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El Expediente Administrativo
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El presente trabajo fue realizado con el propósito de coadyuvar en la correcta formación del expediente administrativo instruido por el órgano de control fiscal respectivo, el cual es el acopio ordenado de todas las actuaciones realizadas en el decurso del procedimiento investigativo y que viene a constituir la materialización formal de la potestad de investigación.
Agregado: 11 de NOVIEMBRE de 2009 (Por Andrés Mill De Pool) | Palabras: 8212 | Votar |
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Autor: Andrés Mill De Pool (aemilldepool@hotmail.com)
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EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
La formación de un expediente, cualquiera que éste sea, es una manifestación del deber de documentación que tiene su origen en la necesidad de acreditar fehacientemente actos, hechos o actuaciones, siguiendo un orden lógico, de acuerdo a cuándo se produjeron los hechos.(...). Tribunal Supremo de Justicia Sentencia N 00220 de la Sala Político Administrativa. Expediente N 0358 de fecha 07/02/2002 |
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Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela, N 37.347 de fecha 17 de
diciembre de 2001.
Artículo 81. "De las actuaciones realizadas de conformidad con el artículo 77 de esta Ley, se formará expediente y se dejará constancia de sus resultados en un informe, con base en el cual el órgano de control fiscal, mediante auto motivado, ordenará el archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del procedimiento previsto en el Capítulo IV de este Título, para la formulación de reparos, determinación de la responsabilidad administrativa o la impsosición de multas, según corresponda."
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, publicado en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela N 39.240 de
fecha 12 de agosto de 2009.
"Artículo 73. Cuando un órgano de control fiscal considere que existen méritos suficientes que permitan presumir la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal; que se ha causado daño al patrimonio público, si fuere el caso, así como la procedencia de acciones fiscales relativas a la declaratoria de responsabilidad administrativa, o a la formulación de reparos, dictará el auto de proceder que encabezará el expediente que formará al efecto y deberá contener, al menos, lo siguiente:
(...)
5. La orden de que se practiquen todas las diligencias necesarias a fin de verificar la ocurrencia de los actos, hechos u omisiones presumiblemente irregulares y se forme el correspondiente expediente, en el cual se insertarán en original o copia debidamente certificada, todos los documentos que se recaben con ocasión de la investigación. (...)
La Contraloría General de la República, la Contraloría de los Estados, de los Distritos, Distritos Metropolitanos y de los Municipios; la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional y las Unidades de Auditoría Interna, son órganos de control fiscal con competencia para realizar investigaciones a objeto de comprobar la trasgresión de una norma legal o reglamentaria, establecer el monto de los daños causados al patrimonio público, si fuere el caso, así como identificar y determinar el ejercicio de acciones fiscales.
El presente trabajo fue realizado con el propósito de coadyuvar en la correcta formación del expediente administrativo instruido por el órgano de control fiscal respectivo, el cual es el acopio ordenado de todas las actuaciones realizadas en el decurso del procedimiento investigativo y que viene a constituir la materialización formal de la potestad de investigación.
Básicamente, se utilizaron disposiciones normativas y de procedimientos relativos a la investigación administrativa, previstos en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, su Reglamento y en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Potestad Investigativa dictado por la Contraloría General de la República.
Se describe de manera detallada y sencilla, cada una de las actividades que deben cumplirse durante la formación del expediente administrativo, para lo cual se tomaron como referencia, formularios, modelos de oficios, informes y autos contenidos en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Potestad Investigativa de la Contraloría General de la República.
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Cuando de la valoración preliminar del informe definitivo de la actuación de control (exámenes, auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, entre otros), surjan elementos de convicción o prueba que permitan presumir la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, daños causados al patrimonio público, así como la procedencia de acciones fiscales, el órgano de control fiscal dictará el Auto de Proceder, el cual debe contener, fundamentalmente, los siguientes aspectos:
Identificación del órgano de control fiscal que realizó o realiza la actividad de control respectiva.
Identificación de la dependencia que efectuó o se encuentra efectuando la actuación de control, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Igualmente se deberá indicar el alcance de la actuación e identificar plenamente el organismo o entidad objeto de la misma.
Señalamiento de los actos, hechos u omisiones presuntamente contrarios a una norma legal o sublegal, con indicación de la fecha en que ocurrieron los mismos; el monto de los daños causados al patrimonio público, si fuere el caso, y la vinculación de tales actos, hechos u omisiones con personas determinadas, quienes en esta etapa y durante el ejercicio de la investigación tendrán el carácter de interesados legítimos.
