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CURSO DE ACCESS
BASE DE DATOS
Una base de datos es un conjunto de
información relacionada con un asunto o con una finalidad. En Access, una base de datos
es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra toda la información sobre un
tema especifico, consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una colección de
música, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico
La información contenida en una tablas
tiene múltiples utilidades.
Campo
Un campo es un componente de una tabla
que contiene un elemento especifico de información, como ejemplo, nombre apellidos, edad,
sexo, etc.
Registro
Un registro esta compuesto por todos los
campos de la tabla, de manera que un campo es una parte de un registro.
En una tabla, las filas corresponden a
los registros, los cuales son individuales; y las columnas corresponden a los campos, que
son una parte única de un registro. De manera tal que la información contenida en una
tabla "Directorio Telefónico", podría tener la siguiente estructura:
Nombre del Usuario |
Numero Telefónico |
Dirección |
| Ramón Padilla |
555-6232 |
San Salvador |
| Julio Medina |
555-9878 |
Soyapango |
| Marvin Zelaya |
999-9856 |
Apopa |
| Denis Martínez |
999-2564 |
Miralvalle |
CONOCER Y MANIPULAR EL ENTORNO DE ACCESS
Microsoft Access es un potente sistema de
administración de bases de datos relacionales. Las bases de datos en Access son
documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos
especializados. Así, por ejemplo, como elemento primario de información se encuentran
las tablas. Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse otros
elementos relacionados a las tablas como formularios, consultas, informes, entre otros.
Tablas
Aunque las tablas se crean de manera
independiente, pueden crearse relaciones hacia éstas que pueden estar vinculadas a la
captura o muestra de la información contenida en dicha tabla. Es decir, una ves creada la
tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar,
editar o eliminar información.
Consultas
Las consultas se utilizan para localizar
y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas
por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa índole
relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que
contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar
la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.
Formularios
Los formularios son otra herramienta
poderosa de Access que nos permite visualizar, introducir y modificar los datos de las
tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario.
Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les
muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para
Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarce
en la tabla visualizando toda la información y realizando operaciones sobre los
registros.
Informes
Los Informes se utilizan primordialmente
para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte mas apropiada para
cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas.
Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para
mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catálogos.
Todos los elementos anteriores (y algunos
mas) están organizados en Access en la ventana Base de Datos como se muestra en la
siguiente figura:
Autoevaluación.
Subraye la respuesta correcta.
- Nombre del componente que corresponde a la columna de una
tabla y que contiene un elemento especifico de información, por ejemplo: nombre
apellidos, edad, sexo, etc.
A) Base de datos B) Registro C) Campo D)
Ninguna
- Parte de una tabla que esta compuesto por todos los campos
y que corresponde a las filas.
A) Registro B) Campo C) Tabla D) Ninguna
- Potente sistema de administración de base de datos
relacionales. Utiliza documentos combinados donde se divide la información por parcelas
de objetos especializados
A) Microsoft Access B) Base de datos C)
Registro D) Ninguna
- En una base de datos constituye el elemento primario de
información.
A) Macros B) Formularios C) Informes D)
Ninguna
- Se utilizan para localizar y depurar los datos en
particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario.
Permiten, realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos
contenidos en la tabla.
A) Consultas B) Access C) Tablas D)
Ninguna
- Se utilizan primordialmente para presentar, resumir e
imprimir los datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite
realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas.
A) Formularios B) Informes C) Registro D)
Ninguna
CREAR UNA BASE DE DATOS
Al iniciar Microsoft Access 97 aparece
automáticamente un cuadro de dialogo con opciones para crear una nueva base de datos o
abrir una base de datos existente.
Para
crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente
para bases de datos.
Cuadro de dialogo inicial de Access.
- Crear una base de datos sin usar el asistente (Base de
Datos en Blanco)
Este método nos permite crear una base de datos en
blanco y agregarle posteriormente las tablas, formularios, informes y otros elementos.
Para crear una base de datos sin utilizar el asistente
seguiremos estos pasos:
- (a) Si tiene a la vista el cuadro de dialogo inicial de
Access, haga clic en Base de datos en blanco y después en aceptar.
(b) Si no tuviera en pantalla el cuadro de dialogo inicial, pulse en el
botón Nueva base de datos en el menú archivo, luego pulse en el icono Base de
datos en blanco.
Ficha General para crear una base de datos en blanco
- Después de haber seleccionado la opción 1(a) ó 1(b)
pulse en Aceptar
- Especifique un nombre y una ubicación para la base de
datos y pulse en Crear
En ese momento se creara la nueva
base de datos y estará lista para que usted agregue los elementos que necesite.
