Universidad Santa María

Decanato de Post-Grado

Gerencia de Tecnología de la Información.

Planificación Estratégica de Tecnología de la Información.

Profesor: Diógenes Figueroa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

HERRAMIENTAS DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

QUE APOYAN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gerson López. C.I. N°: 12.417.946.

Escalona José Gregorio. C.I. N°: 6.839.487.

Merlly Nuñez. C.I. N°: 6.670.774.

Vielma María Elena. C.I. N°: 5.665.890.

 

Caracas, noviembre 1999

 

 

Introducción

 

El ejecutivo moderno se ve obligado a moverse en un ambiente cada vez más competitivo, abierto, rápido, y con criterios de calidad y oportunidad de los productos y  servicios que recibe.  El uso apropiado de la tecnología y de los sistemas de información, brindan la oportunidad a la empresa de mantenerse competitiva en un negocio.

 

El nuevo gerente conoce y se involucra en las decisiones relativas al análisis, evaluación, selección, diseño e implementación de las soluciones tecnológicas y sistemas de información gerencial. Estas decisiones tienen impacto determinante en las empresas, tanto por los costos que suponen, como por su repercusión dentro de la organización y los procesos tradicionales del negocio.

 

El objetivo principal que se persigue, es brindar elementos de reflexión sobre los conceptos y tendencias asociados con la gerencia efectiva de los recursos tecnológicos que se tienen a la disposición. De esta manera podrán alinearlos con los objetivos del negocio y liderizar los procesos de cambio requeridos para obtener los beneficios ofrecidos; mediante el uso de las Herramientas de la Tecnología de Información.

 

 

 

 

 

SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO ARMA ESTRATÉGICA

 

Al considerar el término “oficina del futuro” de un ejecutivo, pensamos en que ella está integrada por un gran número de terminales de un computador, junto a una amplia profusión de datos y gráficos. En ella permanece en su jornada de trabajo el ejecutivo de la empresa dedicado al seguimiento y control del medio interno y externo de la misma, y a la formulación, ejecución y evaluación de las estrategias competitivas.

 

Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez mas información para poder realizar decisiones acertadas.

 

Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los tomadores de decisiones, la obtención, análisis y evaluación de enormes cantidades de información en forma rápida y exacta. La mayoría de las herramientas analíticas de procesamiento de la información se pueden programar en aplicaciones, con el objeto de proporcionar datos transformados en información estratégica provechosa.

 

Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.

 

El papel adecuado de los computadores dentro del Proceso de Gerencia Estratégica, es visto de la forma siguiente:

a)      Sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio,

b)      Se  considera  como  un  marco  que permite que la ciencia y la capacidad de juicio, se combinen y se vuelvan más explícitas; y no solo como proveedores de soluciones,

c)       Es el carácter concreto a la estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas,

d)      Es un valioso instrumento que permite la posibilidad de ampliación y de juicio.

 

La Tecnología de Computadores, ha invadido todos los sectores de la sociedad. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónicas, los computadores tipo escritorio, la transferencia electrónica de fondos, las paginas electrónicas para simulación y los sistemas de apoyo a decisiones estratégicas, son algunas de las  muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.

 

“Los computadores sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio. Deben considerarse como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio se combinen y se vuelvan más explícitas y no sólo proveedores de soluciones. Es el carácter concreto de esta estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas, lo valioso de su capacidad de ampliación y de juicio.”…GAO Report PAD-80-21. p. 17.

 

La tecnología de computadores se encuentra invadiendo todos los sectores de la sociedad, creando una conmoción comparable a la revolución industrial. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónica, los computadores tipo escritorio, las transferencias electrónicas de fondos, las páginas electrónicas para simulaciones y los sistemas de apoyo a las decisiones estartégicas son algumas de las muchas aplicaciones exitosas de los compuatdores al campo de los negocios. Las organizaciones que no utilicen la planificación estratégica con asistemncia de compuatdore para el futuro, se verán condenadas a verse cada vez menos competitivas.