Señalamiento de todos los elementos probatorios recaudados en el transcurso de la respectiva actuación fiscal.
Indicación de que se practique cualquier diligencia útil, oportuna y
necesaria a los fines de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones presuntamente irregulares.
Mención de que se forme el expediente, con
indicación de que se agregue
en original y copia
debidamente certificada, la documentación pertinente
para la comprobación tanto de la existencia, como de la gravedad de los
actos, hechos u omisiones objeto de la investigación.
. Notificación a los interesados legítimos, señalando los lapsos siguientes: diez (10) días hábiles, más el término de la distancia cuando corresponda, para exponer sus argumentos y promover pruebas, y quince (15) días hábiles para evacuarlas.
. La notificación del Auto de Proceder, debe indicar expresamente que los interesados legítimos quedarán a derecho para todos los efectos de la investigación.
Se deberá identificar plenamente el funcionario que emite y suscribe el Auto de Proceder; igualmente el carácter con que actúa y la norma que le atribuye dicha competencia.
Cuando se dicta el Auto de Proceder y no se señalen actos, hechos u omisiones contrarios a una norma legal o sublegal o que ocasionen daños al patrimonio público que se generen de los autos del expediente, se procederá a dictar un "Auto" con fundamento a lo dispuesto en el artículo 53 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, a través del cual se ordenará la investigación de tales circunstancias.
De acuerdo a lo anterior, se ordenará la investigación de los nuevos actos, hechos u omisiones que no fueron señalados en el Auto de Proceder, en cuyo caso debe practicarse una nueva notificación a los interesados legítimos a fin de ponerlos en conocimiento de los actos, hechos u omisiones, concediéndoles
nuevamente los lapsos correspondientes para la promoción y evacuación de pruebas.
Toda la documentación generada con posterioridad a la notificación del interesado legítimo debe agregarse al expediente, mediante un auto de incorporación de documentos el cual debe contener:
Indicación del documento que se incorpora.
Número de folios de la documentación consignada.
Indicación de si es original o copia certificada.
Identificación de la persona que lo consigna, de ser el caso, o en su defecto procedencia de los mismos.
Orden de incorporar la documentación al expediente.
Fuente:
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Potestad
Investigativa.
Contraloría General de la República.
EJEMPLO DE AUTO DE PROCEDER
República Bolivariana de Venezuela
Contraloría Municipal de El Portal
Municipio El Portal - Estado Central
Dirección de Control de la Administración Central
Departamento de Control del Sector de la Economía
(Ciudad), ____de de
AUTO DE PROCEDER
Visto que de la
actuación fiscal practicada por el Departamento de Control del
Sector de la Economía, de la Dirección de Control de la Administración Central,
según se observa del Oficio Credencial N DC-025-2009 de
fecha ____ de ________ de _______ , suscrito por el ciudadano Contralor
Municipal, abogado Alberto Torres Gutiérrez, dirigido al Alcalde del Municipio El Portal del Estado Central, ciudadano Francisco Díaz Reyes, con el objeto de evaluar el control interno en el área de recursos humanos, así como al examen de los procedimientos administrativos, presupuestarios y financieros, utilizados en la aplicación del régimen de jubilaciones y pensiones por parte de la Dirección de Recursos Humanos de la Alcaldía del citado Municipio, durante la gestión del ciudadano Robert Barreno Diez, titular de la cédula de identidad N 00.000.000, ex alcalde del citado Municipio, correspondiente al ejercicio económico financiero 2008, quien suscribe, Adalberto Gil López, titular de la cédula de identidad N V-000000000, actuando de conformidad con lo dispuesto en los artículos 46 y 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001, Director de Control de la Administración Central, en uso de
las atribuciones conferidas en el artículo ___, numeral de la Resolución
Organizativa N 4, publicada en la Gaceta Municipal de El Portal, N 056, de fecha 16 de agosto de 2007, se observó lo siguiente:
1. Se concedieron un total de 50 jubilaciones a ex-trabajadores administrativos durante el período evaluado, de las cuales 40 de ellas, no cumplían con el requisito de edad y tiempo de servicio. No obstante, el artículo 3 de la Ley del Estatuto sobre el Régimen de Jubilaciones y
Pensiones de los Funcionarios o Empleados de la Administración Pública Nacional, de los Estados y de los Municipios, publicada en la Gaceta Oficial N 3850 Extraordinario de fecha 18 de julio de 1986, (vigente para la fecha en que se otorgaron las jubilaciones), establece lo siguiente: Artículo 3: "El derecho a la jubilación se adquiere mediante el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Cuando el funcionario o empleado haya alcanzado la edad de 60 años, si es hombre, o de 55 años si es mujer, siempre que hubiere cumplido, por lo menos, 25 años de servicio; o, b) Cuando el funcionario o empleado haya cumplido 35 años de servicios independientemente de la edad".