- Crear una Base de datos usando el Asistente para bases de
datos
(Asistente para bases de datos)
Para crear una base de datos usando el Asistente
seguiremos estos pasos:
- (a) Después que aparece el Cuadro de diálogo inicial cuando
iniciamos Microsoft Access 97 seleccione la opción Asistente para bases de datos y
pulse aceptar.
(b) Si ya hay abierta una base de
datos o si en ese momento no le aparece el cuadro de inicio, pulse en el botón Nueva
base de datos en el menú archivo.
En la ficha Base de Datos pulse dos veces en el icono correspondiente a la
base de datos que desee crear. Como se muestra en la siguiente figura.
- Especifique un nombre y una ubicación para la base de
datos en el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos.
- Pulse el botón Crear y siga las indicaciones del
Asistente para crear un modelo de
Base de datos como punto de partida.
- Después que aparece el cuadro de bienvenida del Asistente
haga clic en el botón Siguiente, aparece un segundo cuadro donde se presentan las
tablas propuestas y los campos dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que le
interesen dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que le interesen activando o
desactivando las correspondientes casillas de selección. Si activa la casilla Si,
incluir datos de ejemplo, las tablas aparecerán con información de ejemplo que puede
servirle de guía.
- En la siguiente pagina puede elegir uno de los estilos
predeterminados para la
presentación e introducción de datos.
Elija el tipo apropiado y pulse en Siguiente.
- La siguiente pagina es donde se elige un tipo
predeterminado para los informes, elija el tipo que estime mas apropiado y pulse Siguiente.
- Escriba el título de la base de datos en la penúltima
pagina del asistente, pulse
Siguiente y después Terminar.
En ese momento el asistente pondrá en
marcha su maquinaria para la creación de la
base de datos con los parámetros
especificados.
EJERCICIO DE APLICACIÓN.
A continuación crea una base de datos
sin usar el Asistente y asigna el nombre de: "Control de notas". Esta base de
datos será utilizada en todo el desarrollo del manual como un ejercicio de referencia.
CREACION DE TABLAS
Como ya se había visto, una tabla es un
conjunto de datos sobre un tema en concreto; como un inventario o un control de clientes.
Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, al
tiempo que reducirá el riesgo de errores de la entrada de datos. La organización de
filas(registros) y columnas(campos) queda siempre patente en Access.
- Antes de crear una Tabla debemos abrir la base de datos en
la cual crearemos la
nueva tabla, luego debemos asegurarnos de tener activada la ventana Base
de datos en la ficha Tablas como se muestra en la siguiente figura:
- Después de haber seleccionado la Ficha Tablas en la
ventana Base de datos
pulsamos Nuevo
- Posteriormente se mostrara el cuadro de dialogo Nueva
Tabla. En Access 97 existen
cuatro formas de crear una tabla en
blanco (vacía).
- Vista Hoja de datos
- Vista Diseño
- Asistente para tablas
- Importar Tabla
Vincular
tabla
Cuadro de dialogo Nueva Tabla
- Crear una tabla usando "Vista hoja de datos"
Usando este procedimiento se crea una
tabla automáticamente. Cuando se usa esta opción Access nos presenta una hoja de datos
en blanco pariendo de la introducción de información directamente.
A continuación veamos cual seria el
procedimiento a seguir:
- Asegúrese de tener abierta la base de datos en la cual
creará la tabla
- Active la ficha Tablas y pulse en Nuevo.
En el
cuadro de diálogo Nueva Tabla pulse en la opción Vista hoja de datos,
aparecerá una hoja de datos en blanco con veinte columnas(campos) y treinta filas
(registros). En ese momento los campos tendrán nombres predeterminados como: Campo1,
Campo2, Campo3, etc.Vista Hoja de datos
- Cambie el nombre de cada campo o columna que va a utilizar
de la siguiente manera:
- Pulse dos veces en el nombre de la columna(campo)
- Escriba el nuevo nombre del campo
- Presione Enter / Intro
- Cuando se utiliza este procedimiento aparecen de manera
predeterminada veinte campos(columnas), si desea agregar mas campos debe hacer lo
siguiente:
- Pulse en la columna situada a la derecha del lugar que
desea insertar la nueva columna.
- En el menú Insertar , elija Columna
- Luego, cambie el nombre del campo como se describe en el
paso 4
- Una ves que ha cambiado los nombres a los campos que va a
utilizar, pulse en la opción Guardar del menú Archivo, las columnas o
campos a los que no les haya cambiado el nombre se eliminaran al guardar la tabla y cerrar
la vista Hoja de datos.
- Después de guardar la hoja de datos, Access le
preguntará si desea crear una clave principal, si no ha introducido datos
que puedan utilizarse para identificar de forma exclusiva cada registro de la tabla se
recomienda elegir Si, aunque esta opción se utiliza de manera mas frecuente en
aquellos casos que se fuera a utilizar relación de bases de datos.
