abra el informe que desea imprimir en la Vista Diseo, Vista Preliminar o Vista previa del diseo.
    2. Elija Imprimir en el men archivo. Se mostrara el cuadro de dialogo Imprimir.
    3. Establezca las opciones apropiadas.
    • Especifique el impresor correcto
    • En el apartado Intervalo de impresin, especifique todas las paginas o el intervalo de paginas que desea imprimir.
    • En el apartado Copias, especifique el numero de copias y si desea que se intercalen o clasifiquen por documentos completos
    1. Pulse en el botn Aceptar.

    EJERCICIO PRACTICO

    En el ejercicio siguiente debe crear un informe tomando como origen de datos la consulta que muestra los alumnos reprobados. Tome en cuenta las siguientes especificaciones:

    • En el informe solo debe incluir los campos Clave, Apellidos, Nombre, Materia y NotaFinal
    • El orden que tendrn los registros ser: Apellidos, Nombre, NotaFinal
    • Establezca la orientacin del informe en vertical.
    • Defina el estilo en Corporativ
     
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