INDICE

 

 

I.      Generalidades ……………………………….………………..1

 

1.1.- Introducción al concepto de Bases de Datos.

1.2.- Características de ACCESS.

1.3.- Instalación.

1.4.- Elementos de ACCESS.

1.5.- Operaciones fundamentales con Bases de Datos.

 

II.   Tablas …………………………………………………….…..10

 

2.1.- Diferentes modos de ver las tablas.

2.2.- Modo de presentación Diseño.

2.3.- Conceptos fundamentales (campos, tipos de campos, registros).

2.4.- Crear una tabla.

2.5.- Propiedades de los campos.

·    Formato.

·    Lugares decimales.

·    Tamaño del campo.

·    Máscara de entrada.

 

III. Diferentes modos de ver las tablas ………………………...19

 

3.1.- Modo de presentación Hoja de Datos.

3.2.- Introducción de información.

3.3.- Operaciones en el modo Hoja de Datos.

3.4.- Cambiar el aspecto de los datos.

 

IV. Filtros ………………………………………………………..24

 

V.   Consultas ……………………………………………………..28

 

5.1.- Consultas. ¿Qué son y cómo funcionan?

5.2.- Consultas por selección.

 

VI. Formularios …………………………………………………30

 

VII. Informes ……………………………………………………37

 

 

 

I.      Generalidades

 

1.1.- Concepto de Bases de Datos

 

Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.

 

El primer paso que debe seguir para la creación de bases de datos consiste en crear tablas. Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información. Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas, formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos. También es posible modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades, así como utilizar los Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y modificar objetos.

 

Sólo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D.

 

 

1.2.- Características de ACCESS.

 

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:

 

·       Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.

 

·       Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.

 

·       Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.

 

·       Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

 

1.3.- Instalación

 

La instalación de la versión 2.0 de Access requiere lo siguiente:

 

·       Procesador 80386 o superior.

·       Disco Duro con 19 megabytes de espacio libre (instalación normal).

·       Mouse u otro dispositivo o señalador compatible.

·       Pantalla VGA o superior.

·       6 Mb de memoria RAM (se recomiendan 8 Mb o más).

·       Microsoft Windows versión 3.1 o superior, Windows NT o Windows para trabajo en grupo.

 

Proceso de Instalación.

 

Emplee el programa de instalación (INSTALAR.EXE) para instalar Access como sigue:

 

a)     Introduzca el disco 1 en la unidad de disco A (o en la B según su configuración).

b)     Siga los pasos indicados por el propio proceso de instalación.

 

Puede ahorrarse espacio en el disco eligiendo la opción de instalación “Completa/Personalizada” y seleccionando sólo los componentes que desee instalar.

 

1.4.- Elementos fundamentales.

 

Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.

 

1.4.1.- Tablas

 

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de información  acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.

 

1.4.2.- Consultas

 

Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la información contenida en su base de datos, como por ejemplo “¿Qué productos tienen proveedores australianos?”. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica. Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

 

1.4.3.- Formularios

 

Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.

 

1.4.4.- Informes

 

Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.

 

Nota:

 

Una B.D. puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.

 

1.5.- Operaciones fundamentales con las bases de datos

 

Se estudiará cómo:

 

2.1.1.- Abrir una base de datos.

2.1.2.- Crear una base de datos.

2.1.3.- Cerrar una base de datos

2.1.4.- Emplear las fichas-guía.

2.1.5.- Diseñar las bases de datos.

2.1.6.- Usar los Asistentes de Access para crear objetos.

 

La ventana de la base de datos

 

Cuando abra o cree una base de datos, Access presentará la ventana de la base de datos en la ventana de Access. La ventana de la base de datos (ver fig. 1) es su centro de control. Desde aquí puede crear y usar cualquier objeto de su base de datos.

 

 

Fig. 1

 

 

La barra de menús incluye los menús y los comandos que le permiten crear y usar objetos en su base de datos. La barra de herramientas contiene las opciones que puede utilizar para llevar a cabo operaciones comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual (ver fig. 2).