- Crear una tabla usando "Vista diseño"
Al utilizar esta opción se especifican
todos los detalles partiendo desde cero. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Asegúrese de tener abierta la base de datos en la cual
creará la nueva tabla. Luego active la ventana Base de datos y pulse en el ficha Tablas.
- Pulse en el botón Nuevo en la Ficha Tablas
- Pulse en la opción Vista diseño en el cuadro de
dialogo Nueva Tabla
- El siguiente paso es definir cada uno de los campos de la
tabla. En este momento, preocúpese solamente por establecer los nombres de los campos,
procurando escribirlos de acuerdo a un orden especifico, ya que ese es el orden en el que
quedarán en la tabla, porque si bien es cierto se puede modificar el orden
posteriormente, es bueno establecer un orden desde la creación de la tabla.
- Si lo desea puede establecer un campo de clave principal,
antes de guardar la tabla. Aunque Access le dará la oportunidad de hacerlo
posteriormente.
- Cuando haya digitado los nombres de los campos la tabla
estará preparada. Pulse en la opción Guardar en el menú Archivo,
establezca un nombre y una ubicación para la nueva tabla.
- Crear un tabla usando el "Asistente para tablas"
Para crear una tabla usando el Asistente
siga estos pasos:
- Asegúrese de abrir la base de datos en la que desea crear
la tabla.
- Active la ventana Base de datos, pulse en la ficha Tabas,
y luego pulse en el botón Nuevo.
- Pulse en la ficha Tablas y después en el botón Nuevo,
para hacer aparecer el cuadro de dialogo Nueva tabla
- Pulse la opción Asistente para tablas y luego en Aceptar.
- La primera pagina del asistente para tabla le muestra una
lista de tablas de ejemplo con sus respectivos campos. Usted podrá escoger los campos que
crea convenientes para su nueva tabla. Una vez seleccionados los campos que utilizara,
podrá modificar el nombre de los mismos.
- En la siguiente ventana usted podrá establecer un nombre
para la nueva tabla. Si usted lo desea, Access puede crear una clave principal por usted.
Podrá activar o desactivar esta opción en la parte inferior del cuadro de dialogo.
- En esta parte Access deberá especificar si la tabla tiene
relaciones con otras tablas o si desea modificar las relaciones que ya tiene. En algunos
casos especiales Access creara relaciones de manera automática.
- En la ultima pagina del asistente podrá elegir entre Introducir
datos directamente a la tabla, Modificar el diseño de la tabla o Introducir
datos usando un formulario que crea el asistente. Selección la opción adecuada,
según sea el caso, y luego haga clic en el botón Terminar.
- Crear una tabla usando la opción "Importar
tabla"
Esta es una poderosa herramienta que
permite crear una nueva tabla en Access a partir de una tabla ya creada en otro programa;
siempre que esta tenga un formato válido de tabla, es decir, el archivo a importar debe
tener una estructura que sea reconocida por Access como una tabla. Puede ser un archivo de
tipo: texto, dBase III, dBase IV, dBase V , Microsoft FoxPro, Microsoft Foxpro 3.0, Bases
de datos de ODBC, entre otros.
Microsoft Access utiliza el Motor
de Base de datos Jet para realizar la conversión a una tabla de Microsoft Access.
Los pasos a seguir para importar una
tabla son los siguientes:
- Asegúrese de abrir la base de datos en la que se creará
la nueva base de datos producto del archivo a importar
- Pulse en la ficha Tablas y luego en el botón Nuevo.
- Selecciones la opción Importar tabla.
- En ese momento aparecerá la ventana Importar, en
la que seleccionará el archivo a importar, para lo cual, usted deberá saber el nombre y
la ubicación dicho archivo.
- Debe tener en cuenta el tipo de archivo que va a importar,
y especificarlo en la opción Tipo de archivo, para que el archivo aparezca en la
lista.
- Haga clic en el archivo especificado y luego en Importar.
- Después de realizar el paso anterior, aparecerá una
ventana, indicando si el archivo se importó correctamente o no. Si se importó sin
ningún problema se creará automáticamente una tabla, solo tiene que cerrar la ventana Importar
para visualizarla y empezar a trabajar con ella; si le muestra un mensaje indicando
que el archivo no se importó correctamente significa que el Motor de base de datos Jet
no pudo reconocer un formato valido de tabla y no podrá importar el archivo.
EJERCICIO DE APLICACIÓN.
En la base de datos "Control de
notas" que se creo anteriormente, crea una tabla utilizando el método Vista
diseño. Asigna el nombre de "Primer trimestre" a la nueva tabla. Siempre en
la vista diseño agrega los siguientes campos: Grado, Clave, Apellidos, Nombre, Profesor,
Asignatura, Act1, Act2, Act3, Prom70, Examen, Prom30, NotaFinal, Conducta, Asistencia y
Comentarios. En este momento solo escribe los nombres de los campos que se mencionan. En
la próxima actividad estableceremos que tipo de campo que tendrá cada uno de ellos, así
también como algunas de sus propiedades.