 

 

SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES ESTRATÉGICAS

 

Las organizaciones que no hagan uso de herramientas de TI en el futuro inmediato; se verán condenadas a volverse cada vez menos competitivas. Los computadores son en la actualidad elementos comunes en los escritorios de  casi todos los funcionarios y profesionales de la Industria, el Gobierno y el Sector Educativo.

 

El objetivo general propuesto, es mejorar la elaboración de las decisiones tomadas por los directivos de los sectores sociales, económicos o financieros, a través de tecnologías más poderosas, creando y comercializando mecanismos de soporte de decisiones, y reduciendo el llamado vacío de información. Técnicamente hablando, los objetivos se basamentan en dos desafíos:

 

a)       La aplicación de tecnologías específicas, no de forma independiente sino mediante una fusión tecnológica.  Esta fusión de sistemas (datamining), seleccionará la técnica o técnicas mas apropiadas, e integrará los resultados parciales obtenidos de cada una, combinando sus datos de entrada y fusionando sus resultados.

 

b)       Consideración de la variación a lo largo del tiempo, aspecto muy importante, pero sorprendentemente olvidado en la mayoría de las aplicaciones comerciales.

 

 

Los programas de computadoras actualmente proporcionan uniformidad, economía, integración y análisis a la alta gerencia, en cuanto  a la realización de actividades de gerencia estratégica.

 

El aumento de la competencia en el medio empresarial actual ha llevado a la alta gerencia a ampliar sus horizontes de planificación y a tomar decisiones bajo grados de incertidumbre cada vez mayores. Esto conduce a la necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas. En la mayoría de las industrias se acrecienta el número de competidores, mientras que disminuye la disponibilidad de recursos.

 

El proceso de la gerencia estratégica requiere la búsqueda y el análisis permanente de grandes cantidades de datos internos y externos que se deben reunir, evaluar y almancenar. Cada vez con mayor frecuencia se reconoce que la gerencia de informaciín es la base fundamental de una gerencia estratégica acertada. La introducción de la tecnología de computadores ha llevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los gerentes la obtención, análisis y evaluación de inmensas cantidades de información en forma rápida y exacta. La mayoría de las herramientas analíticas de información se pueden programar en un computador con el objeto de proporcionar la transformación de los datos en información estartégica provechosa.

 

Considerando sus inmensas capacidades en cuanto a gerencia de información, los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello, los estrategas deben darle a la tecnología de computadores la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen, en vez de considerarlos como un método que reduce los costos. Estos valiosos elementos ayudan en forma fructífera a la integración efectiva del análisis y la intuición.

 

La gerencia estratégica se fundamenta en el uso intensivo de sistemas de apoyo a las decisiones, los cuales se basan en la mejora de decisiones no estructuradas, tales como las que toman los gerentes de alto nivel.

 

Un sistema de de apoyo a las decisiones estratégicas obtiene y realiza el análisis de la información requerido para la evaluación de estrategias empresariales alternativas. Varias empresas han desarrollado sistemas de este tipo, entre ellos cuentan los siguientes: STRATPAC, FACETS, DESIGN MANAGER, DATA REQUERIMENTS MODELS, CUFFS, EMPIRE, EXPRESS, -FCS, IFPS, RECEAL, SIMPLAN, XSIM, GADS, COSMOS, entre otros.

 

 

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES ESTRATÉGICAS

 

La información es un factor crítico para el éxito empresarial, una información cada día más abundante y diversa, procedente de múltiples fuentes, que nos llega en diferentes formatos, que hay que recoger, ordenar, explotar, manipular para obtener un valor añadido.

 

Como si se tratara de una nueva estirpe de alquimistas, los nuevos gestores trabajan en las búqueda de la nueva piedra filosofal, capaz de transformar el plomo: los datos en bruto, en un metal precioso: información útil, de valor añadido, clave para el éxito empresarial.

 

Las empresas que se enfrentan a ambientes competitivos que cambian con rapidez y son dinámicos sienten la necesidad de desarrollar una indispensable capacidad de adaptación y de innovación para sobrevivir y prosperar. Se ven forzadas a replantearse el modo de "hacer" las cosas y a buscar nuevos modos para mejorar los resultados globales de la organización.