 

 

 

Fig. 2

 

Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access, la barra de menús y la barra de herramientas cambian para presentar los comandos y las opciones que se aplican al trabajo en cada ventana.

 

Los botones de selección de objetos de la ventana de la base de datos proporcionan acceso directo a todos los objetos de su base.

 

2.1.1.- Abrir una Base de Datos.

 

Cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre es un archivo que contiene los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la B.D.

 

Para abrir una base de datos existente:

a)     Haga clic en el botón “Abrir base de datos” (  ) de la barra de herramientas (o bien en el menú Archivo, elija Abrir base de datos (ver fig. 5)).

b)     Aparecerá la caja de diálogo Abrir base de datos (ver fig. 6). Para abrir la base de datos con acceso de sólo lectura, seleccione la opción “Solo lectura” en el cuadro de diálogo Abrir base de datos. Este modo de acceso le permite ver pero no modificar los datos y objetos de la base de datos.

c)     Para abrir la base de datos con acceso exclusivo, seleccione la opción “Exclusivo”. Este modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen los datos y objetos en la base. Desactive esta opción para compartir los datos en un entorno multiusuario.

 

 

 

Fig. 3

 

 

Fig. 4

 

 

 

 

Fig. 5

 

Nota: En la ventana inicial de Access, puede abrirse una base de datos utilizando los números y los nombres que aparecen en la parte inferior del menú Archivo, que son las últimas cuatro bases de datos que se han abierto. Esta operación se puede simplificar oprimiendo la combinación de teclas Ctrl + O.

 

2.1.2.- Crear una base de datos.

Para crear una base de datos, haga clic en el botón “Nueva base de datos” (  ) de la barra de herramientas (o en el menú Archivo elija “Nueva base de datos” u oprima Ctrl + N). (Ver fig. 3).

 

Access mostrará el cuadro de diálogo Nueva Base de Datos (ver fig. 4), donde podrá especificar un nombre y una ubicación para la base de datos. Un nombre de base de datos puede tener un máximo de 8 caracteres, pero no puede contener espacios. Si selecciona el nombre de una base de datos existente, Access le preguntará si desea reemplazarla.

 

 

Fig. 6

 

Access abre automáticamente una nueva base de datos con acceso exclusivo.

 

2.1.3.- Cerrar una base de datos.

 

1.    Cambie a la ventana de la base de datos si ésta no está activa (haga clic en la ventana de la base de datos o bien, en la barra de herramientas haga clic en el botón “Ventana de la base de datos” (  ).

2.    En el menú Archivo, elija Cerrar base de datos.

 

2.1.4.- Empleo de las fichas-guía.

 

Las fichas guía que reemplazan al tutorial normal que generalmente requiere una estructura predeterminada, operan como un profesor, ayudándole a trabajar con su base de datos mientras aprende. Las fichas-guía y Access se usan simultáneamente sin necesidad de pasar de uno a otro. Puede usar las fichas-guía para crear toda una base de datos o puede consultarlas cuando necesite ayuda sobre una tarea específica (ver fig. 7).

 

 

Fig. 7

 

2.1.5.- Diseñar una base de datos.

 

En una base de datos relacional, como las que se crean con Access, la información sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la información de una manera significativa, deberá indicar a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes temas.

 

Para diseñar una base de datos:

 

a)     Determine el propósito de la base de datos. Esto le ayudará a decidir qué se desea almacenar.

b)     Determine las tablas: Divida la información en diferentes temas, como por ejemplo, empleados o pedidos. Cada tema será una tabla de la base de datos.

c)     Determine los campos: Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla Empleados podría ser Apellidos y otro podría ser Fecha de Contratación.

d)     Determine las relaciones entre la información: Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la base de datos. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario.

e)     Defina las relaciones entre las tablas.

f)       Refine su diseño: Asegúrese de que el diseño no tenga errores. Cree las tablas y algunos registros de datos como muestra. Vea si obtiene los resultados deseados y haga los ajustes necesarios.

 

2.1.6.- Uso de los Asistentes de Access para crear objetos.