El objetivo de esta actividad es crear
una tabla por medio de la cual se lleve un control de notas de alumnos. La tabla
contendrá información general de los alumnos. Atienda las indicaciones del instructor
para saber las especificaciones de cada campo.
TRABAJAR CON CAMPOS
Una ves creada la tabla, es posible
modificar la estructura; es decir, cambiar las especificaciones de los campos que la
componen. La mayoría de estas acciones se llevaran a cabo en la Vista Diseño. En
esta parte se establecerán parámetros o características específicas para cada campo,
algo muy importante para el adecuado manejo de las tablas.
A continuación se muestran los tipos de campos que
soporta Access para las tablas, así también como características y el tipo de dato que
se puede almacenar en ellos.
TIPO DE
CAMPO |
DESCRIPCIÓN |
Texto |
En este tipo
de campo se puede almacenar texto o combinaciones de texto y números, así como números
que no requieran cálculos, como los números de teléfono o códigos postales. Este campo
puede soportar un máximo de 255 caracteres, aunque el tamaño se puede controlar en la
propiedad Tamaño del campo que se vera a continuación |
Memo |
Se utiliza
para almacenar texto extenso o de gran longitud, como notas o descripciones. También
puede llevar combinación de texto y números. Puede soportar hasta 65535 caracteres. |
Numérico
|
Se utiliza
para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones
matemáticas, excepto operaciones monetarias(para este tipo de operaciones se utiliza el
tipo de campo Monetario), utilizaremos la propiedad Tamaño del campo para definir
el tipo numérico especificado |
Fecha/Hora |
Sirven para
almacenar fechas y horas. Puede establecer valores de fecha y hora desde el año 100 hasta
el 9999. Los formatos se establecerán en la propiedad Formato correspondiente a
este tipo de campo. |
Moneda |
Los campos
de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los números almacenados
en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma
decimal y 4 dígitos a la derecha. |
Autonumerico
|
Este tipo de
campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de uno), o números
aleatorios insertados automáticamente por Access cuando se agrega un registro. |
TIPO DE
CAMPO |
DESCRIPCION |
Si / No |
Son campos
que solo contienen uno de dos valores, como: Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado |
Objeto
OLE |
En este
campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas, como
imágenes, sonidos u otros. Incluso se puede insertar documentos de Microsoft Word u hojas
de cálculo de Microsoft Excel mediante el protocolo OLE. |
Hipervinculo |
Tipo de
campo que sirve para almacenar hipervinculos. Un hipervinculo puede ser una ruta de acceso
a una ubicación de red local, o una dirección URL para acceder a una pagina Web. |
Asistente
para búsquedas |
Crea un
campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un
cuadro combinado. Al introducir los datos de manera manual en una tabla, se inicia un
asistente que permite definirlo de manera automática. |
AUTOEVALUACION
Para las siguientes afirmaciones, escriba
en el paréntesis de la derecha, una "V" si es verdadera o una "F" si
es falsa.
- En el campo de tipo Texto se puede almacenar texto
o combinaciones ( )
de texto y números, así como números
que no requieran cálculos,
como los números de teléfono o códigos
postales.
- En el campo de tipo Memo se almacena texto de corta
longitud, las( )
cantidades numéricas que se almacenan en
este tipo de campo pueden
soportar operaciones matemáticas.
- El tipo de campo Autonumérico nos sirve para
almacenar valores( )
monetarios
- En el campo de tipo Asistente para búsqueda
podemos insertar( )
archivos creados en Microsoft Word o
Microsoft Excel
- Los valores predeterminados como: Si/No, Verdadero/Falso
ó
Activado/Desactivado corresponden al tipo
de campo Si/No
- En el tipo de campo Fecha/Hora, podemos insertar
cantidades ( )
monetarias
- Las modificaciones que se hacen en el archivo original de
un objeto( )
insertado en un campo de tipo Objeto
OLE, no se reflejan en Access,
y de igual manera, los cambios que se
realizan en el objeto incrustado
en Access no se guardan en el archivo
original.
Agregar un campo
Repita los pasos del 1 al 4 del procedimiento anterior,
para abrir la tabla en vista Diseño.
Haga clic en la fila situada por debajo del lugar en que
desea agregar el campo y pulse en la opción Filas del menú Insertar. Para
agregar el campo al final de la tabla, pulse en la primera fila en blanco que este al
final de la lista de campos.
Haga clic en la columna Nombre del campo y escriba
el nombre del campo.
En la columna Tipo de datos seleccione el tipo de
campo que establecerá para el campo, o bien conserve el valor predeterminado (Texto)
En la columna Descripción puede introducir una
breve descripción opcionalmente.
Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la
sección Propiedades del campo.
- Abra la tabla en vista Diseño
- Seleccione el campo o los campos que desea trasladar.
- Mantenga presionado el botón del Mouse en el selector de
filas (Access mostrara una barra horizontal fina justo por encima de la ultima fila
seleccionada) y arrastre la barra horizontal a la fila situada justo debajo del lugar a
donde desea mover los campos.
- Cambiar el nombre de un campo
- Abra la tabla en la vista Diseño
- Haga doble clic en el nombre del campo que desee cambiar
- Escriba el nuevo nombre del campo
- Pulse en la opción Guardar del menú Archivo.
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desee eliminar usando
el selector de filas.
Pulse en la opción Eliminar filas del menú Edición
o en la barra de herramientas.
EJERCICIO PRACTICO
Después de ver los procedimientos para
realizar algunos de los cambios mas usuales a una tabla después de creada, vamos a
utilizar la tabla "Primer trimestre" para utilizar alguna de estas aplicaciones
- Inserte un nuevo campo FechaNac en la tabla. Este campo
deberá estar inmediatamente después del campo Nombre y contendrá la fecha de nacimiento
del alumno.
- En el tipo de dato establezca Fecha/Hora.
- En la sección Propiedades del campo, establezca la
propiedad Formato en Fecha corta
- Luego mueva el campo Asignatura hacia la ubicación que
ocupa el campo Profesor
- Cambie el nombre del campo Asignatura por Materia
- Guarde los cambios realizados a la tabla y pase la vista a
Hoja de datos
- Adicione un mínimo de 15 registros
Crear un
índice
Los índices son una característica
de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma mas rápida. Access utiliza
los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar los
datos, busca la posición de los datos en el índice. Microsoft Access permite crear
índices basados en un campo único o en campos múltiples. La diferencia principal entre
estos dos casos radica principalmente en que los índices de campo único no permiten
entradas duplicadas en el campo indexado; mientras que los índices de campos múltiples
permiten distinguir entre los registros en los que el primer campo seleccionado puede
tener el mismo valor.
- ¿ Como definir un índice ?
Un índice se define estableciendo en Si(Sin
duplicados) la propiedad Indexado de un campo. Esto se puede hacer en el
momento que se esta creando la tabla o posteriormente, abriendo la tabla en vista Diseño.
Los campos cuyos tipos de datos sean
Memo, Hipervinculo u Objeto OLE no pueden indexarse.
Al establecer un campo como clave
principal, se designa a ese campo como índice (de campo único).
- Crear un índice de campo único
Para crear un índice de campo
único, seguiremos estos pasos:
- Abra la tabla en la vista Diseño.
- En la parte superior, seleccione el campo en el que desee
crear un índice haciendo clic en el nombre de dicho campo.
- En la parte inferior de la ventana, pulse el cuadro de la
propiedad Indexado y seleccione en la opción Si(Con duplicados) o Si(Sin
duplicados). Seleccione Si (sin duplicados) si desea asegurarse que no existan
dos registros con los mismos datos en este campo.
- Crear un índice de campo múltiple
Cuando piense que va a necesitar
realizar búsquedas y ordenaciones frecuentes en base a dos o mas campos a la vez, puede
crear un índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele ordenar los
registros de una tabla para los campos Apellidos y Nombres, tiene sentido crear un índice
de campos múltiples en ambos campos.
Al ordenar una tabla por un índice de
campos múltiples, Microsoft Access, ordena primero el primer campo definido para el
índice. De manera tal que podemos ordenar una tabla en orden ascendente o descendente por
mas de un campo.
El procedimiento a seguir para crear un
índice de campo múltiple es el siguiente:
- Abra la tabla en la vista Diseño
Pulse en
el botón Indices de la barra de herramientas, o seleccione la opción Índices
del menú Ver para acceder a la ventana Índices, como se muestra en la siguiente
figura:- Según la figura anterior, en la primera fila en blanco de
la columna Nombre del índice, escriba el nombre para el índice, el nombre que
asigne al índice es arbitrario, lo puede nombrar según el nombre de uno de los campos, o
utilizar algún otro nombre que estime conveniente.
En la
columna Nombre del campo, pulse en la flecha que le aparecerá a la derecha y
seleccione el campo para el primer índice.- El orden predeterminado para el índice es Ascendente, sin
embargo puede seleccionar la opción Descendente en la columna Orden para ordenar
los datos del campo correspondiente en orden descendente
- En la siguiente fila de la columna del campo, seleccione
el segundo campo que va a formar parte del índice. En ese momento debe dejar en blanco la
columna Nombre del índice, puesto que el segundo campo seleccionado corresponde al
mismo índice. Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea
incluir en este índice. Puede utilizar un máximo de diez campos.
