ANEXO

Documento traducido original de Kathleen Melymuka

(artículo bajado de Internet)

Cuando todo también falla

Si sus sistemas explotan el 1 de Enero de 2000, un plan de contingencia puede salvar a su compañía. Aquí diez puntos para diseñar uno.

"Si ustedes tienen un plan de contingencia, entonces debe pensar que también puede fallar." Dice Robert Vaccaro, director del proyecto para el año 2000 de la Administración del Seguro Social de los Estados Unidos de América en Washington. "Este es un mecanismo que muchas corporaciones han tomado en consideración, y nada podría estar más cerca de la realidad. A pesar de que un plan de contingencia es una acción inteligente."

Esta excepción brillante, entristeció al Gobierno Federal en forma total con respecto al año 2000, provocando una ampliación de esfuerzos por parte del Gobierno y del Subcomité Tecnológico de Reforma del Estado. Conforme el cambio de milenio se acerca, crece la incertidumbre, y más compañías empiezan a ver las cosas de la misma manera que Vaccaro. Dirigen su planificación para la contingencia por el año de 2000, como el paso final en el estado de su preparación para la prueba concluyente de que todo funcionará adecuadamente. Un plan de contingencia que no funcione de forma adecuada, hará que su compañía se derribe, provocando que cese su operación a causa del año de 2000, a pesar de sus mejores esfuerzos en sistemas, procesos, servicios o ayuda externa.

Las contingencias son maneras alternativas- incluso de poca tecnología o ninguna que son esenciales para realizar los trabajos. Por ejemplo un banco podría pensar en un posible fracaso en sus sistemas de la información para el año 2000 y planear un sistema de respaldo, pero también puede retener información del cliente crítica y estados de la cuenta en papel en caso de que todo falle.

Una vez que el plan de contingencia del negocio se encuentre en su lugar, debe haber también un plan de contingencia técnica, que saque de apuros a los sistemas prioritarios en orden de importancia del negocio. De esta manera, si los sistemas técnicos fallan, las personas trabajaran en ellos en el orden de importancia, en lugar del primero en llegar, primero en reparar.

Derrumbando los Planes

Para empezar la planificación de las contingencias, usted necesita determinar en cada línea del negocio a las personas líderes que podrían influir para el año 2000, e incluirlos como miembros de la Oficina del Proyecto del año 2000, además de las personas que harán el trabajo técnico.

"Obtenga lo mejor y más brillante de su empresa y lo organiza por línea de negocio," dice David Iacino, Gerente del Proyecto para el Cambio de Milenio del BankBoston S.A.

El empleado contribuye con el conocimiento adquirido en el desarrollo de sus funciones dentro del negocio.

Las personas técnicas, pueden comunicar a los funcionarios del negocio los sistemas que los apoya, e informar que sistemas son más vulnerables al fracaso.

Los miembros de la Oficina del Proyecto del año 2000, entregaran lo que Iacino llama el "Encabezado Y2K". Por ejemplo, Qué sucederá si este servidor dejará de funcionar? ¿Qué sucederá si la red no sirve? ¿Qué pasa si no hay teléfonos? ¿Sin correo?, y ¿Nada de electricidad? Deben realizarse reuniones para cada unidad del negocio para aportar ideas, dice Janet Myers, directora del programa año 2000 de Antífona, Inc., una corredora de seguros de vida en Indianapolis.

"Nosotros nos fuimos a un cuarto y hablamos a cerca de todos estos puntos", recuerda. Una vez que las unidades del negocio entienden el escenario real del año de 2000, se podrán hacer responsables de desarrollar sus propios planes, pero siempre bajo la coordinación centralizada de la Oficina del Proyecto del año 2000. Cómo hacer esto?:

Construir sobre lo que está hecho

Si su compañía ya tiene un plan de recuperación del desastre, en lugar de que cada unidad del negocio comienza una planificación nueva, inicie con ese. "No comience con una hoja de papel pálida," dice a Eldridge Blanco, Gerente de Sistemas y Programación de JC Penney Sistemas de la Información en Plano, Texas. "El ejercicio es modificarlo; póngase el sombrero sobre el año 2000."

Pero no sobrestime las diferencias. Por ejemplo, el plan de la recuperación del desastre de una banco presume que los datos serán disponibles de la Reserva Federal y a través del equipo en la red automatizada.

"Qué nos asegura que contaremos con estos servicios?" , pregunta Iacino.

Desarrolle un Súper Analista

Distribuya un Súper Analista común del plan de contingencia para ayudar a las líneas del negocio a enfocarlo. "Hágalo simple," dice Vaccaro. El Súper Analista debe ayudar a las unidades del negocio a identificar los principales procesos del negocio, prioritizar los riesgos y planificar cómo poner en marcha los principales procesos del negocio de manera escalonada en caso de "qué si" sucede lo inesperado.