 

Para estas empresas, mejorar los resultados significa buscar constantemente nuevos modos para eliminar las actividades que no añaden valor al producto/servicio, pero que, sin embargo, generan costes inútiles, es decir, significa tender al proceso de mejora continua.

 

A continuación se presentan algunos factores que han incidido favorablemente en el desarrollo de sistemas de apoyo a las decisiones estratégicas:

 

·         Creciente aceptación y uso de sistemas basados en computadores para realizar funciones empresariales y no empresariales.

·         Desarrollo de técnicas analíticas de formulación de estratégias automatizadas.

·         Mayor éxito en las empresas que usan sistemas para la planificación estratégica.

·         Bajo precio de los programas y computadores.

·         Disminución de tamaño de los computadores.

·         Consecuencias financieras de la Globalización económica: como lo son la competencia sin fronteras, las implicaciones de inversión internacionales, tanto económicas como políticas y las implicaciones que el tipo de cambio supone en el panorama político. La globalización de los mercados significa para los países una mayor competencia por los puestos de trabajo e inversiones y, como consecuencia, se mejoran las condiciones para los inversores, se liberalizan los mercados financieros, se eliminan las barreras comerciales y se crea una política fiscal más competitiva. Por tanto, se cambia la política de los países y la gestión de las empresas que provoca que el que gana es el cliente. En el caso de globalización y liberalización de los mercados, las empresas tendrán una mayor competencia, reducción de precios y una creciente velocidad de innovación. Y de ello se deriva una optimización de la cadena de Valor Añadido I+D, Compras, Producción, Ventas y Servicios, una mejora de la productividad, innovación, creación de CoC y EFQM. Tanto el grado de globalización como la necesidad de adaptación local depende del sector al que se refiera. Siemens utiliza un sistema específico para crear valor añadido, "top", basado en la productividad, innovación y crecimiento con la satisfacción de clientes. A través de este sistema, los logros conseguidos son el crecimiento de la productividad, del número de inventos registrados y de nuevos pedidos en la región Asia-Pacífico. Las repercusiones del tipo de cambio en las empresa son bastante complejas ya que afectan tanto a la estrategia, como a las funciones y a la sociedad en general (clientes, proveedores, accionistas,...). Las consecuencias para la actividad empresarial influyen tanto a la economía general, volumen creciente y mayor integración del espacio económico, como a la economía empresarial, crece la transparencia de costes y precios y disminuye el coste de las transacciones.

 

 

“Al vincularse a otros sistemas y fuentes de información computarizados, un sistema de apoyo a las decisiones estratégicas constituye una valiosa herramienta en el proceso de toma de decisiones.”

 

 

LIMITACIONES DE LOS SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES ESTRATÉGICAS

 

·         Imposibilidad de programar los valores personales, actitudes, preferencias políticas, personalidades y emociones. Los cuales resultan aspectos de vital importancia en ciertas decisiones estratégicas, ya que la planificación estratégica automatizada debe verse como una método para integrar la intuición con el análisis, en vez de constituirse en el único mecanismo para toma de decisiones estratégicas.

·         Costo real de mantenimiento.

·         Seguridad: de datos, instalaciones y equipo periférico, sistemas.

·         Deficiente comprensión del proceso de gerencia estratégica

VENTAJAS DEL USO DE HERRAMIENTAS DE TI PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

 

 

Una de las mayores ventajas de la planificación estratégica automatizada consiste en permitir una evaluación rápida de las consecuencias financieras de muchos supestos alternativos sobre economía, competencia, producto mnacional bruto y otros factores internos y externos claves. Los sistemas desarrollados para la planificación estratégica permiten a las organizaciones analizar el impacto potencial de diversas estrategias alternativas y responder s preguntas hipotéticas como las siguientes:

 

1.- ¿Qué deberíamos hacer en caso de que disminuyeran las regulaciones gubernamentales?

2.- ¿Qué se debería hacer en caso de que nuestros competidores introdujeran un nuevo producto mejorado?

3.- ¿Cuál debería ser el curso de acción en caso de que las tasas de interés subieran 18% el próximo año?.