 

Al crear una nueva tabla, consulta, formulario o informe, Access presenta un cuadro de diálogo donde puede elegir si desea comenzar con un objeto en blanco y crearlo usted o, por el contrario, si desea utilizar un Asistente de Access como ayuda para crearlo (ver fig. 8).

 

Un Asistente de Access es como un experto en bases de datos que hace ciertas preguntas acerca del objeto deseado y después lo crea basándose en sus respuestas.

 

 

 

Fig. 8

 

II.    Tablas

 

2.1.- Diferentes modos de ver las tablas.

 

Access permite alternar entre ver el contenido o la estructura de la base de datos. Para ello nos brinda dos modos de trabajo o dos modos de ver nuestras tablas. Para cambiar el modo de ver, después de abrir una tabla, puede seleccionar: modo de ver Diseño (  ), que muestra la estructura y que permite crear y modificar la estructura de una tabla, o el modo de ver Hoja de datos (  ), que muestra el contenido, para visualizar, agregar, eliminar y editar los datos de una tabla.

 

2.2.- Modo de presentación Diseño

 

Para abrir una tabla existente en modo de presentación Diseño, seleccionamos el nombre de la tabla, luego damos clic en el botón Diseñar (ver fig. 9) y aparece la estructura de la tabla (ver fig. 10).

 

 

 

Fig. 9

 

Para cambiar al modo de ver Hoja de Datos desde el modo Diseño, seleccionamos el botón correspondiente.

 

 

 

Fig. 10

 

2.3.- Conceptos fundamentales

 

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema particular. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). Toda la información de la tabla describe el tema de ésta.

 

En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Cada registro de una tabla contiene el mismo conjunto de campos y cada campo contiene el mismo tipo de información para cada registro.

 

Cada campo debe tener definido un tipo de datos. El tipo de datos determina la clase y el rango de los valores que se pueden introducir en el campo, así como la cantidad de espacio disponible para almacenaje en éste.

 

El nombre de un campo puede contener hasta 64 caracteres incluyendo espacios, el tipo identifica el tipo de información que se almacenará en él (si es texto, número, tipo fecha, etc). Además se puede agregar una descripción que permite conocer qué contendrá cada campo.

 

A continuación mostramos los distintos tipos de campos (datos) que podemos definir en ACCESS:

 

Tipo de Datos	Descripción
Texto (Implícito)	Texto o combinaciones de texto y números con los cuales no se realizan cálculos matemáticos, como por ejemplo, nombres y direcciones, números de teléfono y códigos postales. Un campo de tipo texto puede contener hasta 255 caracteres.
Memo	Texto largo y números, como comentarios y explicaciones. Un campo de tipo memo puede contener hasta 64.000 caracteres.
Numérico	Datos numéricos con los que se realizarán cálculos matemáticos pero no monetarios. Establezca la propiedad Tamaño del Campo (FieldSize) para definir el tipo de dato numérico específico.
Fecha/Hora	Fechas y horas. Se ofrece una variedad de formatos de presentación.
Moneda	Valores monetarios. No use el tipo de datos Numérico para valores monetarios, pues durante el cálculo, los números a la derecha del separador decimal podrían redondearse. El tipo de datos Monetario mantiene un número fijo de dígitos a la derecha del decimal.
Contador	Números sucesivos insertados automáticamente por Microsoft Access. La numeración comienza en 1. Un campo con tipo de datos Contador es una buena clave principal, y es compatible con el tipo de datos Numérico con la propiedad Tamaño del campo (FieldSize) establecida como Entero largo.
Sí/No	Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado o campos que sólo contendrán uno de dos valores.
Objeto OLE	Objetos creados en otros programas usando el protocolo OLE, que se pueden vincular o incrustar en una base de datos de Microsoft Access a través de un control en un formulario o informe. Limitado por el espacio disponible en disco.

 

 

Notas:

 

n      Seleccione el tipo de datos adecuado para cada campo. Por ejemplo, probablemente la mayoría de los campos de una tabla de nombres y direcciones serán del tipo Texto. Incluso un campo para números de teléfono que sólo vaya a contener dígitos debe definirse como de tipo Texto. Reserve el tipo de datos Numérico para los campos que vayan a ser sometidos a cálculos.

n      Los campos con los tipos de datos Memo u Objeto OLE no se pueden indexar.