AUTOEVALUACION
- Defina que es un índice
________________________________________________________________________
- Escriba la diferencia que hay entre un índice de
campo único y un índice de campo múltiple
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
- En que momento resulta conveniente usar un índice de
campo múltiple.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
CONSULTAS
Las consultas son otro tipo de objeto
de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. Entre las mas habituales
están las de examinar, modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base
de datos.
Una característica muy importante, es
que las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas, como origen de registros
para crear formularios e informes. De esta manera, las tablas conservan su función
principal de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales
personalizadas para cada tipo de tarea. Esto se da, ya que cuando se crea una consulta,
prácticamente Access crea una nueva tabla(o una tabla virtual como se mencionaba); solo
que esta tabla virtual no mostrará toda la información de la tabla original, si no que
presentará solo los datos que cumplan con la condición o criterios establecidos; y he
ahí el hecho de que pueda considerarse como una Consulta.
El tipo de consulta mas común es la consulta
de selección. Una consulta de selección recupera datos de una tabla usando los
criterios de selección especificados y los muestra en un orden determinado en una hoja de
datos, que puede utilizarce incluso para actualizar los datos de las tablas originales.
Microsoft Access permite crear facilmente
consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar en formularios e
informes.
Los asistentes para consultas realizan
casi todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de
preguntas
Criterios:
Los criterios son restricciones
impuestas en una consulta para identificar los registros específicos con los que se desea
trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los proveedores que utiliza su compañía,
puede ver solamente los proveedores de Japón. Para ello, especifique criterios que
limiten los resultados a los registros cuyo campo País contenga el valor
"Japón".
Para especificar criterios para un campo
en la cuadrícula de diseño, escriba una expresión en la celda Criterios de ese campo.
La expresión del ejemplo anterior será "Japón". No obstante, puede utilizar
otro tipo de expresiones, como una que muestre los registros para los cuales las ventas
sean mayor que 10000. Para lo cual seria: >10000
Para establecer criterios a una consulta
deberá abrirla en la vista diseño.
Crear consultas
- Crear una consulta de selección sencilla mediante un
asistente.
El asistente para consultas sencillas
crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o mas tablas o
consultas. No obstante, el asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros
recuperados mediante el establecimiento de criterios. Para deberá recurrir a diseñar la
consulta desde el principio utilizando la vista Diseño.
Para crear una consulta sencilla usando
el asistente seguiremos los siguientes pasos:
- Abra la base de datos en la que creará la nueva consulta
Active la
ventana Base de datos y seleccione la ficha Consultas
Pulse en
el botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de dialogo Nueva Consulta
En el
cuadro de dialogo Nueva consulta, pulse en Asistente para consultas sencillas, y
después en Aceptar. Esto hará aparecer la primera pagina del Asistente.
- En la lista desplegable Tablas/Consultas, elija el
nombre de la tabla o consulta(asumiendo que ya exista una), en la que desea basar la nueva
consulta. A continuación seleccione los campos que va a incluir en la consulta en la
sección Campos disponibles. Utilice los botones agregar un campo o agregar todos
los campos, si así lo desea.
- Seleccione una tabla adicional, si desea incluir campos de
otra tabla e inserte los campos que desee de la misma manera.
- En el siguiente paso, deberá establecer un nombre para la
nueva Consulta. Además, podrá elegir Abrir la consulta para ver la información,
o Modificar el diseño de la consulta.
- Después de elegir una de las dos opciones anteriores,
haga clic en Terminar
- Crear una consulta sin usar el Asistente (vista Diseño)
- Abra la base de datos en la que desee crear la nueva
consulta.
- Active la ventana Base de datos, haga clic en la
ficha Consulta y luego en el botón Nuevo.
Access
mostrara la vista Diseño para una consulta e inmediatamente se activara el cuadro de
dialogo Mostrar tabla.- En el cuadro de diálogo Mostrar tabla debe
seleccionar las tablas o consultas que desee incluir. Para hacer esto, solo debe hacer
clic en cada tabla o consulta que desee insertar y luego hacer clic en el botón Agregar.
- Cuando haya insertado las tablas y/o consultas con las que
creara su nueva consulta, pulse en el botón Cerrar.
- Ahora debe agregar los campos que utilizara en su nueva
consulta; solo tiene que arrastrar los nombres de los campos desde la parte superior hasta
las columnas de las cuadriculas de diseño en la parte inferior colocándolo en la parte
correspondiente a Campo
- Después que ha pegado los campos que va a utilizar en la
nueva consulta, deberá establecer el orden que tendrá cada campo: ascendente o
descendente o si no desea ordenarlo.
- Inmediatamente debajo de la casilla Orden esta la
casilla de verificación Mostrar. Ahí podrá Activar o desactivar la casilla si
desea mostrar o no el campo.
