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Herramientas de tecnologÃa de información que apoyan el proceso
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Universidad Santa María
Decanato de Post-Grado
Gerencia de Tecnología de la Información.
Planificación Estratégica de Tecnología de la Información.
Profesor: Diógenes Figueroa.
HERRAMIENTAS DE TECNOLOGíA DE INFORMACIóN
QUE APOYAN EL PROCESO DE PLANIFICACIóN ESTRATÉGICA
Gerson López. C.I. N°: 12.417.946.
Escalona José Gregorio. C.I. N°: 6.839.487.
Merlly Nuñez. C.I. N°: 6.670.774.
Vielma María Elena. C.I. N°: 5.665.890.
Caracas, noviembre 1999
Introducción
El ejecutivo moderno se ve obligado a moverse en un ambiente cada vez más competitivo, abierto, rápido, y con criterios de calidad y oportunidad de los productos y servicios que recibe. El uso apropiado de la tecnología y de los sistemas de información, brindan la oportunidad a la empresa de mantenerse competitiva en un negocio.
El nuevo gerente conoce y se involucra en las decisiones relativas al análisis, evaluación, selección, diseño e implementación de las soluciones tecnológicas y sistemas de información gerencial. Estas decisiones tienen impacto determinante en las empresas, tanto por los costos que suponen, como por su repercusión dentro de la organización y los procesos tradicionales del negocio.
El objetivo principal que se persigue, es brindar elementos de reflexión sobre los conceptos y tendencias asociados con la gerencia efectiva de los recursos tecnológicos que se tienen a la disposición. De esta manera podrán alinearlos con los objetivos del negocio y liderizar los procesos de cambio requeridos para obtener los beneficios ofrecidos; mediante el uso de las Herramientas de la Tecnología de Información.
SISTEMAS DE INFORMACIóN COMO ARMA ESTRATÉGICA
Al considerar el término "oficina del futuro" de un ejecutivo, pensamos en que ella está integrada por un gran número de terminales de un computador, junto a una amplia profusión de datos y gráficos. En ella permanece en su jornada de trabajo el ejecutivo de la empresa dedicado al seguimiento y control del medio interno y externo de la misma, y a la formulación, ejecución y evaluación de las estrategias competitivas.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez mas información para poder realizar decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los tomadores de decisiones, la obtención, análisis y evaluación de enormes cantidades de información en forma rápida y exacta. La mayoría de las herramientas analíticas de procesamiento de la información se pueden programar en aplicaciones, con el objeto de proporcionar datos transformados en información estratégica provechosa.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.
El papel adecuado de los computadores dentro del Proceso de Gerencia Estratégica, es visto de la forma siguiente:
a) Sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio,
b) Se considera como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio, se combinen y se vuelvan más explícitas; y no solo como proveedores de soluciones,
c) Es el carácter concreto a la estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas,
d) Es un valioso instrumento que permite la posibilidad de ampliación y de juicio.
"Los computadores sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio. Deben considerarse como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio se combinen y se vuelvan más explícitas y no sólo proveedores de soluciones. Es el carácter concreto de esta estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas, lo valioso de su capacidad de ampliación y de juicio."...GAO Report PAD-80-21. p. 17.
La tecnología de computadores se encuentra invadiendo todos los sectores de la sociedad, creando una conmoción comparable a la revolución industrial. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónica, los computadores tipo escritorio, las transferencias electrónicas de fondos, las páginas electrónicas para simulaciones y los sistemas de apoyo a las decisiones estartégicas son algumas de las muchas aplicaciones exitosas de los compuatdores al campo de los negocios. Las organizaciones que no utilicen la planificación estratégica con asistemncia de compuatdore para el futuro, se verán condenadas a verse cada vez menos competitivas.
SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES ESTRATÉGICAS
El objetivo general propuesto, es mejorar la elaboración de las decisiones tomadas por los directivos de los sectores sociales, económicos o financieros, a través de tecnologías más poderosas, creando y comercializando mecanismos de soporte de decisiones, y reduciendo el llamado vacío de información. Técnicamente hablando, los objetivos se basamentan en dos desafíos:
a) La aplicación de tecnologías específicas, no de forma independiente sino mediante una fusión tecnológica. Esta fusión de sistemas (datamining), seleccionará la técnica o técnicas mas apropiadas, e integrará los resultados parciales obtenidos de cada una, combinando sus datos de entrada y fusionando sus resultados.
b) Consideración de la variación a lo largo del tiempo, aspecto muy importante, pero sorprendentemente olvidado en la mayoría de las aplicaciones comerciales.
Los programas de computadoras actualmente proporcionan uniformidad, economía, integración y análisis a la alta gerencia, en cuanto a la realización de actividades de gerencia estratégica.
El aumento de la competencia en el medio empresarial actual ha llevado a la alta gerencia a ampliar sus horizontes de planificación y a tomar decisiones bajo grados de incertidumbre cada vez mayores. Esto conduce a la necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas. En la mayoría de las industrias se acrecienta el número de competidores, mientras que disminuye la disponibilidad de recursos.
El proceso de la gerencia estratégica requiere la búsqueda y el análisis permanente de grandes cantidades de datos internos y externos que se deben reunir, evaluar y almancenar. Cada vez con mayor frecuencia se reconoce que la gerencia de informaciín es la base fundamental de una gerencia estratégica acertada. La introducción de la tecnología de computadores ha llevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los gerentes la obtención, análisis y evaluación de inmensas cantidades de información en forma rápida y exacta. La mayoría de las herramientas analíticas de información se pueden programar en un computador con el objeto de proporcionar la transformación de los datos en información estartégica provechosa.