 

 

2.4.- Crear una tabla

 

Toda la información de las bases de datos se almacena en tablas. A partir de una tabla, posteriormente pueden crearse formularios, informes o consultas relacionadas con ella.

 

Cada tabla de su base de datos debe almacenar la información de un solo asunto. Una vez que haya diseñado sus tablas, las puede crear, agregarles unos cuantos registros de información y probar la base para verificar si éstas proporcionan la información deseada.

 

Para crear una tabla, en la ventana de la base de datos seleccione la opción Tabla y aparecerá una nueva ventana (ver fig. 11), donde debe seleccionar el botón “Nueva Tabla”.

 

 

 

Fig. 11

 

 

A continuación aparece una nueva pantalla, donde puede definir todos los campos que desee para su tabla (ver fig. 12).

 

 

Fig. 12

 

Para agregar un campo, deberá escribir un nombre de campo y elegir un tipo de datos.

 

·    El nombre de campo identifica los datos almacenados en un campo. Puede tener hasta 64  caracteres, incluyendo espacios en blanco.

·    El tipo de datos indica a Access qué tipo de datos corresponde al campo, como por ejemplo, texto, números, fechas o moneda.

 

Es importante elegir el tipo de datos adecuado para un campo, antes de comenzar a introducir información en la tabla. Siempre puede cambiar el tipo de un campo, incluso cuando ya contiene información, sin embargo, si los tipos de datos no son compatibles, se pueden perder.

 

Ø   Agregar campos a la tabla

 

1.    Escriba el nombre del campo en el primer artículo vacío que hay en la columna Nombre de campo.

2.    Presione Tab para pasar al cuadro Tipo de datos. Implícitamente Access tiene tipo Texto, pero si queremos variarlo, desplegamos la lista haciendo clic en la flecha y seleccionamos el tipo adecuado.

3.    Presione Tab para pasar al cuadro Descripción y escriba una pequeña descripción para cada campo que aparecerá en la barra de estado en el modo de presentación Hoja de datos, cada vez que seleccione el campo.

 

Ø      Insertar un nuevo campo

 

Haga clic sobre la fila situada debajo de la posición donde desea insertar el campo y después haga clic sobre el botón Insertar fila (  ) de la barra de herramientas. En la columna “Nombre de campo” escriba el nombre que le desea dar al nuevo campo, en la columna “Tipo de Datos” seleccione el tipo de datos que contendrá ese campo y si lo desea, establezca las propiedades que desee para dicho campo (con F6 puede cambiar hacia la ventana de las propiedades) y en la columna “Descripción” escriba una pequeña descripción de lo que contiene el campo. Esta última columna es opcional.

 

Ø      Borrar campos

 

Seleccione los campos que quiera eliminar. Para esto haga clic sobre el selector de filas de ese campo. Si quiere seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic sobre el botón Eliminar fila (  ) en la barra de herramientas. Si alguno de los campos contiene datos, Access preguntará si desea continuar. Si desea eliminar, elija Aceptar. Si se arrepiente de la operación, elija Cancelar.

 

2.5.- Propiedades de los campos

 

Las propiedades son las características de un objeto como, por ejemplo, su nombre, tamaño o color. Todos los objetos de Access tienen propiedades que se pueden establecer para determinar la apariencia o el funcionamiento de los mismos.

 

Cada campo de una tabla, posee un conjunto de propiedades.

 

Cambiando las propiedades de un campo, puede controlar la manera en que Access almacena, manipula y presenta los datos del campo. Las propiedades que pueden establecerse para cada campo, dependen del tipo de datos que se seleccione para el campo. Por ejemplo, una de las propiedades de los campos se llama Formato. Esta propiedad indica el formato que Access debe usar al presentar la información del campo. Cuando se ven los datos del campo en una hoja de datos o en un formulario, Access los presenta automáticamente en el formato establecido para dicho campo.