- El siguiente paso consiste en establecer los criterios,
los que definirán los datos que se mostrarán. Mediante la opción Criterios
podrá depurar la información que se mostrara en la consulta.
- Para guardar la consulta, haga clic en la opción Guardar
del menú Archivo, establezca un nombre para la consulta y pulse en Aceptar.
Para ver el
resultado de la consulta, pulse en el icono Vista de la barra de herramientas.
AUTOEVALUACION
- Defina que es una consulta
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
- Defina que es un criterio
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
- Defina con sus propias pallabas porque una tabla puede
considerarse una tabla virtual.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
EJERCICIO PRACTICO
En el siguiente ejercicio se crearan consultas a partir
de la tabla "Primer trimestre" con ayuda del instructor.
Crear una consulta sin usar el Asistente. Dicha consulta
deberá tener criterios que permita presentar aquellos registros de los alumnos que sean
de séptimo grado
Crear una consulta sin usar el Asistente que permita
visualizar los registros de los alumnos de la materia de Matemática
Crear una consulta que muestre los registros de los
alumnos que han reprobado con una nota menor que 6 la Nota Final
FORMULARIOS
Los Formularios son otro elemento de
Access que pueden utilizare para diferentes fines, aunque una de sus utilidades
principales es la creación de diseños personalizados para la captura y visualización de
datos de las tablas. La mayoría de la información de una tabla proviene de los registros
originales de una tabla, aunque en un formulario existen elementos que forman parte del
formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño.
Tal es el caso de elementos gráficos, de texto, o cualquier otro elemento decorativo que
funciona solo para hacer mas estético el formulario como objetos de dibujo, un logotipo
de la empresa, líneas, etc.
El vinculo entre un formulario y su
origen de registros se crea utilizando objetos gráficos denominados controles.
El tipo mas común de control es el cuadro de texto
A la hora de crear un Formulario,
como es habitual en Access, existen básicamente dos formas alternativas: utilizar el
Asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso;
o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo recurrir a la ventana diseño.
Para el caso de los Formularios, resulta
mejor usar el Asistente, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico,
ahorrándonos una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza el asistente, Access
solicita al usuario toda la información necesaria y crea un diseño basado en dicha
información. Aun teniendo experiencia en la creación de formularios, resulta mas
practico utilizar el asistente y proceder después a cambiar a la vista Diseño
para hacer modificaciones que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico
creado.
- Crear un formulario usando el asistente
Crear un formulario usando el
asistente es la forma mas simple y eficaz de crear un formulario, a continuación veamos
cuales son los pasos para crearlo:
- Abra la base de datos en la que va a crear el formulario.
- Active la ventana Base de datos, haga clic en la
ficha Formularios y luego pulse en el botón Nuevo.
- En el cuadro de dialogo Nuevo formulario haga clic
en la opción Asistente para formularios.
PERSONALIZAR EL FORMULARIO
Para personalizar el formulario debe
abrirlo en la vista Diseño. Access mostrara la Ventana Diseño para formularios
donde podrá personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos.
En general, la tarea del diseño de un
formulario se basa en las siguientes acciones:
- Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato
para cambiar las fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar
colores o efectos especiales.
- Alinear los controles con las reglas
- Situar los controles en la sección Detalle o en
cualquier otra sección del formulario
El numero de opciones disponibles a la
hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un formulario es
realmente impresionante. En este apartado nos ocuparemos de describir algunos
procedimientos generales para utilizar las opciones mas sencillas, a muchas de las cuales
se accede por medio del menú Formato o la barra de herramientas.
A continuación se describen los pasos
para realizar ciertos cambios a los controles de un formulario.
- Para cambiar el aspecto de un cuadro de texto:
- Haga clic en el control que desee modificar para
seleccionarlo
- Luego puede modificar el aspecto del control seleccionando
en la barra de herramientas las diferentes opciones referidas a la fuente(formato,
tamaño, etc. ). Puede utilizar las opciones de la barra de herramientas de igual manera
que se hace en Microsoft Word o Microsoft Excel(alinear texto, letra cursiva, negrita,
etc.)
- Para dar formato a un formulario o control utilizando
formatos predefinidos:
Para dar
formato al formulario completo pulse en el selector de formulario
- Seleccione la opción Autoformato del menú Formato
para acceder al cuadro de dialogo Autoformato
- Haga clic en uno de los formatos predefinidos para
seleccionarlo
- Haga clic en el botón Aceptar.
- Para agregar un campo al formulario:
Para que Access le muestre la lista de campos disponibles,
haga clic en la opción Lista de campos del menú Ver.
Haga clic en el nombre del campo a insertar y arrástrelo
directamente al formulario para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del
campo
EJERCICIO PRACTICO
Hasta esta etapa ya podemos crear tablas
y consultas. El siguiente paso es a creación de formularios. Los formularios pueden ser
creados a partir de una tabla o una consulta.
