Universidad Santa María

Decanato de Post-Grado

Gerencia de Tecnología de la Información.

Tecnología de la Información I

Profesor: José Gómez

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DURAND, Edward. C.I. N°: 6.305.176.

ESCALONA, José Gregorio. C.I. N°: 6.839.487.

NÚÑEZ, Merlly. C.I. N°: 6.670.774.

SÁNCHEZ, Alejandro. C.I. N°: 8.991.731.

 

Caracas, noviembre 1999

 

 

INDICE

 

CONTENIDO

PAGS.

 

 

Introducción	02
Sistemas de información como arma estratégica	03
Sistemas de información gerencial	05
Capacidades de un sistema de información gerencial	08
Cómo utilizar la información para tomar decisiones	09
Cómo puede ayudar un sig efectivo a un administrador	09
Cómo funciona un sistema de información gerencial	09
¿De dónde viene la información gerencial?	09
Cómo desarrollar un sistema efectivo de información gerencial	10
Cómo diseñar o evaluar un sistema de información gerencial	10
Optimización de un sistema de información gerencial	11
Herramientas y técnicas	16
Glosario	23
Bibliografía	24

 

INTRODUCCION

 

Todas las organizaciones necesitan información actualizada, confiable y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeño y la ejecución de ésta.

 

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos. En contraste, la información formal generalmente llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes generalmente son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG). Desafortunadamente en muchas organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de información que requieren, o ésta llega demasiado tarde o en un formato que puede no ser confiable o es difícil de interpretar.

 

 

En este trabajo se presentan los tópicos de mayor relevancia en el diseño y uso de los Sistemas de Información Gerencial como herramienta rutinaria de trabajo de los administradores y ejecutivos en general. 

 

SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO ARMA ESTRATÉGICA

 

Al considerar el término “oficina del futuro” de un ejecutivo, pensamos en que ella está integrada por un gran número de terminales de un computador, junto a una amplia profusión de datos y gráficos. En ella permanece en su jornada de trabajo el ejecutivo de la empresa dedicado al seguimiento y control del medio interno y externo de la misma, y a la formulación, ejecución y evaluación de las estrategias competitivas.

 

Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez mas información para poder realizar decisiones acertadas.

 

Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los tomadores de decisiones, la obtención, análisis y evaluación de enormes cantidades de información en forma rápida y exacta. La mayoría de las herramientas analíticas de procesamiento de la información se pueden programar en aplicaciones, con el objeto de proporcionar datos transformados en información estratégica provechosa.

 

Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.

 

El papel adecuado de los computadores dentro del Proceso de Gerencia Estratégica, es visto de la forma siguiente:

a)      Sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio,

b)      Se  considera  como  un  marco  que permite que la ciencia y la capacidad de juicio, se combinen y se vuelvan más explícitas; y no solo como proveedores de soluciones,

c)       Es el carácter concreto a la estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas,

d)      Es un valioso instrumento que permite la posibilidad de ampliación y de juicio.

 

La Tecnología de Computadores, ha invadido todos los sectores de la sociedad. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónicas, los computadores tipo escritorio, la transferencia electrónica de fondos, las paginas electrónicas para simulación y los sistemas de apoyo a decisiones estratégicas, son algunas de las  muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.

 

“Los computadores sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio. Deben considerarse como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio se combinen y se vuelvan más explícitas y no sólo proveedores de soluciones. Es el carácter concreto de esta estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas, lo valioso de su capacidad de ampliación y de juicio.”…GAO Report PAD-80-21. p. 17.

 

La tecnología de computadores se encuentra invadiendo todos los sectores de la sociedad, creando una conmoción comparable a la revolución industrial. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónica, los computadores tipo escritorio, las transferencias electrónicas de fondos, las páginas electrónicas para simulaciones y los sistemas de apoyo a las decisiones estratégicas son algunas de las muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

 

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema “total “. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un supersistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros.

 

Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Esta transformación se realiza con base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la retroalimentación y la disponibilidad selectiva de los datos.

 

Todos los sistemas de información implican tres (3) actividades principales; reciben datos como entrada; procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan información manuales, electromecánicos y computarizados. En tres (3) funciones:  Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

 

 

Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones

 

Es un sistema de procesamiento de datos que sirve principalmente para manejar transacciones en el nivel operativo, pero no es un  Sistema de Información Gerencial^. Ejemplo:

 

Sistema de Información para Administradores

 

En este sistema se muestran cuatro (4) clases generales de información creada por computadora, esta información puede servir para control de operaciones, planeación estratégica y a largo plazo, y a corto plazo, control administrativo y solución de problemas especiales. Es un sistema computarizado, los programas de computo pueden monitorizar continuamente transacciones que entran y están siendo procesada  para detectar  en  forma automática circunstancias excepcionales que requieren la atención del administrador.

 

Por ejemplo, condiciones en las que no hay inventario debido a una  transacción  de ventas o una de crédito de ventas que fue aceptada para procesamiento, aunque el cliente ya se haya pasado de su límite de crédito, puede ser detectada por el sistema como una excepción. La mayoría de los informes para control administrativo están basado en resúmenes de los archivos maestros transacciones y no en las transacciones directamente.

 

Sistemas de Información de Informes Financieros Externos

 

Casi todas las empresas deben preparar informes financieros para distribuirlos a otras personas fuera de la organización y otras organizaciones; ésta es una de las formas en que una organización interactúa con su medio. Por ejemplo, a los principales acreedores que desean conocer la probabilidad  de que el dinero  que se les debe les sea pagado y a los accionistas, para informales del estado financiero de compañía.

                       

Estos informes externos pueden tener propósitos limitados ( los que envían a las oficinas del gobierno, del seguro social o impuestos retenidos); o bien, estados financieros con propósito general, como hojas  de balance de la compañía y estados de ingresos. Con frecuencia debe diseñarse un subsistema especial que genere informes con propósito limitados, como los que se envían en las oficinas del gobierno.

 

Existe mucha interrelación entre estos sistemas y los de información administrativos, aunque sus propósitos sean distintos. De cierto, como mucha de la información financiera necesaria para los administradores y los usuarios de información externa es similar, algunas organizaciones, en especial las más pequeñas, diseñan sus sistemas de información para que sean útiles, tanto para elaborar informes financieros externos, como para los propósitos administrativos, esta práctica no permite a los administradores tener un sistema de informes internos acorde con sus necesidades.

 

Sistema de Información de Propósito Externo