 

 
HERRAMIENTAS DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN          QUE APOYAN EL PROCESO DE  PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

 

 

STRATPAC

 

Stratpac es un sistema de planificación estratégica que ayuda a preparar u probar en forma rápida los planes estratégicos, pues utiliza técnicas de planificación estrtégica y financiera.

 

Stratpac es una herramienta técnica muy flexible. Con él se pueden realizar predicciones, modelación financiera a niveles empresariales y corporativos. Puede utilizarse en forma separada o integrada.

 

El sistema incorpora complejas gráficas a colar para la realización de análisis estratégico y financiero.

 

El modelado financiero es muy amplio e incluye rutinas hipotéticas muy imaginativas.

 

Facilidades de Stratpac. Sratpac sirva para preparar:

ü       Planificación de producto

ü       Predicciones de ventas

ü       Proyecciones financieras

ü       Modelos de unidades empresariales

ü       Consolidaciones divisionales y empresariales

ü       Análisis financiero corporativo y de unidades empresariales

ü       Modelos corporativos

ü       Estudios de adquisición

ü       Estudios de desposeimiento

ü       Análisis de competidor

ü       Planes de crecimiento de participación de portafolio

ü       Informes de posición competitiva de unidades empresariales

ü       Portafolio de investigación estratégica

ü       Análisis de crecimiento de unidades empresariales industriales

ü       Portafolios de dominio de mercado por intensidad de inversión y muchas aplicaciones más.

 

Stratpac se ha preparado para uso de planificadores y gerentes de línea.

 

El sistema se puede usar en microcomputadores que posean buena dotación para gráficas

 

 

GADS

 

Geodata Analysis Distribution System, sistema desarrollado por IBM para analizar configuraciones de folletos de censo, redistribución de políticas, realización de planificación del Dpto. de Policía y selección de estrategias que incluyen alternativas tales como configuraciones espaciales.

 

 

SICIS

 

Strategy Issue Competitive Information System utiliza el concepto de análisis de temas estartégicos y permite a un usuario tener acceso a una compleja base de datos formada por información con respecto a computadores.

 

 

COSMOS

 

Competitive Scenario Modeling System permite al usuario probar las estrategias propuestas, anticipándose a las probales respuestas de la competencia. Este sistema permite un estudio simultáneo de muchas combinaciones de factores, eun un intento por superar a la competencia.

 

 

STRATEGOS

 

Sistema Automatizado de Apoyo a los procesos de Planificación Estratégica y Control de Gestión. Es un sistema que permite brindar apoyo automatizado a los procesos de planificacion y control de la gestión. Apoya fielmente la formulación de planes estratégicos con el uso de la metodología del Balanced Scorecard (BSC).

 

El sistema Strategos para planificación estratégica y control de gestión ha sido desarrollado por la empresa venezolana Vision Software la cual conceptualiza, diseña y desarrolla soluciones automatizadas que apoyan los procesos de la Función Gerencial^[1] bajo la dirección del estadístico Jesús Enrique Arapé Morales.

 

Todo negocio debe de tener unas estrategias, sean estas estrategias emergentes, a mediano o a largo plazo. ¿Cómo se aseguran los responsables de estos negocios que dichas estrategias se estén implantando de acuerdo a lo que ella como tal define? STRATEGO te da apoyo en la implantación de la estrategia, te da control sobre la implantación de la estrategia, te dice si la estrategia del negocio está siendo implantada correctamente.

 

STRATEGOS, del latín estrategia, es un sistema que permite brindar apoyo automatizado a los procesos de planificación y control de gestión.

 

Dentro del ámbito del proceso de planificación, STRATEGOS da apoyo específico a la formulación de planes estratégicos, así como también a sus expresiones táctica-operacionales. Dentro de este contexto el sistema STRATEGOS, da la flexibilidad de poder utilizar diferentes metodologías en cuanto a la formulación de dichos planes. No obstante, su característica más relevante, es la de poder apoyar fielmente la formulación de planes estrategicos con el uso de la metodología del Balanced ScoreCard (BSC), conocida en nuestro idioma como el cuadro de mando general.