Por ejemplo Myers empezó ayudando a las unidades del negocio identificando las funciones importantes y sus eventos. Porque Antífona Inc es un proveedor de seguros de vida, el proceso de las demandas es una función del negocio importante y un evento dependiente de este, es el juicio de las mismas, explica. Entonces, los equipos identificaron los sistemas que apoyarían esta función importante, consideraron el impacto de los fracasos potenciales en el sistema y estimaron la probabilidad de estos fracasos.

"Nosotros priorizamos la probabilidad basada en el fracaso e impacto en la compañía," dice Myers.

La priorización mantuvo enfocados a los equipos. "Yo tengo que decidir si cierta contingencia no es importante de ser analizada" dice Iacino. "Por otra parte, podría gastarse unos dólares del presupuesto en planear contratar helicópteros para hacer llegar a la gente a sus lugares de trabajo."

Predecir las fechas del fallo

El mundo no llegará a su fin el 1 de Enero del 2000. Para muchos, los fallos pasarán antes y para otros más tarde. Determine cuando cada fracaso importante podría pasar. Una compañía de seguros que cobra cada seis meses, por ejemplo, se debe preparar para realizar el próximo cobro, el 1 de Junio del 2000, aquí es cuando las fallas pueden comenzar a exhibirse.

Consideración del Tiempo

Si un sistema se cae, tiene que considerarse la longitud de tiempo que el mismo estará fuera de servicio, dice Ed Yourdon, un redactor de la revista Computerworld y Director de un Consorcio de Servicios de Asesoría para el año de 2000 en Arlington, Mass. ¿ "Una hora, y pierde algo de dinero, pero qué, si está fuera por un par de días? ¿Hay un retroceso a lo manual? ¿Deberemos cerrar? ¿Qué pasa si no esta disponible por un mes?", pregunta Yourdon.

Espere problemas de las personas

Dado el ambiente actual en la contratación de personal en la tecnología de la información, no sólo se debe planear la falla de sistemas importantes; también debe de hacerse lo mismo con aquellas personas importantes que podrían dejar la organización, dice Debra Speight, funcionario del centro de información de Harvard Pilgrim Health Care, una organización del mantenimiento de la salud instalado en Brookline, Mass. Asegurese que el plan de contingencia no depende de una persona en particular o igual de su posición. De igual manera que se tiene sistemas de respaldo, se debe tener a personas de respaldo, que conozcan y puedan manejar la situación.

Este listo a ser golpeado con fuerza

Existen tantas posibilidades de que el equipo preparado para el año 2000 sea "IMPACTADO", como existen negocios en el mundo, pero la mayoría de compañías siempre tienen a un pequeño grupo al cuál acudir para tratar de resolver los problemas que se presentan y servir como moderadores para la priorizar las medidas a tomar, ante eminentes amenazas durante la marcha. El IMPACTO podría afectar tanto a personas de la Oficina del Programa para el año de 2000, como al resto del personal del negocio. Algunas compañías están creando determinados equipos de IMPACTO en cada unidad del negocio; buscando a personas de entre los empleados de secciones y unidades del negocio.

Prueba del plan de contingencia

"Si no puede probarlo, no tiene un plan," dice Vaccaro.

Para riegos menores o áreas de bajo impacto, una prueba de escritorio puede ser suficiente. Esta es una manera de asegurar el funcionamiento de la lista de recursos que usted requiere describir en el plan de contingencia, para que esté tenga efecto. Si se tiene los recursos disponibles y las personas capacitadas, el plan pasa.

En áreas de alto impacto y de alto riesgo, probablemente quiera consultar con más personas para realizar una prueba manual.

Documentar los planes

Se debe documentar cada uno de los planes para cada línea del negocio, así como el plan Maestro de la Oficina del Programa del año 2000. En el BankBoston por ejemplo, cada línea de negocio tiene a un funcionario responsable del plan, quién informará en forma oportuna cuando una voz de alertase de.

No se olvide de sus compañeros

"El mundo externo es nuestro mayor riesgo," dice Iacino. ¿Si "Cirrus", una máquina de los cajeros automáticos conectada a una red de computadoras queda fuera de servicio, qué podríamos hacer?

Si se presenta una emergencia en los bancos por dinero efectivo, por ejemplo, se puede planear de forma contingente el funcionamiento con la Reserva Federal acumulando dinero efectivo de antemano. "Es un asunto de suministro en cadena," dice.

Ventajas del Aprendizaje

La comprobación de un plan de contingencia fortalecerá su estado de respuesta para el año de 2000.

"Los costos de implementación de planes de contingencia son altos," dice Jim Jones, Director del Grupo del año 2000 para el Foro del Manejo de la Información en Atlanta. " Pero cuando se reciben solicitudes para la comprobación de planes de contingencia que se elevan a $3 millones, pensaría que la comprobación es cara, implementando esto por una semana podría costarle $10 millones."