2. La pensión de jubilación fijada, supera al 80 % del último salario que percibían para la fecha en que se les concedió. Al respecto, el artículo 9 de la Ley del Estatuto sobre el Régimen de Jubilaciones y Pensiones de los Funcionarios o Empleados de la Administración Pública Nacional, de los Estados y de los Municipios, antes citada, establece lo siguiente: Artículo 9: "El monto de la jubilación que corresponda al funcionario o empleado será el resultado de aplicar al sueldo base, el porcentaje que resulte de multiplicar los años de servicio por un coeficiente de 2.5.
La jubilación no podrá exceder del 80 % del sueldo base".
Esta situación se originó por la aplicación a estos ex-trabajadores, de la Convención Colectiva de Trabajo período 2005-2008, celebrada entre el Sindicato único Municipal de Empleados Públicos del Municipio El Portal y la Alcaldía de este Municipio, lo que produjo que se hayan concedido estos beneficios al margen de la normativa legal que los regula, afectando al patrimonio público municipal, por cuanto se vienen erogando montos en la nómina del personal jubilado, que en el caso de las 40 personas, representa una cantidad que acumulada desde el momento en que se les empezó a pagar el beneficio, hasta el 31 de diciembre de 2007, alcanzaba la suma total de Bs. 900.000,00.
En consecuencia, se ordena:
1. Fórmese expediente administrativo del caso y asígnesele el número correspondiente.
2. Insértese al expediente, en original o copia debidamente certificada, todos los documentos que se recaben con ocasión de la presente investigación.
3. Cítese e interróguese a cualquier persona cuando en el curso de la investigación sea necesario tomar su declaración.
4. Notifíquese a aquellas personas directamente vinculadas a los actos, hechos u omisiones, de conformidad con lo previsto en el artículo 79 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
5. Practíquense todas las diligencias necesarias
para la total verificación de
los actos, hechos u omisiones que se investigan.
6. Incorpórese al expediente la documentación probatoria promovida por los interesados legítimos.
7. Obténgase cualquier elemento probatorio solicitado por los interesados legítimos, de resultar pertinente a los fines de la investigación.
Cúmplase,
Director (a)
Fuente:
http://www.cgr.gob.ve/pdf/informes/resumen_ejecutivo2008/EdoAnzoG OBERNACION035.pdf
Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Potestad Investigativa.
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
FORMACION DEL EXPEDIENTE |
Una vez que se acuerde el inicio de la investigación, se formará el expediente el cual constituye la garantía respecto a la obligación del órgano de control fiscal respectivo, de insertar la documentación necesaria para acreditar los actos, hechos u omisiones que se investigan, siguiendo un orden lógico y coherente, y sus resultados definitivos, se harán constar en un informe, con base en el cual la autoridad competente del órgano de control fiscal, ordenará su archivo o el inicio del procedimiento para la formulación de reparos, determinación de la responsabilidad administrativa, o la imposición de multas según corresponda.
Los requisitos esenciales que deben observarse en la formación del expediente administrativo son:
1. Identificación. Los expedientes formados con motivo del inicio de una investigación administrativa, deberán contener una cubierta anterior y otra posterior. La cubierta anterior contendrá la siguiente inscripción:
a) República Bolivariana de Venezuela, Estado, Distrito, Municipio, según el caso.
b) órgano de control fiscal que realiza la investigación. Si se tratare de una unidad de auditoría interna, señalar el organismo, entidad o persona del sector público donde se encuentra adscrita la unidad.
c) Número o código del expediente. Puede ser identificado de la siguiente manera:
OCF/DGC/DC/00-0000. (OCF: Se refiere al órgano de Control Fiscal que realiza la investigación); (DGC: Se refiere a la Dirección General de Control a la cual está adscrita la unidad que sustancia el procedimiento); (DC: Se refiere a la Unidad Organizativa que
sustancia el procedimiento); (00-0000: Se refiere al número del expediente).
d) Motivo que origina la investigación.
e) Fecha del Auto de Proceder.
f) Número de pieza.