Considerando sus inmensas capacidades en cuanto a gerencia de información, los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello, los estrategas deben darle a la tecnología de computadores la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen, en vez de considerarlos como un método que reduce los costos. Estos valiosos elementos ayudan en forma fructífera a la integración efectiva del análisis y la intuición.
La gerencia estratégica se fundamenta en el uso intensivo de sistemas de apoyo a las decisiones, los cuales se basan en la mejora de decisiones no estructuradas, tales como las que toman los gerentes de alto nivel.
Un sistema de de apoyo a las decisiones estratégicas obtiene y realiza el análisis de la información requerido para la evaluación de estrategias empresariales alternativas. Varias empresas han desarrollado sistemas de este tipo, entre ellos cuentan los siguientes: STRATPAC, FACETS, DESIGN MANAGER, DATA REQUERIMENTS MODELS, CUFFS, EMPIRE, EXPRESS, -FCS, IFPS, RECEAL, SIMPLAN, XSIM, GADS, COSMOS, entre otros.
La información es un factor crítico para el éxito empresarial, una información cada día más abundante y diversa, procedente de múltiples fuentes, que nos llega en diferentes formatos, que hay que recoger, ordenar, explotar, manipular para obtener un valor añadido.
Como si se tratara de una nueva estirpe de alquimistas, los nuevos gestores trabajan en las búqueda de la nueva piedra filosofal, capaz de transformar el plomo: los datos en bruto, en un metal precioso: información útil, de valor añadido, clave para el éxito empresarial.
Las empresas que se enfrentan a ambientes competitivos que cambian con rapidez y son dinámicos sienten la necesidad de desarrollar una indispensable capacidad de adaptación y de innovación para sobrevivir y prosperar. Se ven forzadas a replantearse el modo de "hacer" las cosas y a buscar nuevos modos para mejorar los resultados globales de la organización.
Para estas empresas, mejorar los resultados significa buscar constantemente nuevos modos para eliminar las actividades que no añaden valor al producto/servicio, pero que, sin embargo, generan costes inútiles, es decir, significa tender al proceso de mejora continua.
A continuación se presentan algunos factores que han incidido favorablemente en el desarrollo de sistemas de apoyo a las decisiones estratégicas:
• Creciente aceptación y uso de sistemas basados en computadores para realizar funciones empresariales y no empresariales.
• Desarrollo de técnicas analíticas de formulación de estratégias automatizadas.
• Mayor éxito en las empresas que usan sistemas para la planificación estratégica.
• Bajo precio de los programas y computadores.
• Disminución de tamaño de los computadores.
• Consecuencias financieras de la Globalización económica: como lo son la competencia sin fronteras, las implicaciones de inversión internacionales, tanto económicas como políticas y las implicaciones que el tipo de cambio supone en el panorama político. La globalización de los mercados significa para los países una mayor competencia por los puestos de trabajo e inversiones y, como consecuencia, se mejoran las condiciones para los inversores, se liberalizan los mercados financieros, se eliminan las barreras comerciales y se crea una política fiscal más competitiva. Por tanto, se cambia la política de los países y la gestión de las empresas que provoca que el que gana es el cliente. En el caso de globalización y liberalización de los mercados, las empresas tendrán una mayor competencia, reducción de precios y una creciente velocidad de innovación. Y de ello se deriva una optimización de la cadena de Valor Añadido I+D, Compras, Producción, Ventas y Servicios, una mejora de la productividad, innovación, creación de CoC y EFQM. Tanto el grado de globalización como la necesidad de adaptación local depende del sector al que se refiera. Siemens utiliza un sistema específico para crear valor añadido, "top", basado en la productividad, innovación y crecimiento con la satisfacción de clientes. A través de este sistema, los logros conseguidos son el crecimiento de la productividad, del número de inventos registrados y de nuevos pedidos en la región Asia-Pacífico. Las repercusiones del tipo de cambio en las empresa son bastante complejas ya que afectan tanto a la estrategia, como a las funciones y a la sociedad en general (clientes, proveedores, accionistas,...). Las consecuencias para la actividad empresarial influyen tanto a la economía general, volumen creciente y mayor integración del espacio económico, como a la economía empresarial, crece la transparencia de costes y precios y disminuye el coste de las transacciones.
"Al vincularse a otros sistemas y fuentes de información computarizados, un sistema de apoyo a las decisiones estratégicas constituye una valiosa herramienta en el proceso de toma de decisiones."
LIMITACIONES DE LOS SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES ESTRATÉGICAS
• Imposibilidad de programar los valores personales, actitudes, preferencias políticas, personalidades y emociones. Los cuales resultan aspectos de vital importancia en ciertas decisiones estratégicas, ya que la planificación estratégica automatizada debe verse como una método para integrar la intuición con el análisis, en vez de constituirse en el único mecanismo para toma de decisiones estratégicas.
• Costo real de mantenimiento.
• Seguridad: de datos, instalaciones y equipo periférico, sistemas.
• Deficiente comprensión del proceso de gerencia estratégica
VENTAJAS DEL USO DE HERRAMIENTAS DE TI PARA LA PLANIFICACIóN ESTRATÉGICA
Una de las mayores ventajas de la planificación estratégica automatizada consiste en permitir una evaluación rápida de las consecuencias financieras de muchos supestos alternativos sobre economía, competencia, producto mnacional bruto y otros factores internos y externos claves. Los sistemas desarrollados para la planificación estratégica permiten a las organizaciones analizar el impacto potencial de diversas estrategias alternativas y responder s preguntas hipotéticas como las siguientes:
1.- ¿Qué deberíamos hacer en caso de que disminuyeran las regulaciones gubernamentales?