Desarrolle el ejercicio que se describe a
continuación con ayuda del instructor.
- Desarrolle un formulario usando como origen de datos la
tabla "Primer trimestre"
- Desarrolle un formulario usando como origen de datos la
consulta que muestra los alumnos de séptimo grado.
- Utilice la barra de herramientas y el menú Formato para
cambiar la presentación de los controles y darle formato al formulario
- Alinear los controles en diferentes ubicaciones en el
área Detalle
INFORMES
Si bien es cierto, los Formularios
solucionan en gran medida el problema de presentar los datos en pantalla para su
mantenimiento interno, no ofrecen un método eficaz para realizar la impresión en papel.
Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.
Un informe es una forma efectiva de
presentar los datos en un formato especifico. Con los informes se puede controlar el
tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite
determinar con exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o
en las paginas impresas.
Se pueden utilizar informes para crear
etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes.
La mayor parte de la información en un
informe proviene de una tabla o consulta. El resto de la información es estática y se
almacena como parte del diseño del informe.
Al igual que en los formularios, el
vinculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles.
Al igual que en los formularios, el
Asistente acelera en gran medida el proceso de creación, ya que realiza automáticamente
todo el trabajo básico, ahorrándonos mucho tiempo.
- Abra la base de datos en la que desea agregar el informe
- Una vez activada la ventana Base de datos, pulse en
la ficha Informes y luego
en el botón Nuevo.
- Haga clic en la opción Asistente para informes.
- Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que
contiene los datos en los que desea basar su informe.
- Haga clic en el botón Aceptar para hacer aparecer
la primera pagina del Asistente.
- Al igual que en los formularios, selecciones los campos
que desea incluir en su informe. Utilice los botones agregar (4 ) o agregar todos (8 ) ,
para determinar cuales son los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.
- En la siguiente pagina del asistente podrá elegir un
nivel de agrupamiento, que funciona como un encabezado para el informe.
En el
siguiente paso, debe asignar una ordenacion para el informe. Puede elegir entre una
ordenación ascendente o descendente y lo puede hacer hasta por cuatro campos.
A
continuación debe especificar el tipo básico de diseño (En columnas, Tabular, o
Justificado).- Establecer orientación (Vertical u Horizontal)
Seleccionar el estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos. Utilice la
ventana de la izquierda para hacerse una idea de a que corresponde cada una de las
opciones.- En la ultima pagina del asistente puede asignar el nombre
que desea asignar al Informe, así como determinar si desea obtener una vista previa del
informe, o bien abrirlo en la vista diseño para modificar la estructura creada por el
asistente. Elija la opción apropiada y haga clic en Aceptar.
- Establecer márgenes, orientación de pagina y otras
opciones de configuración de pagina.
Abra el informe en cualquiera de sus vistas.
Haga clic en la opción Configurar pagina en el
menú archivo, para acceder al cuadro de dialogo Configurar pagina.
Pulse en
las fichas que se indican a continuación para configurar las opciones apropiadas.
- Márgenes.
En esta ficha se establecen los márgenes y
se especifica imprimir solo datos
- Pagina.
Aquí se configura la orientación, tamaño de
papel y la impresora
- Columnas.
Se establece el numero, tamaño y diseño de
columnas.
Pulse en Aceptar para establecer los cambios
realizados.
Access guarda las opciones de
configuración establecidas junto con el informe, de modo que solo necesitara
establecerlas una vez para cada informe.
Antes de imprimir un informe por
primera vez, es recomendable que compruebe los márgenes, la orientación de la pagina y
otras opciones de configuración de la pagina.
Cuando desee imprimir un informe, siga
los siguientes pasos:
- Abra el informe que desea imprimir en la Vista Diseño,
Vista Preliminar o Vista previa del diseño.
Elija Imprimir
en el menú archivo. Se mostrara el cuadro de dialogo Imprimir.- Establezca las opciones apropiadas.
- Especifique el impresor correcto
- En el apartado Intervalo de impresión, especifique
todas las paginas o el intervalo de paginas que desea imprimir.
- En el apartado Copias, especifique el numero de
copias y si desea que se intercalen o clasifiquen por documentos completos
- Pulse en el botón Aceptar.
EJERCICIO PRACTICO
En el ejercicio siguiente debe crear
un informe tomando como origen de datos la consulta que muestra los alumnos reprobados.
Tome en cuenta las siguientes especificaciones:
- En el informe solo debe incluir los campos Clave,
Apellidos, Nombre, Materia y NotaFinal
- El orden que tendrán los registros será: Apellidos,
Nombre, NotaFinal
- Establezca la orientación del informe en vertical.
- Defina el estilo en Corporativ
Monografías
Para
seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas
de esos campos.