 

A continuación veremos cómo se establecen las propiedades de los campos:

 

1.      En el modo de presentación Diseño de la tabla, seleccione el campo cuyas propiedades desee establecer.

2.      De las propiedades mostradas en la parte inferior de la ventana, haga clic en la que desee establecer.

3.      Establezca la propiedad.

 

Propiedades de los campos

 

·    Propiedad FORMATO

 

Permite personalizar la forma en la que se muestran e imprimen los números, fechas, horas y los textos. Afecta sólo el modo de mostrar los datos, no el de almacenarlos. Access proporciona formatos predefinidos para los tipos de datos Numérico, Fecha/Hora, Sí/No, Texto y Memo. Los formatos predefinidos dependen del país especificado en la opción Configuración regional del Panel de Control de Windows. Access muestra los formatos correspondientes al país seleccionado.

 

A continuación se muestran los valores predefinidos de la propiedad Formato para números.

 

Número general: Muestra el número como se escribió. Es el implícito.

Moneda: Usa el separador de miles, muestra los números negativos entre paréntesis. El valor implícito de la propiedad Lugares Decimales es 2.

Fijo: Muestra como mínimo un dígito.. El valor implícito de la propiedad Lugares decimales es 2.

Estándar: Usa el separador de miles; el valor implícito de la propiedad Lugares Decimales es 2.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y le agrega un signo de porcentaje (%); el valor implícito de la propiedad Lugares Decimales es 2.

Científico: Usa notación científica estándar.

 

A continuación veremos los valores implícitos de la propiedad Formato para Fechas y Horas.

 

Fecha general: Si el valor es sólo una fecha, no se muestra hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra fecha. Esta configuración es una combinación de las configuraciones Fecha corta y Hora. Es la configuración implícita.

Fecha larga: Es la misma que la configuración Fecha larga de la sección Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Lunes 27 de Enero de 1997.

Fecha mediana: 27-Ene-97.

Fecha corta: Es la misma que la configuración Fecha corta de la sección Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 27/1/97.

Hora larga: Es la misma que la configuración Hora larga de la sección Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 5:15:20 PM.

Hora mediana: Ejemplo: 05:15 PM.

Hora corta: Ejemplo: 17:15.

 

Formato Aplicado a Sí/No

 

La propiedad Formato proporciona los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes, como lo son No, Falso y Desactivado. Si especifica un formato predefinido y escribe después un valor equivalente, se mostrará el formato predefinido de valor equivalente. Por ejemplo, si escribe Verdadero o Activado en un control de cuadro de texto que tenga establecido Sí/No en su propiedad Formato, el valor se convierte automáticamente en Sí.

 

Formato para los campos texto y memo

 

Puede establecer la propiedad Formato para crear formatos personalizados para campos Texto y Memo usando símbolos especiales. La propiedad Formato usa los siguientes símbolos para definir tipos de datos texto y memo:

@: Se precisa un carácter de texto (bien un carácter o un espacio).

&: No se precisa ningún carácter de texto.

<: Pone todos los caracteres en minúsculas.

>: Pone todos los caracteres en mayúsculas.

 

·    Propiedad LUGARES DECIMALES

 

Puede utilizar la propiedad LugaresDecimales para especificar el número de lugares decimales utilizado por Microsoft Access para presentar números. La propiedad LugaresDecimales utiliza los siguientes valores:

Auto: (Implícito) Los números aparecen del modo especificado en la configuración de la propiedad Formato.

0 a 15: Los dígitos situados a la derecha de la coma, aparecen con el número especificado de lugares decimales; aquellos situados a la izquierda de la coma aparecen del modo especificado en la configuración de la propiedad Formato.

 

·    Propiedad TAMAÑO DEL CAMPO

 

Puede utilizar la propiedad TamañoDelCampo para establecer el número máximo de datos que se pueden almacenar en un campo establecido como de tipo Texto o Número. Si el Tipo de Campo está establecido como Texto, escriba un número de 0 a 255. El valor implícito es de 50. Si el Tipo de campo está establecido como Número, las configuraciones de la propiedad TamañoDelCampo y sus valores están relacion