2.- ¿Qué se debería hacer en caso de que nuestros competidores introdujeran un nuevo producto mejorado?
3.-
¿Cuál debería ser el curso de acción en caso de que las tasas de interés
subieran 18% el próximo año?.
HERRAMIENTAS DE LA TECNOLOGíA DE
INFORMACIóN QUE APOYAN EL PROCESO
DE PLANIFICACIóN ESTRATÉGICA
STRATPAC
Stratpac es un sistema de planificación estratégica que ayuda a preparar u probar en forma rápida los planes estratégicos, pues utiliza técnicas de planificación estrtégica y financiera.
Stratpac es una herramienta técnica muy flexible. Con él se pueden realizar predicciones, modelación financiera a niveles empresariales y corporativos. Puede utilizarse en forma separada o integrada.
El sistema incorpora complejas gráficas a colar para la realización de análisis estratégico y financiero.
El modelado financiero es muy amplio e incluye rutinas hipotéticas muy imaginativas.
Facilidades de Stratpac. Sratpac sirva para preparar:
ü Planificación de producto
ü Predicciones de ventas
ü Proyecciones financieras
ü Modelos de unidades empresariales
ü Consolidaciones divisionales y empresariales
ü Análisis financiero corporativo y de unidades empresariales
ü Modelos corporativos
ü Estudios de adquisición
ü Estudios de desposeimiento
ü Análisis de competidor
ü Planes de crecimiento de participación de portafolio
ü Informes de posición competitiva de unidades empresariales
ü Portafolio de investigación estratégica
ü Análisis de crecimiento de unidades empresariales industriales
ü Portafolios de dominio de mercado por intensidad de inversión y muchas aplicaciones más.
Stratpac se ha preparado para uso de planificadores y gerentes de línea.
El sistema se puede usar en microcomputadores que posean buena dotación para gráficas
GADS
Geodata Analysis Distribution System, sistema desarrollado por IBM para analizar configuraciones de folletos de censo, redistribución de políticas, realización de planificación del Dpto. de Policía y selección de estrategias que incluyen alternativas tales como configuraciones espaciales.
SICIS
Strategy Issue Competitive Information System utiliza el concepto de análisis de temas estartégicos y permite a un usuario tener acceso a una compleja base de datos formada por información con respecto a computadores.
COSMOS
Competitive Scenario Modeling System permite al usuario probar las estrategias propuestas, anticipándose a las probales respuestas de la competencia. Este sistema permite un estudio simultáneo de muchas combinaciones de factores, eun un intento por superar a la competencia.
STRATEGOS
Sistema Automatizado de Apoyo a los procesos de Planificación Estratégica y Control de Gestión. Es un sistema que permite brindar apoyo automatizado a los procesos de planificacion y control de la gestión. Apoya fielmente la formulación de planes estratégicos con el uso de la metodología del Balanced Scorecard (BSC).
El sistema Strategos para planificación estratégica y control de gestión ha sido desarrollado por la empresa venezolana Vision Software la cual conceptualiza, diseña y desarrolla soluciones automatizadas que apoyan los procesos de la Función Gerencial[1] bajo la dirección del estadístico Jesús Enrique Arapé Morales.
Todo negocio debe de tener unas estrategias, sean estas estrategias emergentes, a mediano o a largo plazo. ¿Cómo se aseguran los responsables de estos negocios que dichas estrategias se estén implantando de acuerdo a lo que ella como tal define? STRATEGO te da apoyo en la implantación de la estrategia, te da control sobre la implantación de la estrategia, te dice si la estrategia del negocio está siendo implantada correctamente.
STRATEGOS, del latín estrategia, es un sistema que permite brindar apoyo automatizado a los procesos de planificación y control de gestión.
Dentro del ámbito del proceso de planificación, STRATEGOS da apoyo específico a la formulación de planes estratégicos, así como también a sus expresiones táctica-operacionales. Dentro de este contexto el sistema STRATEGOS, da la flexibilidad de poder utilizar diferentes metodologías en cuanto a la formulación de dichos planes. No obstante, su característica más relevante, es la de poder apoyar fielmente la formulación de planes estrategicos con el uso de la metodología del Balanced ScoreCard (BSC), conocida en nuestro idioma como el cuadro de mando general.
Capacidades del Sistema
• El sistema permite al usuario establecer las relaciones entre el PLAN ESTRATEGICO CORPORATIVO y los planes estratégicos o bien de unidades de negocio o bien sea de diversos entes o áreas funcionales. Ello permite visualizar los encadenamientos entre OBJETIVOS ESTRATEGICOS de nivel corporativo y los múltiples objetivos que se derivan en los niveles operativos funcionales de la organización.
• STRATEGOS no solo apoya el proceso de formulación de los planes estratégicos y sus expresiones táctica-operacionales; sino que se constituye en una herramienta de apoyo realmente útil, práctica, efectiva y eficiente a la hora de hacer el seguimiento y el control de la EJECUCION DE DICHOS PLANES; esto es, APOYAR EL PROCESO DE CONTROL DE LA GESTION, bien sea en su componente estratégico (implementación de la estrategia corporativa o global de la organización) o bien sea en su componente operativo funcional, es decir, de las prioridades del quehacer de día a día de la empresa en el plano de las realidades operativo-funcionales.
• STRATEGOS facilita y apoya todo el proceso de seguimiento y control de LAS INICIATIVAS del PLAN ESTRATEGICO, además le permite hacer el seguimiento de todas aquellas ACCIONES CORRECTIVAS que deban tomarse como producto de desviaciones en los resultados de la gestión, con sentido estratégico o también de las metas pre-establecidas por requerimientos operativo-funcionales.