 

Capacidades del Sistema

·         El sistema permite al usuario establecer las relaciones entre el PLAN ESTRATEGICO CORPORATIVO y los planes estratégicos o bien de unidades de negocio o bien sea de diversos entes o áreas funcionales. Ello permite visualizar los encadenamientos entre OBJETIVOS ESTRATEGICOS de nivel corporativo y los múltiples objetivos que se derivan en los niveles operativos funcionales de la organización.

·         STRATEGOS no solo apoya el proceso de formulación de los planes estratégicos y sus expresiones táctica-operacionales; sino que se constituye en una herramienta de apoyo realmente útil, práctica, efectiva y eficiente a la hora de hacer el seguimiento y el control de la EJECUCION DE DICHOS PLANES; esto es, APOYAR EL PROCESO DE CONTROL DE LA GESTION, bien sea en su componente estratégico (implementación de la estrategia corporativa o global de la organización) o bien sea en su componente operativo funcional, es decir, de las prioridades del quehacer de día a día de la empresa en el plano de las realidades operativo-funcionales.

·         STRATEGOS facilita y apoya todo el proceso de seguimiento y control de LAS INICIATIVAS del PLAN ESTRATEGICO, además le permite hacer el seguimiento de todas aquellas ACCIONES CORRECTIVAS que deban tomarse como producto de desviaciones en los resultados de la gestión, con sentido estratégico o también de las metas pre-establecidas por requerimientos operativo-funcionales.

·         Dadas estas características del sistema en cuanto a su diseño completamente MODULAR, permite usar el mismo tanto en forma INTEGRADA: PLANIFICACION ESTRATEGICA-TACTICA-OPERACIONAL-CONTROL DE GESTION o en forma particular, para un uso directo del módulo de CONTROL DE LA GESTION; lo que hace posible brindar apoyo a aquellas organizaciones que no trabajan con los procesos formales de planificación estratégica, sino con la modalidad de ESTRATEGIAS EMERGENTES

 

Cómo Opera la Metodología Subyacente en el Strategos

 

Ciclo de Planificación

1. Se formula el Plan Estratégico Corporativo basados en la Metodología del Balanced Scorecard, tomando como insumos: MISION, VISION, VALORES, LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS (Estrategia Enunciada).

 

2. Se formulan los Planes Estratégicos de las diferentes unidades de la organización en los distintos ámbitos y niveles de la misma. Todo este proceso se realiza con el uso de una guía procedimental o metodología definida para facilitar el proceso.

 

3. A partir de los Planes Estratégicos de las unidades, se formulan los PLANES TACTICO-OPERACIONALES; planes donde el componente TACTICO es copia fiel del BSC, excepto que se especifican para cada meta anual sus valores esperados previamente en cada trimestre.

 

El componente OPERATIVO-FUNCIONAL, puede incluir objetivos operativos a lograr, sus medidas y metas respectivas; no obstante, si el usuario sólo desea establecer indicadores para su control operativo funcional lo puede hacer. De igual manera, queda en libertad el usuario de pre-establecer ACTIVIDADES extras o específicas a realizar.

 

Ciclo de Control de Gestión

4. Con el uso de una metodología claramente definida, se hace el seguimiento focalizado en:

a) Indicadores de Gestión (estratégicos y operativo-funcionales).

b) Iniciativas (acciones para acometer la estrategia)

 

5. Se ejecuta EL CONTROL mediante la TOMA DE DECISIONES que apuntala a la ejecución de acciones correctivas, tanto para la desviación en el comportamiento de los INDICADORES, como en el retraso en la ejecución de las INICIATIVAS; como también en respuesta a situaciones no previstas

 

El concepto

En su concepción, Strategos ofrece en un ambiente familiar para los usuarios de Windows (el software fue desarrollado bajo Visual Basic) todos los recursos para diseñar un plan estratégico corporativo y enlazar los objetivos de este nivel macro con los que se derivan en los estratos operativos y funcionales de la organización.

 

Adicionalmente, el sistema permite el diseño de una serie de indicadores que facilitan el control de la gestión en cada uno de los objetivos estratégicos, y de manera deductiva hasta la más detallada actividad descrita en el plan de ejecución.