2. Incorporación de Documentos por Orden Cronológico. En el expediente se reunirá la documentación suficiente a los fines de acreditar de manera cierta los actos, hechos o actuaciones irregulares, observando siempre el criterio de insertar y ordenar según la fecha de la realización de la actuación correspondiente.
El primer documento que debe formar el expediente es el Auto de
Proceder de la investigación.
Informe Definitivo de la actuación de control en la que se
determinaron actos, hechos u omisiones que serán objeto de la investigación.
Credenciales a través de las cuales se ordenó la realización de la
actuación de control.
Documentación que soporta los actos, hechos u omisiones objeto de
la investigación.
Certificación de cargos.
Notificaciones, autos y citaciones.
Demás documentos que se generen en el curso del procedimiento.
Informe de Resultados.
Los documentos que se inserten al expediente en el transcurso del procedimiento, deben ser originales o copias debidamente certificadas.
Toda la documentación generada con posterioridad a la notificación del interesado legítimo debe incorporarse al expediente, a través de un auto de incorporación de documentos que debe contener:
Identificación plena del documento que se incorpora.
Número de folios de la documentación consignada.
Señalamiento de si es original, copia certificada o copia simple.
Identificación plena de la persona que lo consigna, de ser el caso, o en su
defecto procedencia de los mismos. Orden de incorporación de la documentación al expediente.
3. Foliatura. El solo orden cronológico no es suficiente para asegurar que el expediente no sea violentado. La foliatura debe indicarse tanto en números como en letras, preferiblemente con bolígrafo negro sin enmendadura y será colocada en el extremo superior derecho en orden ascendente. Al Auto de Proceder de la investigación le corresponderá el folio número uno (1). Cuando se detecte que se ha incurrido en un error en la foliatura, la misma debe ser corregida mediante un auto firmado por el funcionario competente en el cual se ordenará reorganizar el expediente y realizar las correcciones necesarias para subsanar el error cometido. Por ningún motivo debe tacharse ni borrarse el número del folio incorrectamente signado. Se procederá a marcar el número correcto debajo del número anotado indebidamente. En ningún caso se utilizará corrector líquido. El auto de corrección de foliatura se incorporará al final de la documentación que para el momento conste en el expediente.
4. Formación de Piezas. Un expediente puede estar constituido por varias piezas que se identificarán en orden numérico ascendente a partir de la pieza 1, pero cada una de ellas no debe exceder de 250 folios a los fines de un manejo fácil y adecuado.
Cuando se requiere formar una nueva pieza se procederá a dictar un auto donde se señalará que se abre una nueva pieza y se indicará el número de folios de la pieza que se cierra.
Este auto será el último folio de la pieza que se cierra y una copia del mismo se colocará como primer folio de la nueva pieza del expediente.
5.- Carácter Reservado. Las investigaciones son de naturaleza reservada, pero si en el curso de una investigación el órgano de control fiscal imputare a alguna persona, actos, hechos u omisiones que comprometan su responsabilidad, quedará obligado a informarlo de los hechos que se le imputan.
En estos casos, el interesado legítimo tendrá acceso inmediato al expediente y podrá promover todas las pruebas que considere necesarias para su defensa.
Si uno de estos funcionarios da información sobre las actuaciones, es decir, si viola este secreto, el superior jerárquico del órgano de control fiscal, debe aplicar la sanción disciplinaria a que hubiere lugar. Además, existen sanciones penales quienes sin justo motivo, revelen un secreto cuya divulgación pueda causar algún perjuicio.
Solo los funcionarios que
intervengan en el
procedimiento pueden
acceder al expediente. El
órgano de control fiscal
garantizará que los interesados legítimos que han sido notificados y sus
representantes legales
debidamente acreditados
tengan acceso al
expediente.
El representante legal
deberá presentar poder
debidamente autenticado
o registrado, o en su
defecto, otorgársele poder
apud acta.
El interesado legítimo
podrá hacerse acompañar
de cualquier persona que
pudiera proporcionarle
asesoría para ejercer su
derecho a la defensa,
según el caso; de esta
circunstancia se dejará
constancia escrita en el
expediente, identificando
plenamente a la persona
que asiste al interesado
legítimo, su profesión y
fecha en la que tuvo
acceso al expediente.
APELLIDOS Y NOMBRES
DEPENDENCIA
EJEMPLO DE CARTEL DE NOTIFICACION