• Dadas estas características del sistema en cuanto a su diseño completamente MODULAR, permite usar el mismo tanto en forma INTEGRADA: PLANIFICACION ESTRATEGICA-TACTICA-OPERACIONAL-CONTROL DE GESTION o en forma particular, para un uso directo del módulo de CONTROL DE LA GESTION; lo que hace posible brindar apoyo a aquellas organizaciones que no trabajan con los procesos formales de planificación estratégica, sino con la modalidad de ESTRATEGIAS EMERGENTES
Cómo Opera la Metodología Subyacente en el Strategos
Ciclo de Planificación
1. Se formula el Plan Estratégico Corporativo basados en la Metodología del Balanced Scorecard, tomando como insumos: MISION, VISION, VALORES, LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS (Estrategia Enunciada).
2. Se formulan los Planes Estratégicos de las diferentes unidades de la organización en los distintos ámbitos y niveles de la misma. Todo este proceso se realiza con el uso de una guía procedimental o metodología definida para facilitar el proceso.
3. A partir de los Planes Estratégicos de las unidades, se formulan los PLANES TACTICO-OPERACIONALES; planes donde el componente TACTICO es copia fiel del BSC, excepto que se especifican para cada meta anual sus valores esperados previamente en cada trimestre.
Ciclo de Control de Gestión
4. Con el uso de una metodología claramente definida, se hace el seguimiento focalizado en:
a) Indicadores de Gestión (estratégicos y operativo-funcionales).
b) Iniciativas (acciones para acometer la estrategia)
5. Se ejecuta EL CONTROL mediante la TOMA DE DECISIONES que apuntala a la ejecución de acciones correctivas, tanto para la desviación en el comportamiento de los INDICADORES, como en el retraso en la ejecución de las INICIATIVAS; como también en respuesta a situaciones no previstas
El concepto
En su concepción, Strategos ofrece en un ambiente familiar para los usuarios de Windows (el software fue desarrollado bajo Visual Basic) todos los recursos para diseñar un plan estratégico corporativo y enlazar los objetivos de este nivel macro con los que se derivan en los estratos operativos y funcionales de la organización.
Adicionalmente, el sistema permite el diseño de una serie de indicadores que facilitan el control de la gestión en cada uno de los objetivos estratégicos, y de manera deductiva hasta la más detallada actividad descrita en el plan de ejecución.
Estructurado de manera modular, el software capacita un manejo de negocios en perspectivas integradas: Planificación Estratégica-Táctica-Operacional-Control de Gestión, o en forma particular en cada ámbito descrito anteriormente.
La aplicación
Strategos es compatible con cualquier base de datos ODBC, está pensado para interactuar con cualquier modalidad de ERP al estilo de SAP/R3, BaaN, entre otros.
En su intefase, el usuario dispone de un módulo de planes estratégicos en los que se definen los logros macros a establecer en la gestión. Aquí se definen los Objetivos Estratégicos a realizar y las metas de efectividad.
Le sigue otra unidad denominada Módulo de Causa-Efecto donde se definen las acciones a tomar para la realización del plan estratégico. Posteriormente está el módulo de vectores, donde sobre la base operacional de cálculos matemáticos, el sistema proporciona los indicadores de gestión del negocio o proyecto.
Cierra el círculo el Módulo de Iniciativas que traen al escenario operacional cada una de las actividades a ejecutar en función de fechas tope, y responsables según la función.
Cuando el usuario ha logrado definir su estrategia de negocio, Strategos proporciona una visualización dinámica del negocio con alertas de cumplimientos de metas como si fuese un monitoreo en vivo de la operación.
Adicionalmente, el software integra todas las capacidades de visualización de las herramientas Microsoft, desde árboles estratégicos hasta recursos para la generación de reportes de manera automatizada.
Por otra parte, la aplicación puede monitorear el desarrollo de la planificación y notifica a los responsables, mediante correo electrónico, los requerimientos de acción necesaria para mantener el cumplimiento del plan estratégico.
Como herramienta inserta en la lógica de la planificación gerencial, Strategos abre campo para el desarrollo de Acciones Correctivas que pueden tomarse a consecuencia de desviaciones en los resultados de la gestión, o de cambios operacionales en las metas establecidas. Su nivel de integración permite que estos cambios se adecuen al diseño original del Plan Estratégico.
Asimismo, el sistema provee un Administrador de Seguridad a través del cual se diseñan las políticas de acceso a la información según el nivel de incidencia que tengan los usuarios en el diseño del plan.
Otra variable importante es que el sistema opera como un tutorial en un lenguaje natural para el planificador. El sistema maneja acervos históricos de las decisiones tomadas ante circunstancias y problemas concretos, y sus recursos de visualización y estimación se adaptan a las actuales metodologías dominantes en la gerencia.
La evaluación
Para María Teresa Ortiz Baldó, vicepresidenta de calidad de servicio del Banco Unión, "me parece una herramienta muy bien hecha porque permite tocar lo que normalmente en las organizaciones es muy etéreo. En las empresas podemos hablar mucho de planificación, pero de allí a tocarla pasa mucho tiempo y se corre el riesgo de perder los esfuerzos.
Esta herramienta creo que permite trabajar con profundidad las estrategias, ya que está basada en una metodología bien intersante como es la de Balance Score Card.
"Creo que el software refleja con fidelidad el modelo teórico, de tal forma que es medible el alcance y impacto de los planes en las organizaciones, de tal forma que la planificación pueda entrar en la cultura organizacional".
Por su parte, Raúl Porras, director de planificación de Empresas Polar, destacó que "como herramienta que establece una disciplina en la gestión, y desde el punto de vista de acceso visual, es un sistema útil y muy fácil de usar. Al estar ambiente Windows resulta familiar, aunque en algunos conceptos se deba apelar a la Ayuda del sistema.
Lo que me preocupa es en qué nivel se puede implementar, dadas las características de nuestras organizaciones, donde creo que exigiría bastante tiempo de entrenamiento para la comprensión más del modelo conceptual que en el uso mismo de la herramienta.
Su compatibilidad con una amplia gama de bases de datos, y el hecho de ser pensado por técnicos nacionales, lo hacen atractivo".
A la par de las últimas tendencias gerencial
Strategos le agrega valor a la metodología Balanced Scorecard
Este sistema desarrollado en el país por Vision Software soporta fielmente la metodología BSC para la planificación estratégica y control de gestión a través del manejo de perspectivas, objetivos, indicadores y metas
Uno de los puntos más complejos dentro de una organización que quiera permanecer en el tiempo de una manera exitosa, es tener claro hacia donde se dirige y la metodología Balanced Scoredcard (BSC) ayuda a la gerencia a que su visión se alinee con las estrategias propias del negocio. Esta metodología fue desarrrollada por Robert Kaplan y David Norton de la Universidad de Harvard, el primero de ellos visitó nuestro país en fecha reciente, específicamente a Intesa, por ser ésta una de las empresas que la está utilizando como una de sus herramientas gerenciales.
El Balanced Scorecard fue desarrollado en 1992 para ayudar a las empresas en sus procesos tanto internos como externos. Tenemos así que son cuatro las perspectivas que maneja el BSC: cliente, negocio interno, innovación y aprendizaje, y finanzas. Este último aspecto era en el que anteriormente se enfocaban exclusivamente las empresas. Pero los cambios que se vienen sucediendo en las organizaciones han obligado a éstas a tener una visión integral del negocio para conocer realmente cuál es su actividad vital, cuáles son sus objetivos, sus metas a alcanzar, para poder establecer su factor diferenciador con respecto a sus competidores.
BSC si bien es una metodología que guía de una manera estructurada a los directivos y gerentes hacia el mejoramiento y mayor eficiencia de su negocio, permitiendo así potenciar el flujo de la comunicación, algo totalmente vital en toda empresa que aspire a ser totalmente competitiva. Incluyendo también aquellos elementos externos importantes para el negocio como son los clientes.
Strategos le agrega valor al BSC
Precisamente, la empresa venezolana Vision Software ha desarrollado su sistema Strategos dirigido a la planificación estratégica y el control de gestión que apoya fielmente el Balanced Scoredcard. Como es sabido, uno de los aspectos difíciles de manejar dentro de una organización es el ciclo de planificación estratégica. Strategos en sólo dos ciclos y 5 pasos ofrece apoyo a la alta y media gerencia basándose en los datos específicos sobre las perspectivas de la empresa. Permite formular el plan estratégico corporativo basados en el BSC tomando como insumo la misión, visión, oportunidades, fortalezas y debilidades, así como también las amenazas.
A partir de este paso se realizan los planes estratégicos de las diferentes unidades de la organización en sus distintos ámbitos y niveles, posteriormente se establecen los planes tácticos-operacionales en el que el componente táctico reproduce este aspecto del BSC, pero Strategos le agrega valor al poder especificar para cada meta anual, sus valores esperados en cada trimestre. El componente operativo-funcional ofrece la flexibilidad de que además de incluir metas y medidas, la empresa puede establecer otros indicadores, así como también preestablecer actividades extras a realizar. El control de gestión permite hacer seguimiento del día a día para detectar errores y luego poder ejecutar acciones correctivas que impidan la desviación del comportamiento de los indicadores.
Tanto la metodología BSC como Strategos son lo suficientemente flexibles lo que ha permitido adaptarse a las distintas realidades del mercado latinoamericano.
Incorporará técnica APC
En puerta nueva versión de Strategos
Esta técnica de Aproximación por Perfiles Cualitativos está siendo utilizada en un amplio espectro de aplicaciones para el área ambiental, de recursos humanos y de evaluación de tecnologías.
Continuando con su política de mejorar y agregar nuevas funciones a su software Strategos, la empresa venezolana Vision Software está trabajando arduamente en las nuevas versiones de su sistema de planificación estratégica y control de gestión. Una de estas mejoras es la incorporación de la técnica APC (Aproximación por Perfiles Cualitativos) creada por Jesús E. Arapé Morales, director de consultoría esta empresa.
APC permite presentar Perfiles de Comportamientos en los Indicadores Estratégicos", para así construir los llamados "Radares" del proceso de implantación de la estrategia.
Por otra parte, y gracias a los avances de Arapé Morales en aplicaciones de lógica difusa (fuzzy logic) se incorporará en 1999 la utilización de cómputos linguísticos en Strategos para así poder hacer evaluaciones automáticas de comportamiento a través del sistema.
Según los directivos de Vision Software, la técnica APC cada vez más amplía su espectro de aplicación. En sus inicios se aplicó en el sistema automatizado SATEC, orientado a apoyar los procesos de evaluación de tecnologías en la industria petrolera, posteriormente se utilizó en el diseño de una metodología para medir el impacto en programas de capacitación y/o adiestramiento.
"Hoy por hoy, estamos aplicando la técnica Aplicación por Perfiles Cualitativos en diversas áreas, tales como ambiente para conocer el nivel de degradación de cuencas hidorgráficas; nivel de calidad ambiental en áreas críticas, regiones y ámbito nacional; así como también en el área de recursos humanos y gerencial, específicamente para conocer el nivel de motivación y alineación del personal de una organización; nivel de satisfacción (calidad de servicio a nuestros clientes, entre otros).
La metodología BSC ha sido desarrollada hace unos seis años por los profesores Norton y Kaplan de la Universidad de Harvard en Estados Unidos y ya ha sido implantada en diversas empresas de Estados Unidos con éxito y en Venezuela la está implementando PDVSA en sus procesos de planificación.
Hyperion Enterprise Performance Management
Reseña
El 24 de agosto de 1998, con la fusión de Arbor Software e Hyperion Software nació un gigante en el mundo del software, Hyperion Solutions Corporation, proveedor líder en aplicaciones de software analítico para la elaboración de informes, análisis, modelos y planificación empresarial.
La filosofía de Hyperion está orientada hacia el desarrollo de software para aplicaciones analíticas, que ayuda a las organizaciones a maximizar su rendimiento en los negocios, mejorar la eficiencia operativa y ganar ventaja competitiva mediante el uso de la información como un arma estratégica.
Hyperion fabrica herramientas analíticas estándar que se apoyan en la tecnología más avanzada y las herramientas OLAP, capaces de ofrecer ayuda real a los ejecutivos, que pueden desarrollar y revisar con rapidez y sencillez los planes que mejoran la efectividad de la empresa.
Hyperion Enterprise Performance Management
Se trata de un conjunto de herramientas de TI que proporcionan a las compañías un conjunto potente de capacidades analíticas para maximizar la eficiencia operativa y los recursos de la empresa, comunicar los objetivos estratégicos y mejorar de forma espectacular la planificación del negocio y la consolidación financiera, la elaboración de informes, y los `procesos de análisis´. Hyperion Enterprise Performance Management ofrece a las compañías la solución mejor de su clase que integra los diferentes datos de la empresa y aprovecha el liderazgo de Hyperion, su sólida experiencia y la los socios aliados en las aplicaciones de software analítico.
Las adiciones clave a Hyperion Enterprise Performance Management disponibles ahora, son Hyperion Activity Based Management e Hyperion Performance Measurement.
Hyperion Performance Measurement
Es una aplicación analítica estándar fácilmente personalizable usada para comunicar la estrategia organizativa y la responsabilidad a la vez que se sigue el progreso hacia los objetivos del negocio. Las organizaciones que despliegan Hyperion Performance Measurement son capaces de cubrir el vacío que hay entre la estrategia y las acciones, involucrando a un amplio abanico de usuarios y respondiendo más proactivamente a las condiciones cambiantes del negocio. Hyperion Performance Measurement apoya todas las estructuras de medición del rendimiento líderes incluyendo la Balanced Scorecard, Baldridge Criteria y la European Foundation for Quality Management.
Hyperion Activity Based Management (ABM)
Es la solución líder en la gestión basada en la actividad para optimizar el despliegue de los recursos de la empresa. Hyperion ABM permite modelos de proceso de negocio repetitivos que proporcionan un mejor entendimiento en la utilización de los recursos, los costes económicos y las limitaciones operativas asociadas. El resultado es una información más exacta para una planificación informada y más realista. La primera aplicación analítica que combina el coste basado en la actividad, la planificación de la capacidad, la revisión de las limitaciones y la planificación del escenario, Hyperion ABM ofrece un entorno de modelo de negocio completo, aplicable a un amplio abanico de industrias que incluyen las de fabricación, procesado, distribución, servicios, asistencia sanitaria, administración, educación y servicios financieros.
Hyperion Enterprise e Hyperion Pillar
Hyperion Enterprise es la aplicación analítica líder para
consolidación financiera, planificación, análisis, y realización de informes,
instalada en más de 2.500 compañías en todo el mundo. Gracias a la
incorporación de Inteligencia Empresarial, Hyperion Enterprise aporta una
visión completa de la información financiera, acelera los cierres de cuentas,
compatibiliza las contabilidades generales múltiples con los diferentes estados
de cuentas y, además, destaca en la realización de informes financieros y
legales. Hyperion Enterprise también gestiona cambios complejos de moneda,
fusiones y adquisiciones mundiales y eliminaciones entre compañías con
facilidad.
Por su parte, Hyperion Pillar es la aplicación líder en el mercado para planificación presupuestaria y está instalada en cerca de 1.300 compañías en todo el mundo. Elegida como la mejor solución para realizar presupuestos por Global Finance y preferida sobre Oracle por 1 de cada tres clientes, Hyperion Pillar es una aplicación analítica que gestiona la distribución, los procesos de colaboración y distribuidos de planificación de presupuestos y previsiones. Esto permite a las compañías responder a las cambiantes condiciones empresariales a través de revisiones de presupuestos e informes financieros.
Servidor Hyperion Essbase OLAP y el Servidor Hyperion Integration
El Servidor Hyperion Essbase OLAP es una plataforma
estratégica optimizada que gestiona las aplicaciones de planificación,
análisis, y realización de informes. Soporta un acceso de lectura/escritura
multiusuario, capacidad de datos de gran potencia, cálculos analíticos fiables,
y consultas sofisticadas OLAP. Hyperion Essbase permite una navegación
multidimensional por los datos, lo cual reduce el tiempo y el esfuerzo que se
necesitaría para preparar a nuevos usuarios, así como tiempos de respuesta
rápidos en entornos de calculo centrados en red. Además de integrarse con las
herramientas estándar, Hyperion Essbase integra sin problemas a más de las 50
mejores herramientas y módulos de sus colaboradores.
Por otra parte, el Servidor Hyperion Integration es una suite de herramientas gráficas y servicios de integración de datos escalable que reduce drásticamente el tiempo y el coste que llevaría crear, distribuir y gestionar aplicaciones analíticas. El Servidor Hyperion Integration utiliza metadatos reutilizables y centralizados para automatizar el proceso de creación y gestión de aplicaciones analíticas desde fuentes de datos relacionales como data warehouses, data marts, aplicaciones transaccionales y sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) usando Hyperion Essbase. El Servidor Hyperion Integration permite a los usuarios navegar sin problemas desde datos derivados, calculados y resumidos gestionados por Hyperion Essbase para detallar datos almacenados en fuentes relacionales.
CheckMATE Software
CheckMATE es una aplicación que apoya el proceso de planificación estartégica probado y acreditado tanto academicamente como en el mundo de los negocios. Es una aplicación muy simple de utilizar y ser operada en computadores IBM y sistemas donde corran aplicaciones Windows. El software ofrece numerosas ayudas tanto en línea, desplegadas por pantalla, como ejemplos completos que bien pueden ser impresos. Toda la documentación que facilita la comprensión de la aplicación es enviada a los adquirientes a través de un diskette 3.5 de alta densidad. La mayoría de los usuarios encuentra el software tan fácil de usar que no sienten la necesidad de acudir a los manuales. La tecla F1 esta disponible a lo largo de toda la aplicación para proporcionar las ayudas que sean requeridas. Dado que existen alrrededor de 23 industrias diferentes, se encuentran disponibles ejemplos que se adaptan al tipo de industria seleccionada.
CheckMATE favorece el desarrollo de una misión asertada. Es una de las herramientas análíticas más popular y ampliamente usada en la planificación estratégica en lo referente a la formulación de estrategias, incluye el análisis interno (matríz) DOFA, análisis del entorno y una análisis integral. CheckMATE permite el desarrollo de los objetivos, metas y políticas más recomendadas para la implementación de estrategias. Para usar la aplicación no se requiere tener un conocimiento previo de planificación estratégica.
Enfoque metodológico:
Interacción.
El usuario puede efectuar cuestionamientos, los cuales son acogidos para su asimilación y análisis arrojando finalmente las respuestas del caso las cuales pueden ser impresas.
Participación.
Grupos de trabajo individuales pueden hacer uso del software independientemente y reunirse para discutir sobre estrategias particulares y su implementación.
Nivel de Detalle: El usuario completa de manera exhaustiva las fases de formulación e implementación de estrategias.
Funciones
Fase 1 Formulación
Creación y formulación de la misión organizacional
Identificación de los factores internos: fortaleza y debilidades
Identificación de los factores externos: amenazas y oportunidades
Generación y evaluación de estrategias alternativas
Selección y prioridad de estrategias.
Fase 2 Implementación
Desarrollo de objetivos, metas y pol´ticas para la implementación de las estrategias.
Características:
ü Innovación
ü Hace de la planificación estratégica un proceso fácil y veráz
ü Rapidez y fácil empleo
ü Faculta a los administradores para actuar
ü Promueve estrategias inteligentes
ü Permite enfocarse flexiblemente
ü Provee orientación en la planificación estratégica
ü Añade formalidad y mérito a la planificaicón estratégica.
Stratplan
Stratplan simula el procso de manufactura de una compañía. Presenta usos relacionados con el flujo de caja, avalúos, análisis de riesgo, elección de los cursos de acción en medio competitivos, anticipación de inventarios de origen externo, controlando los costos compitiendo efectivamente en los mercados. Tambien presta atención a la relación que existe entre el valor y funcionamiento de la compañía ayudando a demostrar la relación que existe entre lo que hacen los administradores y la operatividad del mercado de capitales.
Lo fundamental para encarar el empleo administrativo es determinar cual de las actividades de la compañía esta creando valor y cómo esa creación de valor puede ser medida.
El complejo proceso de desarrollo dinámico de políticas significa para Stratplan que las decisiones deben ser tomadas a diario, soportando especial atención a las consecuencias que fueron vividas a raíz de esas decisiones así como las que tendrán a futuro. Asi por cada 15 análisis estratégicos efectuados 10 de éstos pueden ser completamente revisados a la luz de los eventos. Como la compañía se desenvuelve ha de ser provista con una batería para ir incrementando la toma de decisiones asistida, incluyendo el análisis de avalúos, la planificación individual de productos de la compañía como en su totalidad, así como también los análisis contables. Esto se complementa con el paquete gráfico de alta calidad y flexibilidaad el cual puede se usado para generar gráficos de línea, diagramas de barra y series de regresión en el tiempo.
Stratplan lo lanza directamente al mundo de la complejidad e incertidumbre. Al mismo tiempo lo provee de muchas herramientas de planificación con las cuales es enviado desde el desarrollo de ideas hasta otros cursos obligatorios. Sus tareas son introducidas racional y rigurosamente en procesos en funcionamiento de las complejas organizaciones dentro del entorno competitivo.
RYTHM SOLUTIONS
La solcución I2's RHYTHM ofrece una respuesta inteligente para la toma de decisiones de la empresa. El software RHYTHM es la clave para la optimización e integración de los procesos del negocio, mientras se incrementa la distribución inteligente de los negocios electrónicos a través de la colaboración con socios comerciales. RHYTHM ofrece una completa solución para la Optimización de los Procesos del Negocio (BPO) ofreciendo la optimización, integración y adelantos visiblemente requeridos por la alta velocidad de los negocios. El valor obtenido al implentar la solución RHYTHM ha sido valorada en billones de dolares por un gran número de compañías en el sector industrial.
Avance competitivo
Historicamente las compañías se dirigen hacia el logro de sucesos que le permitan tener un dominio de una de las tres disciplinas para detectar errores en los negocios:
Liderazgo de productos. El desenvolvimiento y lanzamiento de productos innovadores en el momento oportuno, acortando manejo del el ciclo de vida del producto a partir de conceptos para su fase última de tratamiento gradual.
Excelencia operacional. La manufactura y distribución de productos acertados en el momento apropiado acortando la colaboración existente entre los socios comerciales.
Familiaridad con el consumidor. Atrer a los consumidores administrando las relaciones entre ellos proviendolos de servicios de consumo superiores.
En el pasado una compañía podía tener éxito y proseguir de manera excelente abarcando sólo una de esas áreas.
CONCLUSIONES
La información siempre ha sido un elemento primordial del proceso de toma de decisiones en los aspectos militares, empresariales, etc. La victoria siempre está de parte de la persona que posee la mejor información.
Los sistemas de apoyo a las decisiones estratégicas poseen el potencial que mejora significativamente la calidad del proceso de toma de decisiones.
El impetuoso surgimiento del modelo de planificación automatizada contribuye a proporcionar una base más integrada, significativa y cuantificada para el proceso de gerencia estartégica. Esto permite la ampliación del alcance de las actividades de planificación y el mejoramiento de la calidad de la selección estratégica.
GLOSARIO
DATA MART: Datos de un área de negocio. Es el modelo de implementación que recoge en una base de datos, orientada al mundo de la decisión, información de una materia concreta, de un área de negocio, para los usuarios de un departamento.
DATA WAREHOUSE: Almacén de datos. Es el modelo de implementación que recoge en una base de datos, orientada al mundo de la decisión, información concerniente a todo el ámbito de la empresa, para todos los usuarios de la misma. También se utiliza para referirse a Bussiness Intelligence.
DRILL DOWN/DRILL UP: Mecanismo de navegación que permite desplazarse en una estructura (visión) multidimensional desde lo global hacia el detalle (drill down) o viceversa (drill up). Herramientas de data mining: (Minería de datos): Son herramientas que posibilitan, a los usuarios, analizar grandes cantidades de información con el propósito de descubrir indicadores de conocimiento (tendencias, segmentación, relaciones causales, etc).
Herramientas EIS/DSS: Son herramientas para la creación de entornos de acceso a la información que permiten la toma de decisiones basadas en información preprocesada, estructurada con alto nivel de resumen y bajo de detalle, presentada en un entorno gráfico del usuario muy intuitivo.
Herramientas OLAP: (On-Line Analytical Processing).- Facilitan a los analistas de negocios ejecutivos la navegación mediante la rotación de tablas, gráficos, mapas, técnicas de drill-down/up, a través de las múltiples dimensiones de los datos del entorno de business inteligence.
Herramientas de query RELACIONAL: Son herramientas que facilitan la creación de consultas complejas sin necesidad de que el usuario conozca la estructura de base de datos ni su codificación.
Herramientas de REPORTING: Son herramientas que permiten a los usuarios o departamentos de sistemas la creación y mantenimiento de informes impresos, en un entorno ágil, amigable y orientado al negocio.
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HYPERION: Fabricante de herramientas analíticas estándar que se apoyan en la tecnología más avanzada y las herramientas OLAP, capaces de ofrecer ayuda real a los ejecutivos, que pueden desarrollar y revisar con rapidez y sencillez los planes que mejoran la efectividad de la empresa.
HYPERION ESSBASE OLAP SERVER: Es la plataforma empresarial para la elaboración de informes, análisis, modelos y presupuestos. Permite el acceso de lectura/escritura de múltiples usuarios, capacidad de almacenamiento de datos a gran escala, realización de cálculos analíticos sólidos y consultas OLAP sofisticadas (proceso analítico on-line).
INTELIGENCIA EMPRESARIAL:Técnicas y herramientas que permiten manipular la información y los datos existentes para extraer nuevos datos e informaciones, críticas para el éxito del negocio.
MOLAP: Multidimensional On-Line Analytical Processing. Es el OLAP cuando la Tecnología SGBDP es multidimensional.
PILLAR: Capacidad de manipular los datos de las bases de datos existentes y convertirlos en información critica.
ROLAP: Relational On-Line Analitical Processing; Es el OLAP cuando la Tecnología del SGBD es relacional.
SGBDM: Sistema Gestor de Bases de Datos Multidimensional, MDBMS; Multidimensional Database Management System.
SGBDR:Sistema Gestor de Bases de Datos Relacional, RDBMS; Relational Database Management System.
Web Browser: Es una arquitectura de implementación de las distintas herramientas que permiten que el usuario trabaje desde un navegador estándar a través de Internet/Intranet.
BIBLIOGRAFíA
DAVIS, Fred R. [Traducción] (1994, Junio) La Gerencia Estratégica. Novena reimpresión. Serie Empresarial. Fondo Editorial LEGIS. Colombia. 371 págs. p.p. 328 - 357.
http://www.aliah.com/Default.asp
http://www.cio.com/consultware/strategy.html
http://www.checkmateplan.com/onsite.htm http://www.checkmateplan.com/order.htm
http://www.distance-learning.org/heriotwatt/programs/stratsoft.html
http://www.hyperion.com
http://www.ifcomputer.com/home_en.html
http://www.pcworld.com.ve/n16/portada/strategos.html
http://www.planetit.com/
http://www.strategic-dynamics.com/whatispp.htm
http://www.vision-software.com/index.htm
[1] Misión de la empresa Visión Software: "Conceptualizar, Diseñar y Desarrollar soluciones automatizadas de la más alta calidad que permitan apoyar a los procesos relevantes de la FUNCION GERENCIAL, en particular en todo lo relativo a las áreas de Planificación, Control y Toma de Decisiones, con la finalidad de satisfacer cabalmente las demandas de nuestros clientes en el marco de respuestas adecuadas, oportunas y realmente competitivas".
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